Digital Asset Management in der Unternehmenskommunikation

Dokumente, Texte, Bilder,etc sind die Produkte der modernen Unternehmenskommunikation. Mehrsprachig und länderspezifisch werden Informationen und Neuigkeiten in digitaler Form an die Zielgruppen versandt. Hierbei unterstützen veraltete Systeme wie Email oder FTP Server die Unternehmenskommunikation nicht nur unzureichend, sondern behindern sie oftmals unnötig. Durch moderne Digital Asset Management Lösungen lassen sich diese Probleme vermeiden.

Die richtigen Personen mit den wichtigen Informationen versorgen – sicher und schnell.

Wer kennt diese Situation in der Unternehmenskommunikation nicht: für einen wichtigen Termin benötigt die Presse eine Pressemappe mit dem Communique, hochauflösenden Bildern der handelnden Personen, aktueller Unternehmensdarstellung sowie der eigentlichen Pressemitteilung als Dokument.

Schon am Anfang dieses Prozesses besteht hier oft das Problem, dass die notwendigen Dateien nur schlecht auffindbar, geschweige denn zentral an einem Ort verwaltet oder gar aktuell sind. Sie müssen mühevoll in der aktuellen, korrekten Version zusammengesucht und im Anschluss via Email (oder bei grösseren Dateien via FTP Server) versandt werden. Oftmals kommen die Anhänge nicht oder nicht schnell genug bei der Presse an und verstopfen dort die Email Fächer. Im Fall von FTP Servern verhindern oft Restriktionen (Know-How, Zugriffsbeschränkungen technischer Natur, etc) den Zugang zu den Dateien.

Resultat sind oftmalige Nachfragen der unterschiedlichen Pressehäuser, verbunden mit hohem und unnötigen Mehraufwand für Arbeitsschritte, die nicht der eigentlichen Kernaufgabe der Unternehmenskommunikation entsprechen.

Lösen Sie ineffiziente Email Attachments ab und fokussieren Sie sich auf den Inhalt

Mit einer “Digital Asset Management” Lösung können Sie genau das erreichen. In einem zentralen System verwalten Sie alle Assets wie Bilder, Videos, Dokumente, Grafiken… Die Assets sind vollständig (durch-)suchbar und können innerhalb von Sekunden zu Pressemappen zusammenstellt werden. Diese verschicken Sie einfach per PIN-Link – zeitgesteuert und mit Berechtigungsnachweis – an einen oder mehrere Journalisten. Sie bestimmen hierbei, welche Formate heruntergeladen werden dürfen und behalten so ständig die volle Kontrolle.

Die Journalisten wiederum können über den Link die Dokumente dann herunterladen, wenn sie diese die Daten auch wirklich benötigen. Die Emails mit den PIN-Links sind schlank und passieren problemlos die Sicherheitssysteme. Der Aufwand für die Unternehmenskommunikation sinkt rapide und Sie können sich wieder auf Ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren.

Die Einführung einer Digitalen Asset Lösung ist sowohl für alle Unternehmensgrössen möglich und wächst auf Wunsch mit dem Unternehmen beziehungsweise den Anforderungen mit. Verwalten Sie den Output Ihrer Mitarbeiter und damit Ihr Corporate Know-How künftig mit einer modernen Software.

Gerne können Sie uns – natürlich unverbindlich – mit Fragen oder Abklärungen zur Thematik DAM in Ihren Unternehmen kontaktieren!

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