e-Spirit Partnertage in München

Plenum e-Spirit Partnertage

Am 15./16.11. waren in München Partnertage mit unserem Partner e-Spirit. Roman, Richi, Sven und ich waren dort um Namics zu vertreten und die neuesten Informationen rund um e-Spirit und das Produkt FirstSpirit zu erfahren. Im Leonardo Hotel in München entspannten … Weiterlesen

Ergebnis der CMS Evaluation, Showtime!

**Für mich kommt nun der spannendste Teil der CMS Evaluation, schliesslich haben in den vorangehenden Schritten Theorie, teilweise abstrakte Anforderungen und viele Zahlen in Bewertungstabellen das Bild geprägt.**

Das Bedürfnis nach einem neuen CMS, Workshops zur Erhebung von funktionalen, nicht-funktionalen und Business Anforderungen sowie die eigentliche Bewertung und Evaluation der CMS haben wir bereits in den vergangenen Posts behandelt. Nun haben wir eine Rangfolge von Produkten und deren Erfüllungsgrad der Kundenanforderungen.

Wie weiter?
Die Rangfolge der Systeme kann nun interpretiert und erklärt werden. Aufgrund der Standardabweichung in den Ergebnissen lassen sich die Ausreisser-Systeme identifizieren und die Stärken und Schwächen der einzelnen Produkte argumentieren.

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So kommen wir zu einer Short-Short-List von maximal drei Produkten, welche die Kundenanforderungen nahezu optimal erfüllen. Auf dieser Basis lassen sich nun durch uns und den Kunden TCO Berechnungen erstellen, was die Einführung des einzelnen CMS über 3 Jahre hinweg unter Annahme eines bestimmten Projektvolumens kostet. Hier kommen nun zum ersten Mal auch die Lizenzkosten der einzelnen Content Management Systeme ins Spiel. Das Bild der Short-Short-List kann sich also auch sehr schnell wieder ändern, falls Lizenzkosten schlussendlich den Ausschlag für oder gegen ein Produkt geben.

Nach der TCO Berechnung ist die Evaluation eigentlich abgeschlossen. Es gibt aber noch zwei Variablen, die wir bisher noch nicht näher berücksichtigt haben: Die Projektkomplexität und den Hersteller an sich.

Warum also nicht anhand eines konkreten Lastenhefts für das vorliegende Projekt den Hersteller sein Produkt präsentieren lassen? Und zwar auf Basis von konkreten (und möglicherweise komplexen) Anforderungen, welche später durch das gewählte CMS erfüllt werden müssen? So lernen sich unser Kunde und der Hersteller bereits kennen, und man erhält einen detaillierteren Einblick in das System. Und zwar auf Basis von echten Anforderungen.

Gerne möchte ich an dieser Stelle zur Diskussion auffordern: erkennt sich jemand anhand des gezeigten Vorgehens oder der gezeigten Situationen wieder? Wer steht vor der Entscheidung für ein neues Content Management System? Hat jemand diesen Prozess bereits durchgemacht und was waren die Erfahrungen?

Vielleicht können meine Kollegen und ich an der einen oder anderen Stelle in Zukunft bei konkreten Fragestellungen helfen!

Sie haben einen Teil unserer Serie ‚CMS Evaluation’ verpasst? Hier finden Sie nochmals alle Beiträge dazu:

* Ein neues CMS?
* Business Requirements an ein CMS
* Funktionale und nicht-funktionale Requirements an ein CMS
* Bewertungs-Prozess einer CMS Evaluation

Bewertungs-Prozess einer CMS Evaluation

**Der Prozess hinter einer CMS Evaluation klingt oftmals nach Voodoo und Willkür, vor allem wenn Zahlen und Bewertungen im Spiel sind. Da am Ende der Evaluation aber das für den Kunden individuell passende Content Management System stehen soll, beziehen wir unsere Kunden in den Bewertung-Prozess ein.**

Auf Basis der gemeinsam erhobenen Anforderungen und Bedürfnisse werden funktionale und nicht-funktionale Cluster der Anforderungen erstellt. Der Kunde nimmt nun aus Sicht seiner Stakeholder eine Bewertung der Anforderungen vor. Jede erhobene Anforderung wird dabei in drei Dimensionen bewertet.

