Mobile Kollaboration auf Weltklasse-Niveau? Eindrücke von der WCMC 14

Die zweitägige Konferenz, die sich mit mobiler Kommunikation und Zusammenarbeit von Mitarbeitern beschäftigte, war thematisch weit gespannt. Von Crowdsourcing in der internen Ideation bei Electrolux über Mobile Apps für Mitarbeiter bei Volvo bis hin zu Kommunikationstools bei Sanofi Aventis war alles dabei. Leider auch der eine oder andere offensichtliche Vertriebsvortrag, etwa von Evernote, IBM oder box.

(mehr …)

Lebt Ihr Unternehmen digitale Realitäten: Soziale Realitäten fördern.

„Social“ sind heute viele Arten der digitalen Kommunikation: Für die Teilnahme an Diskussionen im Web ist dabei aber nicht (mehr nur) Hierarchie oder Rolle ausschlaggebend, sondern vielmehr der Anteil an wertvollen Beiträgen. Eine digitale Realität, die im Privaten schon lange zur Normalität geworden ist – wenn es z.B. um Empfehlungen zu Hotels oder Reisen geht.

Generell streben die Teilnehmer in digitalen „Arenen“ wie Wikis, Weblogs und Co. hauptsächlich drei Dinge an: Netzwerken, Kollaborieren und Empfehlen. Beim Netzwerken geht es um die Reichweite des Austausches: Ob enge oder lose Kontakte. Wir wollen heute unkompliziert und direkt mit unseren Kollegen, Kunden oder Anbietern in Kontakt treten und im Gespräch bleiben. Beim Kollaborieren steht der unmittelbare Wissensaustausch und die Wissensorganisation im Zentrum. Auf digitalen Diskussionsplattformen kann implizites Wissen sichtbar gemacht werden. Auf Erfahrungen kann zugegriffen werden.

Digitale Realitäten_Soziale Realitäten_Namics

(mehr …)

Willkommen am Arbeitsplatz der Zukunft

Am 21. Januar 2013 hat Namics zum Event Vernetzt & Mobil ins Microsoft Briefing Center geladen, bei dem die Teilnehmer den Arbeitsplatz der Zukunft live erleben konnten. Im Mittelpunkt des Tages stand der moderne Mitarbeiter. Längst ist es nicht mehr die offizielle Job description, die ihn den Tag über beschäftigt, sondern die Suche nach Informationen, um seine eigentlichen Aufgaben ausführen zu können. Und auch für diese braucht er heute mehr und bessere Tools. Das Fazit des Tages: Die Zukunft verheisst goldene Zeiten – dann sollen die Mitarbeiter die richtigen Informationen schneller finden und ihre Aufgabe effizienter ausführen, egal wo sie gerade sind.

Durch den Tag führten spannende Vorträge und überzeugende Live-Demonstrationen über das informationsorientierte Arbeiten im virtuellen Raum von allen Devices zu jeder Zeit. Die Lösung für Microsoft heisst SharePoint 2013, Office 2013, Yammer und Lync. Warum?

  • Information durch soziale Netzwerke: Kein Frust durch Intranet-, Ablagesysteme- und Papierberge-Durchsuchen, keine Massen-E-Mails an alle Kollegen – Finden statt Suchen funktioniert am besten, wenn man genau denjenigen fragt, der es weiss. Im Intranet, über Hash-Tags und dank intrinsischer Förderung von Experten: soziale Netzwerke sind aufgrund ihres Nutzens bei der Informationssuche in Unternehmen längst erwachsen geworden.
  • Effizienz durch Social Collaboration: Gleiches Tool, zusätzlicher Effekt – nicht nur Informationsaustausch, sondern auch richtige Zusammenarbeit klappt online teilweise besser, als endlose Meetings und Team-Grenzen.
  • Share and Follow: Ob Sites, Personen oder Dokumente – wer möchte, dem entgeht kein Update und keine Aktion, ohne darüber informiert zu werden. Und wer keine Zeit dafür hat, setzt Prioritäten und abonniert nur das für ihn Relevante.
  • Integration über alle Devices: Arbeiten vor und nach der Arbeit? Kein Problem: eine Dokumentenseite, die man auf dem Mobile auf dem Weg zum Kunden bearbeitet, öffnet sich – natürlich synchronisiert – an der gleichen Stelle, sobald man den Laptop im Office hochfährt.

