Virtuell. International. 6 Learnings als Host von virtuellen Projektmeetings und Workshops.

Wenn jemand das Web und digitale Technologien lebt, dann sollte das doch der Webdienstleister Namics sein. In der Tat – in unserem Projektalltag sind Meetings mit Personen aus der halben Welt virtuell zusammengebracht an der Tagesordnung. Manchmal sitzt jeder Teilnehmer allein vor seinem Rechner und man trifft sich im Hangout. Ab und an gibt es aber auch Online-Meetings, bei denen sich mehrere Gruppen physisch treffen und über eine Videokonferenz austauschen oder zusammenarbeiten.

Nun aber Hand aufs Herz – virtuelle (internationale) Meetings sind selbst mit der besten Technologie für den ein oder anderen ein rotes Tuch. Über schlechte Tonqualität, Verzögerungen oder Schwierigkeiten mit der Technik hat sich bestimmt jeder schon einmal geärgert. Ein verkorkstes virtuelles Meeting kostet Zeit und Geld und testet die Geduld der Teilnehmer.

Aus meiner Erfahrung deshalb hier ein paar Punkte, die helfen, jedes virtuelle Meeting unfallfrei und glatt zu meistern.

Vorbereitung eines Online-Meetings

#1 Kenne die Funktionsweise der eingesetzten Online-Conferencing-Software

In deinem Haus bist du der Meister: Die Möglichkeiten und Grenzen der in-house verwendeten Technologie sollst du als Gastgeber eines virtuellen Meetings kennen. Mache dich im Vorhinein schlau, welche Features die Conferencing-Software bietet und welche Hardware du für ein Meeting verwenden kannst. Veranstalte möglichst vorher schon einmal ein Probe-Online-Meeting. Sicher geben die Kollegen aus der IT-Abteilung Hilfestellung. Im echten Termin später entstehen so keine peinlichen Pausen, weil du erst herausfinden musst, wo du zum Beispiel den Ton ausstellst.
ABER: Dies ersetzt nicht den Testlauf aus #2!

#2 Stelle gute Tonqualität sicher

Der Ton macht die Musik – Tonqualität trägt zum Erfolg eines Meetings bei. Bei virtuellen Meetings mit mehreren Gruppen in einem Raum ist leistungsfähige Hardware gefragt. Im Zweifelsfall in grosser Runde auf die Tonübertragung im Hangout verzichten und einen zusätzlichen Conference Call aufsetzen (s. #5). Meist reichen Lautsprecher und Mikro einzelner Laptops nicht aus. Gibt es keine andere Möglichkeit, unbedingt alle Teilnehmer bis auf den Präsentator stumm und lautlos schalten. Sonst gibt es störende Rückkopplungen.

#3 Achte auf ein „frisches“, leistungsfähiges System

Für virtuelle Meetings muss der Rechner mit entsprechender Hardware und Software ausgestattet sein. Dazu gehört neben den in #1und #4 genannten Vorbereitungen auch, dass der Laptop über einen vollen Akku verfügt. Virtuelle Meetings fordern von der Hardware extrem viel Energie – den Laptop am besten von Anfang an ans Kabel nehmen, um nicht plötzlich ohne Strom dazustehen. Es lohnt sich auch, den Rechner kurz vorher neugestartet zu haben – ein „erfrischtes“ System läuft nicht gleich heiss und alle Komponenten sollten einwandfrei funktionieren. Zudem verschwinden so auch ewig weggeklickte Update-Anfragen!

#4 Nimm dir vor dem virtuellen Meeting eine viertel Stunde Zeit für einen Testlauf

Vorbereitung ist Alles! Vor jedem virtuellen Meeting lohnt es sich, wenn du als Gastgeber eine viertel Stunde in einen Technikcheck investierst. Checkliste:

  • Ist die Infrastruktur wie bestellt vorhanden (Telko, Beamer, ggf. Kamera)?
  • Sind alle Einwahlnummern bekannt und parat?
  • Funktioniert die Infrastruktur?
  • Funktioniert der Software-Client auf dem Präsentationsrechner?
  • Falls etwas nicht funktioniert – wer kann schnell helfen?

Teste am besten alles einmal durch und wähle dich als Gastgeber frühzeitig ein. Empfange die Teilnehmer mit einen fixfertigen Setting. Ermuntere deinen Gegenpart ebenfalls dazu, diese Vorbereitung zu treffen. Die viertel Stunde lohnt sich – so sind die Teilnehmer gleich bereit für den Inhalt und ihre Laune ist nicht durch untätiges Herumsitzen getrübt.

Während des Online-Meetings

#5 Wenn die Konferenz-Technik versagt, hab bei wichtigen Online-Meetings einen Plan B in petto

Irgendwas ist immer – nach diesem Motto solltest du bei jeder wichtigen virtuellen Konferenz einen Plan B in der Tasche haben. Hier ein paar Situationen:

  • Hangout oder Videocall schlägt fehl: Buche vorsorglich parallel eine herkömmliche Telefonkonferenz, die zumindest die Tonspur ersetzen kann. Halte die Nummer parat und schicke sie im Fall der Fälle gleich an alle Teilnehmer.
  • Präsentationsrechner kann sich nicht einwählen, Screensharing funktioniert nicht: Halte das Slideset auf einem USB-Stick bereit, um rasch den Rechner zu wechseln oder um die Präsentation schnell per E-Mail zu verteilen. Für das Präsentieren ohne Bildschirmübertragung sind ausserdem nummerierte Slides ein MUSS!
  • Präsentation verzögert sich oder schlägt fehl: Überlege dir im Vorhinein, wie man die Slides auf der Tonspur rüberbringen könnte, falls du eine Techniklücke überbrücken musst.

Der Plan B erlaubt, dass das Meeting immer noch zeitnah starten kann, wenn trotz #1 und #4 ein Fehler auftritt.

#6 Optimiere bei vielen Teilnehmern im gleichen Netzwerk die Bandbreite

Die One-Man-Show: Wenn mehrere Teilnehmer eines virtuellen Meetings im gleichen Raum oder Netzwerk sitzen, ist es sinnvoll, vorher abzusprechen, dass zum Beispiel die Kameras bestimmter Teilnehmer abgeschaltet werden. Das spart Bandbreite und kann die Qualität selbst bei guter vorhandener Infrastruktur verbessern. Dem Präsentator gehört die virtuelle Bühne. Er sollte seine Daten ohne Verzögerungen übertragen können.

Virtuelle Sitzungen sind im täglichen Business nicht mehr wegzudenken. Aus meiner Sicht zählen gut gelaufene Online-Meetings zu den Hygienefaktoren in gut organisierten Projekten. Ein mühsames virtuelles Zusammentreffen bleibt allen Teilnehmern schlecht in Erinnerung, egal wie gut das Ergebnis ist. Drum nehmt euch meine Tipps zu Herzen, dann kommt ihr sicher durch den nächsten Hangout!

2 Gedanken zu “Virtuell. International. 6 Learnings als Host von virtuellen Projektmeetings und Workshops.

  1. Du hast noch vergessen zu erwähnen, das man vorher festlegen muss, das jeder Teilnehmer der nicht spricht, auf Mute gehen muss. So hat man weniger Hintergrundgeräusche.

    • Ja auch ein guter Tipp – das Thema gibt noch Futter für Teil 2 – welche Kniffe ich als Teilnehmer in virtuellen Meetings anwenden kann. Coming soon!

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