Knowledgemanagement durch Wikis & Blogs [Vortrag]

An der Tagung „Interne Kommunikation“ der Deutschen Presseakademie darf ich heute einen Beitrag zu „Knowledgemanagement durch Wikis & Blogs“ leisten.

Die Präsentation dreht sich um das Wissensmanagement bei Namics mit einem Fokus auf das Intranet und die dazu benötigte Kultur (die wichtiger ist als die Prozesse und noch viel wichtiger als das Werkzeug). Das Handout spricht einigermassen für sich, wichtig sind aber die von mir zur Diskussion gestellten „Erfolgsfaktoren für Wissensmanagement 2.0″:

1) Dialog wollen
2) Alle User sind Autoren (keine Beschränkungen über Berechtigungen
3) Kein Mikro-Management (aber Spielregeln)
4) Transparenz aktiv fördern
5) Konfliktlösung nicht im selben Medium
6) Ergebnis immer über Hierarchie stellen
7) Kulturwandel vorleben
8) Verschiedene Rollen, gleich wertgeschätzt
9) Die Wichtigkeit davon, Nutzer zu haben

Download: Knowledgemanagement durch Wikis & Blogs [pdf, 5.3MB]


Agile Migration

Vom Plan zum Projektbetrieb

Auch für Migrationsprojekte ist klassische Projektplanung mit Meilensteinen, Aktivitäten und deren Abhängigkeiten unerlässlich. Man sollte sich jedoch bewusst machen, dass hier ein neues System entwickelt wird, während das Alte noch läuft und Veränderungen unterworfen ist. Da i.d.R. das neue System … Weiterlesen

Der Organisationstyp prägt das Intranet

Als Ergänzung zum nutzerorientierten Ansatz, bei dem durch Mitarbeiterinterviews und Workshops die Anforderungen an das Intranet im Unternehmen evaluiert wird, hat Namics einen organisationsorientierten Analyseansatz entwickelt. Ziel dabei ist es, mithilfe eines Instrumentes schnell und einfach eine erste Einschätzung zum Organisationstyp und zur Unternehmenskultur des Unternehmens zu erhalten. Die Einordnung nach drei schematischen Organisationstypen kann helfen, die passenden Funktionen auszuwählen, die das Intranet und damit das Unternehmen erfolgreich machen. Dieses Instrument wird kurz vorgestellt.

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Das Modell zeigt drei Organisationstypen, die hier schematisch skizziert werden um bewusst einfach Schwerpunkte herausarbeiten zu können.
Typ 1 ist ein prozessorientiertes Unternehmen, Abläufe sind klar definiert, Hierarchien und Zuständigkeiten sind eindeutig . In solchen Unternehmen herrscht oft das Verständnis „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“. Unternehmen dieses Typs sind meist bürokratische Unternehmen, oft Staatsnah, bspw. ein Patentamt. Das Ziel ist hier die operativen Abläufe zu optimieren, effizienter zu werden. Hier arbeiten regeltreue, loyale Mitarbeiter, die im Intranet eindeutige Vorgaben und Vorlagen suchen.
Beim zweiten Typ von Unternehmen hat die Sachkompetenz einen höheren Stellenwert als die Hierarchieordnung. Es geht um das Streben nach Erfolg, um Leistungsorientierung. Die Motivation ist, dass der beste im Wettbewerb gewinnt. Unternehmen diesen Typs sind vertriebsorientierte Unternehmen, z.B. Versicherungen, die aber oft auch sehr dezentral aufgestellt sind und in einer Matrixorganisation strukturiert sind. Als Beispiel kann hier sicherlich Credit Suisse oder Siemens genannt werden. Hier arbeiten Menschen, die individuellen Erfolg suchen, aber auch Teamplayer, die auf soziale Anerkennung wertlegen. Wichtig ist für diese Mitarbeiter also Belohnung aber auch Austausch mit anderen Mitarbeitern.
Der Typ 3 der Organisationen beschäftigt sich mit komplexen Problemen, und versucht durch systemisches Denken und Handeln neue Lösungsansätze zu entwickeln. Hier geht es also um Innovation, Neues, Kreativität. Hier arbeiten Experten mit sehr tiefem Know-How. Abläufe sind immer neu und deshalb nicht definiert. Daher sind diese Netzwerkorganisationen meist in Projekten strukturiert. Wichtig für Mitarbeiter ist Kreativität und Flexibilität, die Möglichkeit, sich selbst zu verwirklichen. Im Intranet ist hier z.B. wichtig individuellen Bedürfnissen nach z.B. Informationen Rechnung zu tragen und einen hohen Grad an Individualisierung zuzulassen.