Auch seitens Microsoft gab es Einblicke in die neue Arbeitswelt. Wem die Vorträge und Demos nicht ausreichten, konnte sich live vom Next Generation Office überzeugen. Im Microsoft-Office ist die Vision von der Zukunft längst angekommen. Das Highlight: die Abschaffung der Maus. Das Relikt vergangener Zeiten wird zwar noch von Mitarbeitern genutzt, doch sind Touch-Bildschirme in arbeitsfähiger Qualität längst über das Stadium der Prototypen hinaus. Bildschirme reagieren auf Fingerdruck und lassen sich dank Kinect gar durch Bewegung steuern, ohne auch nur ein Stück Hardware zu berühren. Willkommen in der Zukunft.

Stellt sich zuletzt die Frage, ob das Ziel die vollständige Einbindung des Mitarbeiters ist, damit er nicht nur im eigenen Office, sondern auch in der Badewanne effizient arbeitet. Das gesellige Apéro zum Abschluss des gelungenen Tages zeigt: nicht „ständig“, sondern „flexibel“ ist das Schlagwort. Der Mitarbeiter entscheidet selbst, wann er wie und wo arbeiten möchte. Microsoft und Namics beweisen, dass es möglich ist – und helfen anderen Unternehmen bei ihrer Entwicklung in die Zukunft. Vielen Dank an alle Teilnehmer für diese Einblicke!

UX Adventskalender 2011 | Tag 3: Trello

In der besinnlichen Adventszeit besinnen wir uns auf schöne Ideen, praktische Gadgets, nützliche Software und einfach geniale User Experience.

Heute: Das Collaborationstool Trello, bei welchem uns nebst der äusserst aufgeräumten und schnellen Oberfläche das überaus witzige aber dennoch informative Demovideo ins Auge gestochen ist:

Google+ ab sofort öffentlich – mit gepimpten Hangouts.

Ab sofort ist Google+ öffentlich und ohne Einladung verfügbar. Aber nicht nur das. Google hat in dieser Zeit 91 Verbesserungen vorgenommen. Hier die Highlights:

3956-Screen Shot 2011-09-20 at 6.52.06 PM-thumb-500x266-3955.png

Hangouts für Mobiltelefone
Jetzt kommt Konkurrenz für das proprietäre Facetime von Apple. Google lanciert Hangouts auf Handys. Die neue Google+ App ist bereits im Android Market verfügbar und eine iPhone Version soll in Kürze im Apple Appstore verfügbar sein. In der Zwischenzeit gibt es hier alles zum Thema Google+ und Mobile.

3959-Screen Shot 2011-09-20 at 6.52.31 PM-thumb-500x205-3958.png

Hangouts On Air
Hangouts On Air sind Livestreamings, die nicht mehr nur für Freunde und „Eingkreiste“ sichtbar sind, sondern komplett öffentlich übertragen und aufgezeichnet werden können. Es können bis zu 9 Personen gleichzeitig im Hangout sein, die Session ist öffentlich für eine unlimitierte Anzahl Zuschauer einsehbar. Oder einfacher gesagt: Man kann zuschauen, muss aber nicht am Hangout teilnehmen. Derzeit steht die Funktion steht leider noch nicht allen Benutzern zur Verfügung.

3962-Screen Shot 2011-09-20 at 7.39.34 PM-thumb-500x317-3961.png

Hangout goes Collaboration
Google+ und Google Docs rücken einen Schritt näher zusammen. An Google Docs Dokumenten kann nun gemeinsam in einem Hangout gearbeitet werden, Sketchpaint-Pixelkunst geübt oder der Bildschirm geteilt werden. Das ist richtig praktisch für den Remote-PC-Support bei den Eltern.

Google Hangout mit API
Der Hammer, wenn auch noch nicht publikumswirksam sichtbar. Für Google Hangout gibt es nun ein API. Das schreit förmlich nach einem Namics Hangout-Lab. Sollte dieses Wirklichkeit werden, melde ich mich freiwillig…

Google+ entwickelt sich für mich persönlich langsam aber sicher zum Facebook Killer. Ich bin gespannt, wie sich die neuen Funktionen in den kommenden Wochen bei den Namics Kollegen verbreiten und einnisten. Da hätte ich schon einige Ideen für den Einsatz. Sobald die Hangout on Air Funktion in meinem Profil vorhanden ist, mache ich einen Tag der offenen Tür bei Namics – via Hangout.

Bildquellen: Google

Jive New Way Seminar – Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung von Social Collaboration Lösungen

Heute hatten Stefan Zuelch und ich die Möglichkeit das Jive New Way Seminar zur Jive Social Business Software in Frankfurt zu besuchen. Neben einem generellen und bewusst kurz gehaltenen Überblick über die Funktionalitäten der Software von Patrick Lin (SVP Product Management), wurden drei Use Cases der Jive Software der Swiss Re, SAP und Vodafone präsentiert.

