Evolution Intranet – ein kurzes Update aus der Praxis (Teil 2 /2)

Im ersten Teil dieses Posts ging es um ein Update zu den Themen Design & Usability, Personalisierung sowie Workflow & Application Integration.

Heute schreibe ich über die verbliebenen Themen der Namics Intranet Studie von 2006

  • Collaboration & Communication
  • Knowledge-Management und
  • Information Quality

Auch in diesen 3 Bereichen haben sich Intranets in den letzten Jahren weiterentwickelt.

Collaboration & Communication

Die Fähigkeit, asynchron an Daten arbeiten zu können und zentrale Workspaces zu hinterlegen ist heute in vielen Intranets vorhanden und wird mit aktuellen Relaunches den Bedürfnissen weiter angepasst. Deshalb sollte sich jeder Intranetbetreiber die Frage stellen, ob er eine solche Funktion sinnvoll  integrieren kann. Die Stolpersteine von Collaborations-Funktionen liegen eher im Bereich der Wartung und Pflege. Wenn unkoordiniert gearbeitet wird, kann es zu Redundanzen von Dokumenten kommen, die trotz des Wunsches nach zentraler Verarbeitung am Ende doch an mehreren Orten gepflegt werden. Deshalb sollte das Konzept die Vermeidung von Redundanzen berücksichtigen und das benutzte Content Management System die Funktionen beherrschen.

Eher selten genutzt wird hingegen die Möglichkeit nach synchroner Kommunikation. Integrierte Instantmessenger oder andere Chatsysteme nutzen bisher nur wenige Firmen. Das mag zum einen daran liegen, dass es zahlreiche externe Tools dafür gibt, andererseits stehen der Möglichkeit nach direkter schriftlicher Kommunikation nur wenige Firmen offen gegenüber. Aus meiner persönlichen Sicht und Erfahrung würde ich Instant Messaging insbesondere Firmen empfehlen, in denen räumlich verteilte Personen intensiv zusammenarbeiten müssen. So kann die Flut von E-Mails reduziert und die Kommunikation effektiver gestaltet werden. Bei der Namics reicht uns zur direkten kurzfristigen Kommunikation beispielsweise Skype vollkommen aus.

Knowledge-Management

In der Studie von 2006 bezieht sich Knowledge Management einerseits darauf, Personen mit spezialisiertem Wissen zu finden (Skill Management). Andererseits geht es darum, Dokumente und deren Verwendungszweck schnell und einfach zu finden.
Generell lässt sich sagen, dass sich Suchmechanismen im Internet seit 2006 verbessert haben. Dennoch ist der User auch immer mehr die Indexierungsleistung von Google gewohnt – hier steht jedoch ein Milliarden-Dollar Business einem vergleichsweise kleinen Projekt gegenüber. Im Intranet hilft es deshalb nichts, auf den Suchalgorithmus des gewählten Systems zu vertrauen. Vielmehr lässt sich durch eine aktive und langfristige Verschlagwortung im Rahmen eines Taxonomiemodells eine Verbesserung der Suchergebnisse erreichen. Ein Taxonomiemodell lässt sich mit etwas Zusatzaufwand beispielsweise auch für eine Facettensuche einsetzen, mit deren Hilfe sich Dokumente, Prozesse oder Skills schneller und gezielter auffinden lassen. Solche Suchen sind immer gefragter und wurden von Namics auch schon erfolgreich implementiert.

Darstellung von Taxonomie-Kategorien für eine Einschränkung von Suchergebnissen

Taxonomie-Kategorien für die Einschränkung von Suchergebnissen

Information Quality

Die Qualität der Information liegt natürlich auch heute noch an Aktualität, Korrektheit, Umfang und Relevanz. Diese Faktoren versuchen Betreiber bei einem Relaunch weiter unter Kontrolle zu bringen.
Die in der Studie von 2006 erwähnten Funktionen wie Alerts oder Newsfeeds, die anzeigen, wenn ein bestimmter Content verändert wird, wurden auch in letzter Zeit weiter implementiert. In aktuellen Projekten versuchen wir die Kunden darüber hinaus zu überzeugen, pro Seite im Intranet einen Verantwortlichen einzublenden, sodass die Mitarbeiter bei veralteten Inhalten direkt Feedback an die richtige Person geben können.

Trends

In den letzten Jahren haben sich auch neue Trends entwickelt, die von unseren Kunden verstärkt nachgefragt werden und die in den nächsten Jahren der Evolution Intranet bedeutsam werden:

Mobile Intranet

In vielen Unternehmen halten im Firmengebrauch neue Devices Einzug. Aktuell konzipierte Intranets dürfen deshalb nicht ignorieren, dass Touch-Devices und verschiedene Bildschirmformate in den nächsten Jahren wesentlich häufiger eingesetzt werden als bisher.

Prozesse & Workflows

Wie im ersten Teil meines Blog Posts vermerkt, werden auch interne Prozesse und die Abwicklung von Workflows immer mehr ins Intranet verlagert. Wenn man bedenkt, dass man ohne weiteres Waren im Wert von mehreren tausend Franken (oder Euro) im Internet bestellen kann, auf der anderen Seite häufig nicht mal als Mitarbeiter eine Adressänderung an die Personalabteilung übermitteln kann, ohne ein Blatt Papier zu benutzen, zeigt sich hier entsprechender Handlungsbedarf. Ob diese Prozesse und Workflows ins Intranet verlagert werden oder sich spezielle Tools dafür durchsetzen, werden die nächsten Jahre der Evolution zeigen.

Die Evolution geht weiter…

Eins lässt sich klar sagen: Die Evolution geht im Intranet genau so weiter wie im Internet. Dabei ist es im Intranet fast noch wichtiger, dass die konzipierte Lösung genau dem entspricht, was für das jeweilige Unternehmen auch nötig ist. Eine gründliche Konzeption ist für eine langfristig tragfähige Lösung folglich unerlässlich.

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