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Ein Intranet soll dazu dienen, Organisationen in Ihren Zielen sowie die Mitarbeiter zu unterstützen, das was sie ohnehin schon tun noch besser machen zu können. Die unterschiedlichen Anforderungen der Organisationstypen an ein Intranet werden in den aufgeführten Anforderungsbereichen aufgezeigt. So beschreibt beispielsweise der Bereich Inhaltstyp die Form, in welcher Wissen in einem Intranet dokumentiert ist. Bei prozessorientierten Organisationen sind dies aufgrund der Entstehungsprozesse hauptsächlich Dokumente. Im Gegensatz dazu stehen die innovationsorientierten Organisationen, bei welchen Wissen in der Zusammenarbeit generiert wird und dementsprechend eher in Wikis und Blogs erfasst wird – dies um ein Beispiel herauszugreifen.
Die Intranets für den jeweiligen Organisationstypen zeigen Stereotypen, wie sie in der Realität selten vorkommen. Das Modell soll helfen, Funktionen anhand des Organisationstyps auszuwählen und kritisch zu hinterfragen.

Was kann ein modernes Intranet heute?

In unserem Vortrag beim diesjährigen Business Kongress vom 10. bis 12. Mai 2011, Messe Zürich haben Michael Pertek und ich Best-Practice-Konzepte von State-of-the-Art Intranets gezeigt.

Dabei wurden folgende Themen vertieft:

– Mit 0-1 Klicks zu den wichtigsten Inhalten
– Intuitive Navigation gepaart mit effizienter Suchfunktion
– Integration der wichtigsten Applikationen
– Information, Interaktion und Zusammenarbeit
– Social Intranet
– Nutzung des impliziten Mitarbeiterwissens
– Förderung der Unternehmenskultur

Mehr Präsentationen von Namics AG

Hier die Präsentation zum Download:

Was kann ein modernes Intranet heute? [pdf, 4.3 MB]

Die Konzepte wurden zudem in Form eines klickbaren HTML-Prototyps visualisiert. Dieser kann gern bei mir (bernd.langkau@namics.com) bestellt werden.

Wima-Tage Vortrag: Organisationstypen und Intranet

Wissensmanagement ist ein Thema voll dialektischer Erkenntnisse. Peter Drucker brachte das schon vor knapp 20 Jahren auf den Punkt: Man kann Wissen nicht managen, sondern nur das Umfeld in dem Wissen gedeiht.
Das Umfeld hat gestimmt auf den Stuttgarter Wissensmanagement-Tagen 2011. Dazu beigetragen haben freundliche, kluge Menschen, anregende Gespräche, leckeres Essen und ein gutes Angebot an Vorträgen. Die anwesenden Experten präsentierten die Welt der Wissensorganisation von technischen Trends wie Enterprise Search über Collaboration mit Enterprise Wikis bis zu Fragen von Motivation, Nachhaltigkeit und Globalisierung. Dabei kamen auch faszinierende Detailthemen wie das Erstellen einer Zukunftslandkarte oder das unterhaltsame Stimmtraining mit Birgit Weske zur Geltung.
Stimmlich auf der Höhe und inhaltlich am Puls der Unternehmen waren auch Evelyne und ich mit unserem Vortrag über Organisationstypen und Intranets. Gerade in Zusammenhang mit anderen Vorträgen auf den Wima-Tagen erscheint mir der Ansatz, der „Innensicht“ von Unternehmen, der wir durch die Arbeit mit Personas gerecht werden, eine reflektierende Außensicht entgegenzusetzen, ausgesprochen hilfreich. Wir haben in unserem Vortrag einen Ansatz präsentiert, wie eine Einordnung des Unternehmens nach seinem Organisationstyp, die Angemessenheit und Akzeptanz von technischen Maßnahmen in Intranets deutlich verbessern kann.
Besonders bemerkenswert finde ich, wie sehr Organisationsmythen („Wir ziehen alle an einem Strang“ in einer vertriebsorientierten Organisation) oder Marketingkommunikation zu den Themen Innovation und Nachhaltigkeit die interne Wahrnehmung von Unternehmen beeinflusst. Eine kritische, organisationsorientierte Perspektive ergänzt diese Sicht und erweitert die Kriterien, die als Grundlage für eine excellente Lösung für das Unternehmen notwendig sind.