Doch wozu eigentlich eine Social Collaboration Software?
Nachdem die Nutzung von Social Media mittlerweile bei den Konsumenten angekommen ist, sind mehr und mehr Unternehmen interessiert die Kommunikation innerhalb des Unternehmens dialogorientierter zu gestalten. Gerade bei Unternehmen in denen Mitarbeiter über mehrere Kontinente oder verschiedene Funktionsbereiche zusammenarbeiten, können durch eine Social Collaboration Plattform relevante Themen-Experten identifiziert, neue Produktideen generiert, Kosten gesenkt, Best Practices geteilt, und so das vorhandene Wissen der Mitarbeiter effizient über eine Anlaufstelle bereitgestellt werden.

Welche Voraussetzungen muss das Unternehmen mitbringen oder schaffen?
Es war interessant zu sehen, dass obwohl alle drei Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen mit jeweils anderen Anforderungen stammen, sich doch eine Schnittmenge bei den Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung ergibt.

1. Die Unternehmenskultur muss den Dialog fördern oder einen Wandel dorthin vertragen
Die Entscheider müssen sich über die Ziele im Klaren sein. Soll durch Einführung einer Social Collaboration Software der offene, schnelle Austausch unter den Mitarbeitern gefördert werden, muss die Unternehmenskultur dies fördern bzw. einen Wandel in diese Richtung verkraften. Dieser Schritt fällt Unternehmen sehr viel leichter, die bereits eine transparente und offene Kommunikationskultur haben. Bei eher konservativer Kultur muss der Prozess bewusst durch intelligentes Change Management begleitet werden, um Fehlentwicklungen zu vermeiden bzw. diesen gegensteuern zu können. Der Vodafone B2B-Vertrieb identifizierte mögliche Schwierigkeiten bei der Akzeptanz durch die Vertriebsmitarbeiter, da diese eventuell ihre erfolgsrelevanten Tricks nicht weiterreichen wollen würden. Durch die Einbindung des Top-Managements in die Plattform kann der Mitarbeiter sich allerdings auch publikumswirksam darstellen, so dass die Leistungen entsprechend gewürdigt werden. Hieraus ergibt sich eine weitere Voraussetzung.

2. Das Top-Management muss die Einführung nicht nur mittragen sondern auch partizipieren
Eine Einbindung des Top-Managements schafft Verständnis für die Plattform an sich, die Intensität der Nutzung durch verschiedene Mitarbeiter und den Mehrwert für das Unternehmen. Ebenso kann das große Problem der Erfolgsmessung abgefedert werden. Auch da waren sich alle drei Vortragenden verständlicherweise einig, dass die Berechnung eines ROI nur zu sehr hohem Aufwand möglich ist und neben Metriken eher qualitative Faktoren zu evaluieren sind. Zudem kann die durch die Partizipation das Engagement der Mitarbeiter gefördert werden und somit die Adoptionswahrscheinlichkeit erhöht werden.

3. Den Betriebsrat von Anfang an einbinden
Aufgrund der Einsehbarkeit der Aktivitäten der Mitarbeiter auf der Plattform muss der Betriebsrat frühzeitig eingebunden werden, um rechtliche Fallstricke pro aktiv zu vermeiden. Es muss Verständnis dafür geschaffen werden, dass zwar ein Tracking der allgemeinen Nutzung stattfindet, allerdings die Nutzung der Plattform nicht pro Mitarbeiter heruntergebrochen wird und nicht Bestandteil der Mitarbeiterbewertung ist.

4. Die Adoption sollte durch interessanten Content in der Startphase gefördert werden
Eine dauerhafte Lösung über Incentives ist nicht anzuraten, da dadurch eine Optimierung der Nutzung zum Gewinn der Incentives stattfinden kann. Allerdings können durch Gamification-Elemente (vertiefend zu Gamification empfehle ich den Blog-Post von Jürg: Gamification – einer der Top-Trends 2011) in Form von Badges oder Titeln die Mitarbeiter zusätzlich motiviert werden. Ein guter Ausgangspunkt zum Start sind Use Cases in denen der Mehrwert der Plattformnutzung dargestellt wird.

5. Key-User Schulungen reichen meist aus, die Community hilft sich selbst weiter
Alle drei Unternehmen haben auf intensive Schulungen der Belegschaft verzichtet. Vielmehr wurden einzelne Mitarbeiter verschiedener Standorte oder auch Funktionsbereiche intensiv für die Plattform geschult und über das Nutzerprofil z.B. als Ansprechpartner oder Pate gekennzeichnet. Dadurch kann die Plattform ihrem originären Zweck von Beginn an nachkommen.

