Die Organisation eines Contentmigrations-Offices im Rückblick – TEIL II

Nach dem Startschuss

Einführung
Während den ersten 1.5 Arbeitstagen wurden die Content Migratoren schrittweise an ihre Aufgaben herangeführt inklusive dem Migrieren erster Testseiten. Während der ersten Wochen wurde das Team jeweils kurz zusammengezogen und gebrieft, wenn es neue Content-Elemente oder spezielle Änderungen gab, die in der weiteren Migration berücksichtigt werden mussten.

„Tagesgeschäft“
Supervisor Lukas Honold teilte jeweils die Arbeitspakete, die aus der Seitenstruktur (IA oder Informationsarchitektur) hervorgingen den einzelnen Teammitgliedern zu, welche die Bearbeitung dann selbständig in Angriff nahmen, jedoch auch oft den Austausch suchten und so voneinander profitieren konnten. Mit Claudine Joss war eine kundenseitige Vertreterin mehrere Halbtage die Woche im Migrationsoffice anwesend. Dies ermöglichte das Klären vieler kleinen Fragen und Details, welche nur unser Kunde abschliessend beantworten konnte. Damit konnte die Effizienz sehr hoch gehalten werden und Fragen zeitnah geklärt werden. Die migrierten Seiten wurden abschliessend durch unseren Supervisor und die Kundenvertreterin einem Review unterzogen. Nicht zu vergessen sind die diversen Tools, welche eingesetzt wurden. Google Mail wurde zum Aufwandtracking inklusive Vergabe von Labels eingesetzt. Mithilfe von Google Docs wurde die Arbeitsverteilung und Fortschrittskontrolle auf Seitenebene erledigt und im Migrationshandbuch wurden die wichtigsten Migrationsanleitungen zentral abgelegt.

Kontinuierliche Verbesserung
Im Abstand von ca. 2 – 3 Wochen wurden innerhalb des Teams Lessons Learned Sitzungen durchgeführt.  Diese moderierten Kurz-Workshops dienten zur Retrospektive,  der Abschätzung des Fortschrittsgrad und einer Risikoabschätzung. Auch war es ein Anliegen die „soft“ Faktoren innerhalb des Teams einzuschätzen und die einzelnen Bedürfnisse der Migratoren abzuholen, um so für ein bestmögliches Arbeitsklima zu sorgen.

Testing und Abnahme Kunde
Wenn die Migration einzelner Bereiche der Webseite abgeschlossen war, kamen die Fachverantwortlichen des Kunden im Migrationsoffice vorbei, um ihre Seiten zu testen und soweit möglich final abzunehmen.

Erkenntnisse während der Migrationsphase
Relativ schnell wurde klar, dass die Content Migratoren schneller vorwärts kamen als im Vorfeld geschätzt. So wurde ein gegenseitiges Review eingeführt, um auch unseren Supervisor ein wenig zu entlasten. Zudem konnte weitere Migrationsaufgaben übernommen werden, welche der Kunde ursprünglich selber ausführen wollte. Trotzdem wurde ein weiterer Migrator, dessen Einsatz für das Ende der Migrationsphase vorgesehen war, nicht mehr benötigt.

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Teil I der Blogpostserie

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