Download der Präsentation: Organisationstypen im Intranet [pdf, 6MB]

Intranet Summit 2010 – Change Management und Social Media

Vom 05. bis 07. Oktober fand in Zürich das Swiss Intranet Summit statt. Michael Pertek und ich durften in diesem Rahmen eine Workshop Moderation zum Thema Change Management und Social Media übernehmen.
In den einzelnen Workshops haben zwischen 10 bis 15 Personen teilgenommen – die Zeit von 30 bis 45 Minuten wurde deshalb gut gebraucht. Die Diskussionen zum Soll-Zustand einer funktionierenden und Social Media integrierenden Organisation und den notwendigen Massnahmen waren sehr spannend und ergiebig, da viele Teilnehmer bereits eigene Erfahrungen mit Social Media im Unternehmen gemacht haben. Die folgenden vier Punkte nehme ich mit:

  1. Strategie: Die Einführung von Social Media muss im Unternehmen die Strategie unterstützen, definiert diese aber nicht. Der Nutzen aus der Einführung muss für die Organisation durch Zielvorgaben definiert sein.
  2. Struktur: Der Einfluss von Social Media auf die bestehende Strukturen wurde divers diskutiert. Social Media wird im Allgemeinen als Instrument gesehen, die Strukturübergreifende Zusammenarbeit durch eine Kompetenzzentrierung zu stärken.
  3. Kultur: Das erfolgreiche Nutzen von Social Media erfordert eine passende Kultur. Als eine Massnahme wurde beispielsweise ein Bonussystem für die Teilnahme der Mitarbeiter besprochen. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass eine Nicht-Teilnahme nicht zu einer direkten Benachteiligung / zu einem Ausschluss führt.
  4. Mitarbeiter: Die Anwendung und Verwendung von Social Media will gelernt sein. Durch Schulungen und den gezielten Einsatz von Promotoren kann die Qualität und der Nutzenbezug verbessert werden.

Die obenstehenden Punkte sind nur ein kleiner Auszug aus den spannenden Diskussionen. Ich möchte mich bei allen Beteiligten sowie beim Veranstalter nochmals herzlich bedanken.

Nationale Suisse schafft mit SharePoint soziale und Mehr-Werte [Vortrag]

Ich bin Gast am „Swiss Intranet SUMMIT“ und verfloge einen Vortrag von Jürgen Kübler von National Suisse zu deren neuem Intranet. Disclaimer: Namics war der Dienstleister für Konzeption, Erstellung und Einführung. Und hier meine Mitschrift:

Das alte Intranet von National Suisse war auf Basis von Microsoft FrontPage gepflegt. Ein Zehntel der Firma waren n dem Modell (ausgebildete) Content-Master, die in der Summe über 12’000 Seiten erstellt und noch mehr PDF-Dokumente hochgeladen hatten. Einer der Kritikpunkte der alten Lösung war beispielsweise die Suche, worauf die Analyse ergab, dass die Schwäche auf veralteten Inhalten fusste. Alte Seiten und Dateien wurden in diesem Prozess kaum je gelöscht.

