Standardisierte Rollout-Prozesse: Websites schneller und besser ausrollen

Als Full Service Digitalagentur ist Namics dafür bekannt, ausgezeichnet in der Planung, Umsetzung und Einführung von komplexen Web-Projekten zu sein.
Zur Einführung einer Website zählen neben der Inhaltserstellung und dem Betrieb ebenso der Rollout einer Website. In den letzten Jahren wurden wir vermehrt von Kunden zu Rollouts von Websites angefragt, um diese insbesondere bei der Organisation ihrer Rollouts zu unterstützen.

Was genau ist eigentlich ein Website-Rollout?

Wie der Begriff schon erahnen lässt, geht es bei einem Rollout darum, etwas „auszurollen“. Im diesem Kontext geht es also konkret darum, eine oder mehrere Webseiten auszurollen, mit dem Ziel, diese live zu schalten. Um eine Webseite ausrollen zu können gehen typischerweise die beiden zuvor erwähnten Phasen voraus, also die Planung und Umsetzung einer Seite. Nachdem die Umsetzung der wichtigsten Funktionen abgeschlossen ist, kann mit dem Rollout begonnen werden.

Erfahrung mit Rollout-Projekten

Über die letzten Jahre hat Namics eine Vielzahl an Rollout-Projekt-Referenzen sammeln können. Angefangen bei dem Rollout einer einzigen Website, bis hin zu komplexen internationalen Webshop-Rollouts mit einer Vielzahl an Sprachen, Ländereigenheiten und der Einbindung von unterschiedlichsten Drittsystemen. Referenz-Projekte ziehen sich durch alle Grössen und unterschiedlichste Branchen hindurch. So war Namics zum Beispiel bei den Rollouts von CremessoMedela, Phonak, AMAG, Victorinox, Sika und Distrelec beteiligt.

Potenzial eines standardisierten Rollout-Prozess’

Sicher ist, dass eine strukturierte Herangehensweise an einen Rollout immer förderlich ist, um ein effektives Projektmanagement sicherzustellen (und Qualität, Kosten und Zeit im Blick zu behalten). Nichts desto trotz bietet jeder Rollout, abhängig von seinen Charakteristika, mehr oder weniger Potenzial, mit einen standardisierten Rollout-Prozess den Aufwand zu reduzieren und die Qualität zu erhöhen.

Zwei Faktoren sind insbesondere wichtig, wenn man sich überlegt, ob ein standardisierter Prozess für Rollouts sinnvoll ist.

  1. Die Standardisierbarkeit der Aufgaben innerhalb eines Rollouts
  2. Die Anzahl an Rollout-Projekten (oftmals gleichzusetzen mit Mandanten), welche innerhalb eines Rollouts ausgerollt werden sollen.

Abbildung 1: Potenzial eines standardisierten Rollout-Prozess’-Matrix

Standardisierbarkeit der Aufgaben innerhalb eines Rollouts
Ein Prozess ist insbesondere dann in hohem Masse standardisierbar, wenn Aufgaben in einem Rollout immer wiederkehrend sind. Wenn die Arbeitsschritte pro Rollout-Projekt sehr unterschiedlich sind, ist ein standardisierter Prozess eventuell nur wenig sinnvoll und resultiert nicht in einer beabsichtigten Zeiteinsparung und/oder Qualitätssteigerung. Eventuell ist es sinnvoll, gewisse Prozessteile zu standardisieren und andere Teile bewusst nicht standardisiert zu halten, um genau dort ein höheres Mass an Flexibilität zu gewährleisten, wo es benötigt wird.

Anzahl auszurollender Rollout-Projekte
Rollt man eine, fünf oder einhundert Webseiten aus? Die Anzahl der auszurollenden Entitäten (also abgrenzbaren Rollout-Projekten) geht Hand in Hand damit, ob es sich lohnt, einen standardisierten Prozess für Rollout-Projekte aufzusetzen oder nicht. Selbst wenn die Aufgaben in hohem Masse standardisierbar wären, gilt es abzuwägen, ob Aufwand und Ertrag im Verhältnis stehen. Wenn man z.B. nur eine wenig komplexe Website ausrollen möchte und der Koordinationsaufwand selbst dafür sehr gering ist, macht es eventuell weniger Sinn, als wenn man beabsichtigt, eine grosse Anzahl komplexe Shopseiten auszurollen mit hunderten immer wiederkehrenden Aufgaben, bei welchen diverse Anspruchsgruppen einbezogen werden müssen. Ein grosser Vorteil, welchen man bei Rollouts mit vielen Webseiten hat, ist ausserdem: Man lernt mit jedem einzelnen Rollout dazu und kann die Learnings des Rollout-Prozess‘ wiederum in den Prozess als Verbesserung einfliessen lassen. Diese Art von Feedback-Iterationen verbessern den Rollout-Prozess demnach kontinuierlich.

Das Potenzial, mit einem standardisierten Rollout-Prozess Aufwand zu reduzieren und die Qualität zu erhöhen, ist bei Rollout-Projekten also insbesondere dann gross, wenn die Standardisierbarkeit der Aufgaben innerhalb eines Rollouts hoch ist und man den Rollout-Prozess möglichst häufig durchlaufen wird. Im Schaubild oben Sektor D.

Somit sind wir auch schon beim Thema:

Wie kommt man zu einem standardisierten Rollout-Prozess?