6. Die Nutzung sollte offen gestaltet sein und auch off-topic Themen zulassen
Alle drei Unternehmen haben bewusst keine Grenzen gezogen, was Themen zur Gründung von Gruppen oder eigenen Themen-Communities angeht. Dies stärkt die Transparenz der Plattform und ermöglicht auch mal über den Tellerrand hinaus zu schauen und dadurch auf neue interessante Themen zu stoßen. Eine Untersuchung der Swiss Re hat ergeben, dass trotzdem nahezu alle gegründeten Gruppen geschäftsrelevant sind und off-topic Gruppen nur gelegentlich frequentiert werden.

Macht eine Social Collaboration Software messbar erfolgreicher?
Hier gibt es, wie bereits erwähnt, keine klare Antwort in Form einer monetären Größe. Jedes der drei Unternehmen konnte keinen ROI für die Nutzung der Plattform angeben. Vielmehr kann anhand quantitativer Metriken ein Überblick über die Nutzung bzw. Akzeptanz der Plattform gegeben werden. Diese Ergebnisse können in Verbindung mit qualitativen Größen die Vorteile einer Social Collaboration Software abbilden. Zur Verdeutlichung werden im Folgenden die eingesetzten Lösungen der drei Unternehmen kurz skizziert.

Swiss Re
Für die Swiss Re hat sich die Anzahl der Softwarelösungen von drei spezifischen auf eine Gesamtlösung verringert. Die Einführung der Plattform hat sich somit allein durch die Einsparung an Lizenz- und Betriebskosten finanziell gerechnet. Sämtliche Verbesserungen wie z.B. die schnellere Beantwortung von Anfragen und die Vermeidung doppelter Arbeit durch aufmerksame Mitarbeiter bei neuen Themen-Anfragen sind ein wertvoller Bonus für das Unternehmen. Die Plattform ist nach 18 Monaten für über 10.000 Nutzer freigeschaltet, von denen 85% mindestens einmal pro Monat mit der Plattform interagieren (z.B. Content aufrufen), 50% sind in Gruppen organisiert, 33% beantworten und kommentieren und ganze 20% erstellen aktiv Content.

SAP
Bei SAP wurde durch die Einführung der Community-Plattform, die nur einen kleinen Teil der Social Media Lösungen im SAP Employer Network ausmacht, ein neues Produkt für das Reporting entwickelt, dessen Roll-Out noch in diesem Jahr bevorsteht. Insgesamt nutzen über 40.000 Mitarbeiter die Plattform mindestens einmal pro Monat in dem sie Content anschauen oder kommentieren. 20.000 Mitarbeiter erstellen pro Monat neuen Content. Die Mitarbeiter sind in über 1.500 Themen-Communities (Voraussetzung für eine Community sind mindestens 500 Nutzer) und 4.000 Gruppen organisiert.

Vodafone
Bei Vodafone wurde die Plattform für knapp 1.000 Mitarbeiter im Vertrieb von B2B-Lösungen gestartet. Mittlerweile sind über 2.500 Mitarbeiter auf der Plattform unterwegs, diese zusätzlichen Nutzer kommen aus den Bereichen Technik, Customer Service und sogar Legal Affairs. Durch die Plattform konnten die Emailanfragen an das Produktmanagement um 40% gesenkt werden. Weitere Vorteile durch die Plattform sind der beschleunigte Informationsfluss, die bundesweite Vernetzung der Profit-Center sowie das aus den Regionen ankommende Feedback in der Zentrale. Aufgrund des großen Erfolgs wird das bisher nur offline existierende Customer Plenum demnächst ebenfalls in eine Plattform überführt.

Auffällig war, dass bisher die Jive-Plattform bei den drei Unternehmen zusätzlich zu bestehenden Intranet-Lösungen aufgesetzt wurde. Den kompletten Verzicht auf das Intranet streben sowohl die Swiss Re als auch Vodafone auf lange Sicht hin an, allerdings wurde der Weg dorthin als steinig angesehen.

Abschließende Betrachtung
Auffällig ist, dass bei der unternehmensinternen Nutzung von Social Media bzw. Collaboration Software die weitläufig akzeptierte 90-9-1 Regel nicht gilt. Die Mitarbeiter sind sehr viel aktiver bei der Erstellung von Content sowie der Beantwortung und Kommentierung von Anfragen und Ideen.

Es bleibt festzuhalten, dass für die Einführung einer Social Collaboration Software zuerst ein umfassendes Gesamtkonzept erstellt werden sollte, in dem die Unternehmensstruktur berücksichtigt, die Ziele der Einführung sowie die Zielgruppen der Plattform genau definiert werden. Erst danach sollte ein Tool ausgewählt werden, sei es Sharepoint, Wiki oder eben Social Collaboration Software wie z.B Jive. Einen schönen Vergleich von Sharepoint vs. Wiki bietet der Beitrag von Benjamin Hoerner Collaboration: Wiki vs. Sharepoint – wir machen den Vergleich.