Evolution Intranet – ein kurzes Update aus der Praxis (Teil 1 von 2)

Vor mittlerweile 6 Jahren hat Namics eine Studie zur Evolution von Intranetanwendungen  durchgeführt. Wie weit sind Intranets heute? Wie haben sich die Trends ausgewirkt und welche Trends sind hinzugekommen? Als Einleitung einer Serie von Blogposts zum Thema Intranet möchte ich auf Basis der Studie von 2006 auf Kernthemen der Intranetkonzeption eingehen und kurz den aktuellen Stand der Dinge aus heutiger Sicht thematisieren.

Damals, 2006…

Wie die Studie von 2006 beschreibt, hatten sich Intranets bis zu diesem Zeitpunkt von ersten Gehversuchen als Mitarbeiterzeitschrift über bibliotheksähnliche Handbuchsammlungen zu umfangreicheren Platformen entwickelt, die zunehmend geschäftsrelevante Applikationen integrieren und die Zusammenarbeit fördern.

Für die Untersuchung damals wurden 6 Themencluster gebildet, die auf die Erwartungshaltung der Nutzer im Vergleich zur damaligen Realität abzielten. Im Vergleich dieser 6 Themenkomplexe mit Konzepten aktueller Intranetprojekte möchte ich ein paar Worte zum Ist-Zustand verlieren. In Teil 1 dieses Posts geht es um

  • Design & Usability
  • Personalisierung
  • Workflow & Application Integration

Teil 2 wird sich mit

  • Collaboration & Communication
  • Knowledge-Management und
  • Information Quality

beschäftigen. Darüber hinaus werden im 2. Teil gegenwärtige Trends behandelt.

Design & Usability

Auch bedingt durch den rasanten Fortschritt in diesem Bereich, den massgeblich das Internet vorgibt, wirken bestehende Intranets, die für mehrere Jahre konzipiert sind und nicht ständig einem Designupdate unterworfen werden, schnell veraltet. Wenn das Intranet als effektives Arbeitsinstrument dienen soll, ist das reine Screendesign vermutlich nicht das Hauptargument für ein gut funktionierendes Intranet. Dennoch ist ansprechendes Design auch ein Akzeptanzfaktor, der nicht unterschätzt werden sollte. Oft entsteht der Wunsch nach einem neuen Intranet auch aufgrund eines veralteten Designs. Eine Ermöglichung von Design-Updates ist also auch eine Möglichkeit, die Zufriedenheit mit einem bestehenden System zu verlängern.
Vielmehr Augenmerk sollte aber der Usability gewidmet werden. Sind die Informationen am richtigen Platz und ist das Wesentliche auch schnell zu finden? In den Intranets, die wir heute in Konzeptionsprojekten ablösen sollen, herrscht mehr oder weniger grosse Unordnung in der Informationsarchitektur. Dies liegt nicht immer an den Konzepten der bestehenden Lösungen, sondern auch an den gewachsenen Strukturen des in die Jahre gekommenen Systems.
Ein Learning daraus ist: Nicht nur sollte die Informationsarchitektur sauber und logisch aufgebaut werden, sondern auch bei Inhalten die neu hinzukommen darauf geachtet werden, wo diese wirklich gut gefunden werden. Gute Usability ist in jedem Konzeptionsprojekt auch heute noch eine der Kernaufgaben – die Evolution geht hier also weiter.

Personalisierung

Wie in der Studie vor ebenfalls herausgefunden wurde, wurden die Möglichkeiten der Personalisierung zunehmend realistisch eingeschätzt. In den heute konzipierten Intranets beschränken sich Personalisierungsmöglichkeiten im Wesentlichen auf drei Funktionsbereiche:

  • Das Merken von Personen aus dem Adressbuch (aktiv durch den User)
  • Das Merken oder zentrale festlegen von relevanten Dokumenten wie z.B. Arbeitsdokumenten, Prozessen und Intranetseiten (aktiv durch den User oder passiv durch festgelegte Vorgaben der Intranetadministratoren)
  • Die Anpassung von Newsstreams an den Benutzer, die sich beispielsweise am Standort oder an der Abteilung des Mitarbeiters orientiert (passiv)

Zudem wird den Mitarbeitern immer die Möglichkeit gegeben, die Personalisierung selbst zu bestimmen – oder zumindest zu übersteuern, wenn sie von „oben“ festgelegt wurde.

Workflow & Application Integration

Die Integration operativer Prozesse in die Intranet-Lösung stellt auch heute noch eine Herausforderung für Intranets dar. Die Möglichkeit, Workflows im Intranet abzubilden lässt sich zwar gut konzipieren und mittels geeigneter Tools wie Nintex ViFlow gut in z.B. Sharepoint integrieren, dennoch bedarf es auch heute noch gezielter Manpower beim Betreiber des Intranets, um die Verwaltung der Workflows zu leisten. Schliesslich sollen hierbei idealerweise häufig genutzte Prozesse abgebildet werden, um eine optimale Effizienzsteigerung zu erreichen. Wird die Pflege und Wartung dieser Prozesse ignoriert, lässt der erhoffte Effizienzgewinn schnell nach. Eine Alternative der Einbindung von Workflows und Prozessen bei besonders prozessgetriebenen Unternehmen ist die Anbindung spezialisierter Fremdsysteme direkt in das Intranet, die eine Extraktion zumindest von  Titel und Metadaten der Prozesse vorraussetzt. Unter dieser Vorraussetzung lässt sich mit Hilfe der Suche im Intranet der Retrieval-Prozess wesentlich vereinfachen.

Auch auf der Ebene der Integration von geschäftsrelevanten Applikationen in das Intranet sind die Hürden nicht wesentlich gesunken. Um die zahlreichen Umsysteme, die häufig speziell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten sind, in Intranets zu integrieren, ist zunächst einige strategische Vorarbeit nötig. Nicht selten scheitern mögliche gewünschte Integrationen an den Schnittstellen der einzelnen Systeme. Für eine vollständige Integration ist damit häufig eine Bearbeitung der bestehenden Systeme nötig, um überhaupt Daten in geeigneter Form extrahieren zu können. Aus meiner Sicht ist für die Lösung dieser Schwierigkeiten ein strategischer Entscheid nötig, der auf umfassendes Data-Warehousing mit zentraler Datenverwaltung abzielt und somit langfristig einen Austausch zwischen verschiedenen Systemen ermöglicht. Entscheidungskriterium ist hierbei sicherlich, wie viele Mitarbeiter wie häufig von einer vollständigen Integration profitieren. Eine einfache Lösung, auf die wegen mangelnder Möglichkeiten des Datenaustauschs häufig zurückgegriffen wird, ist daher die Verlinkung möglichst vieler Umsysteme im Intranet, die idealerweise ohne weiteres Login zugänglich sind (single sign on).

In allen drei Bereichen wurden in den vergangengen 6 Jahren Fortschritte erzielt. Die Evolution geht hier aber weiter und mit jedem neuen Projekt werden Intranets ein Stück weiter in die Unternehmensrealität der jeweiligen Firma gerückt und Effizienzsteigerungen geschaffen. Wichtig bleibt aber, eine langfristige Vision zu verfolgen die nicht mit dem Go-Live einer neuen Lösung beendet ist.

Im zweiten Teil dieses Posts werden die Themen Collaboration & Communication, Knowledge-Management und Information Quality  behandelt.

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