News in Intranets – Spiel, Spannung und Schokolade

Kinder Überraschungsei

Die interne Kommunikation und deren Steuerung ist eine der Kernideen von Intranets – doch in vielen Unternehmen erreicht das Intranet nur bedingt die erhoffte Wirkung. Im Folgenden ein Versuch, das Kinderüberraschungsei und seine drei Produktversprechen als ein bewährtes Prinzip auf die interne Kommunikation mittels Intranet anzuwenden. Weiterlesen

Intranet – Content im Griff?

Die Verantwortlichkeit über Intranets unterliegt in vielen Organisationen Webverantwortlichen der Kommunikationsabteilung. Oftmals werden diese jedoch mit Arbeiten überhäuft. Zahlreiche parallele Projekte, Supportanfragen und Erweiterungswünsche für unterschiedlichste Internetapplikationen  aus unterschiedlichen Abteilungen, Koordination zwischen der externen IT – und zu guter Letzt soll das Intranet inhaltlich aktuell gehalten werden.

Nutzungszahlen und die Statistiken der Suche auswerten, Inhaltsverantwortliche für die Aktualität der Inhalte definieren, Inhalte hinsichtlich Qualität überprüfen,… wie kann da die Qualität im Intranet gewährleistet werden?

  • Ansatz 1: Markierung von veralteten Inhalten
  • Ansatz 2: Wiki – Verantwortung für alle
  • Ansatz 3: Kontrolle durch das System
  • Ansatz 4: Nichts tun

 


Der Organisationstyp prägt das Intranet

Als Ergänzung zum nutzerorientierten Ansatz, bei dem durch Mitarbeiterinterviews und Workshops die Anforderungen an das Intranet im Unternehmen evaluiert wird, hat Namics einen organisationsorientierten Analyseansatz entwickelt. Ziel dabei ist es, mithilfe eines Instrumentes schnell und einfach eine erste Einschätzung zum Organisationstyp und zur Unternehmenskultur des Unternehmens zu erhalten. Die Einordnung nach drei schematischen Organisationstypen kann helfen, die passenden Funktionen auszuwählen, die das Intranet und damit das Unternehmen erfolgreich machen. Dieses Instrument wird kurz vorgestellt.

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Das Modell zeigt drei Organisationstypen, die hier schematisch skizziert werden um bewusst einfach Schwerpunkte herausarbeiten zu können.
Typ 1 ist ein prozessorientiertes Unternehmen, Abläufe sind klar definiert, Hierarchien und Zuständigkeiten sind eindeutig . In solchen Unternehmen herrscht oft das Verständnis „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“. Unternehmen dieses Typs sind meist bürokratische Unternehmen, oft Staatsnah, bspw. ein Patentamt. Das Ziel ist hier die operativen Abläufe zu optimieren, effizienter zu werden. Hier arbeiten regeltreue, loyale Mitarbeiter, die im Intranet eindeutige Vorgaben und Vorlagen suchen.
Beim zweiten Typ von Unternehmen hat die Sachkompetenz einen höheren Stellenwert als die Hierarchieordnung. Es geht um das Streben nach Erfolg, um Leistungsorientierung. Die Motivation ist, dass der beste im Wettbewerb gewinnt. Unternehmen diesen Typs sind vertriebsorientierte Unternehmen, z.B. Versicherungen, die aber oft auch sehr dezentral aufgestellt sind und in einer Matrixorganisation strukturiert sind. Als Beispiel kann hier sicherlich Credit Suisse oder Siemens genannt werden. Hier arbeiten Menschen, die individuellen Erfolg suchen, aber auch Teamplayer, die auf soziale Anerkennung wertlegen. Wichtig ist für diese Mitarbeiter also Belohnung aber auch Austausch mit anderen Mitarbeitern.
Der Typ 3 der Organisationen beschäftigt sich mit komplexen Problemen, und versucht durch systemisches Denken und Handeln neue Lösungsansätze zu entwickeln. Hier geht es also um Innovation, Neues, Kreativität. Hier arbeiten Experten mit sehr tiefem Know-How. Abläufe sind immer neu und deshalb nicht definiert. Daher sind diese Netzwerkorganisationen meist in Projekten strukturiert. Wichtig für Mitarbeiter ist Kreativität und Flexibilität, die Möglichkeit, sich selbst zu verwirklichen. Im Intranet ist hier z.B. wichtig individuellen Bedürfnissen nach z.B. Informationen Rechnung zu tragen und einen hohen Grad an Individualisierung zuzulassen.

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Ein Intranet soll dazu dienen, Organisationen in Ihren Zielen sowie die Mitarbeiter zu unterstützen, das was sie ohnehin schon tun noch besser machen zu können. Die unterschiedlichen Anforderungen der Organisationstypen an ein Intranet werden in den aufgeführten Anforderungsbereichen aufgezeigt. So beschreibt beispielsweise der Bereich Inhaltstyp die Form, in welcher Wissen in einem Intranet dokumentiert ist. Bei prozessorientierten Organisationen sind dies aufgrund der Entstehungsprozesse hauptsächlich Dokumente. Im Gegensatz dazu stehen die innovationsorientierten Organisationen, bei welchen Wissen in der Zusammenarbeit generiert wird und dementsprechend eher in Wikis und Blogs erfasst wird – dies um ein Beispiel herauszugreifen.
Die Intranets für den jeweiligen Organisationstypen zeigen Stereotypen, wie sie in der Realität selten vorkommen. Das Modell soll helfen, Funktionen anhand des Organisationstyps auszuwählen und kritisch zu hinterfragen.

Intranet Summit 2010 – Change Management und Social Media

Vom 05. bis 07. Oktober fand in Zürich das Swiss Intranet Summit statt. Michael Pertek und ich durften in diesem Rahmen eine Workshop Moderation zum Thema Change Management und Social Media übernehmen.
In den einzelnen Workshops haben zwischen 10 bis 15 Personen teilgenommen – die Zeit von 30 bis 45 Minuten wurde deshalb gut gebraucht. Die Diskussionen zum Soll-Zustand einer funktionierenden und Social Media integrierenden Organisation und den notwendigen Massnahmen waren sehr spannend und ergiebig, da viele Teilnehmer bereits eigene Erfahrungen mit Social Media im Unternehmen gemacht haben. Die folgenden vier Punkte nehme ich mit:

  1. Strategie: Die Einführung von Social Media muss im Unternehmen die Strategie unterstützen, definiert diese aber nicht. Der Nutzen aus der Einführung muss für die Organisation durch Zielvorgaben definiert sein.
  2. Struktur: Der Einfluss von Social Media auf die bestehende Strukturen wurde divers diskutiert. Social Media wird im Allgemeinen als Instrument gesehen, die Strukturübergreifende Zusammenarbeit durch eine Kompetenzzentrierung zu stärken.
  3. Kultur: Das erfolgreiche Nutzen von Social Media erfordert eine passende Kultur. Als eine Massnahme wurde beispielsweise ein Bonussystem für die Teilnahme der Mitarbeiter besprochen. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass eine Nicht-Teilnahme nicht zu einer direkten Benachteiligung / zu einem Ausschluss führt.
  4. Mitarbeiter: Die Anwendung und Verwendung von Social Media will gelernt sein. Durch Schulungen und den gezielten Einsatz von Promotoren kann die Qualität und der Nutzenbezug verbessert werden.

Die obenstehenden Punkte sind nur ein kleiner Auszug aus den spannenden Diskussionen. Ich möchte mich bei allen Beteiligten sowie beim Veranstalter nochmals herzlich bedanken.