Das alte Intranet besass keine Zusammenarbeitsfunktionen ausser einem Flohmarkt und widerspiegelte im Kern die veraltete Organisation von 1999. Der Intranet-Frust war so ausgeprägt, dass es anstelle eines sozialen Werkzeuges eher ein asoziales Werkzeug war, dem gezielt mit E-Mail ausgewichen wurde.

Mit Blick auf die letzte Versionsnummer von FrontPage und der ersten Versionsnummer von SharePoint ist die neue, auf SharePoint basierte Intranet-Lösung sozusagen eine nahtlose Produktnachfolge ;-)

Ausschlaggebender Punkt für den Entscheid zu Gunsten von SharePoint war die gute Zusammenarbeit mit den Microsoft Office Produkten verbunden mit einer starken Ausrichtung an Microsoft-Produkten bei National Suisse.

In jedem Schritt im Projekt wurden Mitarbeiter einbezogen und damit auch schrittweise Akzeptanz geschaffen. So gab es rund 40 Einzelinterviews, Card Sorting mit 60 Leuten, eine öffentliche Abstimmung über den präferierten Design-Vorschlag, eine firmenweite Umfrage u.s.w.

Sehr viel Zeit wurde in die Erstellung der Informationsarchitektur investiert, wobei zusätzlich zu Personen mit Domänenwissen auch ein Psychologe beteiligt war, was sich als sehr wertvoll erwiesen hat.

Zudem stand beim neuen Intranet eine Enterprise Suche im Zentrum, die zahlreiche Quellen inklusive einem Personalverzeichnis, externer Quellen, Dateiserver etc. durchsucht. Zusätzlich prozessunterstützende Anwendungen wie beispielsweise der primäre Kommunikationskanal des zentralen Helpdesks.

Neu sind zahlreiche soziale Funktionen, wobei die Funktionen um das Mitarbeiterprofil von der Geschäftsleitung sehr aufmerksam („kritisch“) verfolgt wird, da im Rahmen der Einführung der Vergleich zu Facebook aufgetreten ist. Einige Funktionen des persönlichen Mitarbeiter-Bereichs (MySite) wurden für die erste Version daher zurückgestellt. Aus Gründen der Komplexität aus Sicht der User werden Wiki- und Blog-Funtktionalitäten nur sehr sparsam eingesetzt. Dies, da es nicht verständlich war, für Inhalte welches Gefäss genutzt werden sollte.

Ein gewichtiges Thema war die Migration bestehender Inhalte. Ziel war es die bestehenden 12’000 Seiten mitzunehmen. Nach einer Prüfung aller Seiten durch Mitarbeiter umfasste die Liste noch 6’000 Seiten und die Kritik an der bestehenden Suchfunktion verstummten plötzlich. Beim Start der Migration umfasste die manuelle Migration von 4’000 Seiten in zwei Sprachen durch 8 Personen während 7 Wochen. Wichtig war die dauernde Motivation der und das dauernde Feedback an diese Leute. Ein schwieriger Job!

Sehr wichtig war es möglichst viele und unterschiedliche Mitarbeiter zu einzubeziehen. Noch wichtiger als die Unterstützung der Geschäftsleitung im Boot zu haben, war das mittlere Management. Dies, damit die direkten Vorgesetzten der Content-Master Unterstützung boten.

Kommunikation inkl. Projektmarketing war sehr wichtig und wurde sehr aktiv betrieben, beispielsweise mit bis zu sechs Posts pro Monat auf einem Projekt-Blog. Dabei wurden die Meinungsmacher bewusst identifiziert und einbezogen. Im Extremfall galt es auch Personen, die gegen das Projekt schossen zu „behandeln“. Diese aktive Unterstützung erweiterte sich insb. auch auf die sorgfältige Schulung und Unterstützung von Schlüsselnutzer.

Danke Herr Kübler für die spannenden Einsichten und hier der Download: Nationale Suisse schafft mit SharePoint soziale und Mehr-Werte [pdf, 2,6MB]