Nachdem ich mehrere unserer Projektleiter, die mit grösseren Rollout-Projekten Erfahrung gesammelt haben, zu ihren Erfahrungen mit Rollouts befragt habe, hat sich ein Konsens hinsichtlich der Erfolgsfaktoren eines standardisierten Rollout-Prozess’ abgezeichnet. Die zentrale Herausforderung, welche zugleich auch der grössten Erfolgsfaktor ist, ist es einen Prozess für den Rollout zu erarbeiten, der so einfach verständlich ist, dass ihn alle involvierten Parteien verstehen und gleichzeitig vom Prozess überzeugt sind. Um zu einem solchen Prozess zu gelangen, bietet es sich an, den Prozess mit allen involvierten Parteien gemeinsam (am besten in Workshops) zu erarbeiten. Wie zu erwarten ist bei solchen Workshops viel Fingerspitzengefühl gefragt. Erfahrungsgemäss ist der Einbezug eines neutralen Moderators (am besten ein Projektmanager mit Rollout-Erfahrung) empfehlenswert.

Die folgenden sechs Schritte des Prozessmanagements können bei der Erarbeitung und Einführung eines standardisierten Rollout-Prozess als Orientierung dienen: (1) Identifikation, (2) Gestaltung, (3) Dokumentation, (4) Implementierung, (5) Steuerung und (6) Verbesserung des Rollout-Prozess’.

  1. Identifikation: Dabei geht es zunächst darum, einzelne (relevante) Aufgaben oder Prozessschritte innerhalb des Rollouts gemeinsam zu identifizieren.
  2. Gestaltung: In einem zweiten Schritt lassen sich die identifizierten Aufgaben (z.B. anhand von bestehenden Abhängigkeiten) in eine logische Reihenfolge bringen und zu Phasen clustern. Um nachher eine bessere Aussage über den Fortschritt eines Rollouts machen zu können, ist es sinnvoll sogenannte „Quality Gates“ einzuführen. Quality Gates setzen das gezieltes Testing von Kernfunktionalitäten voraus und dienen dazu, zu entscheiden ob es sinnvoll ist, mit einer nachgelagerten Phase des Rollouts fortzufahren. Wenn gewisse Kriterien noch nicht erfüllt sind, könnte dies andernfalls in zusätzlichen Iterationen münden, was wiederum Auswirkung auf Zeit und Budget hat.
  3. Dokumentation: Erfahrungsgemäss bietet es sich an, den Prozess kontinuierlich zu visualisieren und zu dokumentieren. Auch ist es sinnvoll, dass alle involvierten Parteien dem dokumentierten Prozess jeweils zustimmen.
  4. Implementierung: Bei der Implementierung gibt es eine grosse Anzahl an Tools, die hilfreich sein können. Wichtig ist beim Einsatz von Tools, dass das Tool von den involvierten Parteien auch tatsächlich genutzt wird. Als Basis für effektive Entscheidungen ist es essentiell, den aktuellen Fortschritt von einzelnen Rollouts möglichst „in Echtzeit“ abrufbar zu machen. Bewährt hat sich hierbei der Einsatz von JIRA Dashboards. JIRA ist ein digitales Issue-tracking-tool. Dieses erlaubt es unter anderem, Anzeigen zu erstellen, welche übersichtlich alle relevanten Aufgaben für einen Rollout auflisten. Jeder Rollout erhält hierbei ein eigenes JIRA Dashboard, auf welchem für diesen Rollout notwendige Tasks angezeigt werden (inkl. deren jeweiliger Fertigstellungsgrad und der verantwortlichen Person welche als nächstes „am Zug ist“).

    dashboard-rollout-screenshot-blog

    Abbildung 2: Beispiel eines JIRA Dashboards, welches für einen Rollout verwendet wurde

    Sofern sich die Tasks pro Rollout grossteils überschneiden, können diese der Einfachheit halber per csv-import schnell und einfach in JIRA importiert werden und müssen somit nicht einzeln manuell angelegt werden.

  5. Steuerung: Während eines Rollouts fallen viele koordinative Tätigkeiten an. Um ein Projekt effektiv steuern zu können, ist es meiner Meinung nach am wichtigsten, den aktuellen realen Ist-Zustand eines jeweiligen Rollouts zu kennen. Auf Basis eines möglichst aktuellen Status’ einzelner Rollout-Projekte (was z.B. anhand der oben erwähnten JIRA Dashboards erreicht werden kann) können Entscheidungen hinsichtlich deren Priorität und der damit verbundenen Ressourcenallokation einfacher getroffen werden.
  6. Verbesserung: Selbst wenn man einen Prozess penibel erarbeitet hat, wird dieser selten schon beim ersten Wurf perfekt sein. Es ist deshalb gerade hinsichtlich kontinuierlicher Weiterentwicklung wichtig, das Feedback aus den durchgeführten Rollouts stets wieder in den Prozess für anstehende Rollouts einfliessen zu lassen. Wie genau das Feedback eingeholt wird ist sehr individuell. Insbesondere in der Anfangsphase erachte ich es als wichtig, in regelmässigen Abständen mit den beteiligten Personen zu sprechen und Iterations-Workshops zu machen, bei denen man den Prozess mit den gemachten Erfahrungen verbessert und Feedback einarbeitet.

Bereits selbst Erfahrungen mit Rollout-Projekten gemacht? Ich freue mich auf weitere Anregungen.

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