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Die tatsächliche Wichtigkeit der Anforderung beschreibt, wie hoch deren Stellenwert innerhalb der Evaluation ist. Beispielsweise kann die Integration eines Shop-Systems als business-kritisch bewertet werden, wenn dies den Zielen entspricht. Auf der anderen Seite kann visuelles Bearbeiten von Digital-Assets als ‘nice-to-have’ in die Bewertung einfliessen, wenn dies entsprechend weniger wichtig erscheint.

Ein weiterer Schritt ist die Gewichtung der Anforderungs-Cluster. Dabei wird innerhalb der funktionalen, nicht-funktionalen und Business Anforderungen eine weitere Priorisierung festgelegt. Sollen Community-Funktionalitäten wie Benutzerprofile und User Generated Content bei der Produktwahl wichtig sein, wird dieser Cluster im Verhältnis zu den anderen Anforderungen sehr hoch bewertet.

Schlussendlich werden Soll- und Muss-Kriterien festgelegt, ohne deren Erfüllung ein CMS Produkt nicht die Endauswahl erreichen kann.

Auf Basis unserer Erfahrung aus vielen CMS Projekten und dem Knowhow unterschiedlichster Produkte bewerten wir die zur Evaluation stehenden Produkte im Hinblick auf die oben erwähnten Anforderungen. Um Unabhängigkeit und Objektivität sicherstellen zu können, wird diese Bewertung unter Leitung eines Namics Consultant und Hinzunahme von Namics Produkt-Spezialisten vorgenommen. Der Hersteller bleibt hier absichtlich aussen vor. Die Bewertungen erstrecken sich von ‘nicht realisierbar’, über ‘mit Aufwand machbar’, ‘out-of-the-Box’ bis hin zu ‘ausgewiesene Produktstärke’. Wichtig ist uns, dass die Bewertungen durch ein und dieselbe Person durchgeführt werden, da die Auslegung des Erfüllungsgrades einzelner Anforderungen nie komplett objektiv erfolgen kann.

Welche Content Management Systeme werden überhaupt evaluiert und bewertet? Grundsätzlich nur solche, die wir kennen und unseren Kunden Mehrwert bieten. Und natürlich sollten bereits grundlegende, nicht-funktionale Anforderungen erfüllt werden. Doch schlussendlich bestimmt der Kunde, wie sich die zu evaluierende Produkte-Longlist bei der CMS Evaluation überhaupt zusammenstellt. Und oft ist das Spektrum wesentlich breiter, als zunächst angenommen.

Verpasst, was es sich mit den ganzen Anforderungen auf sich hat? Hier der Rest unserer Serie zur CMS Evaluation:

* Ein neues CMS?
* Business Requirements an ein CMS
* Funktionale und nicht-funktionale Requirements an ein CMS

Funktionale und nicht-funktionale Requirements an ein CMS

Heute geht es weiter mit unserer Serie ‘CMS Evaluation’. Was sind eigentlich funktionale und nicht-funktionale Requirements? Und wie wirken sie sich auf die Evaluation eines CMS aus?

Im letzten Post haben wir die Business Requirements beschrieben und die Bereiche funktionale und nicht-funktionale Anforderungen angesprochen. Funktionale Anforderungen sind allgemein die Funktionalitäten eines CMS, die für die Benutzer sichtbare Elemente beschreiben. Nicht-funktionale Anforderungen beschreiben die Rahmenbedingungen eines CMS, welche über die funktionalen Anforderungen hinaus erfüllt werden müssen.

Nicht-funktionale Anforderungen
So ordnen wir folgende Bedingungen den nicht-funktionalen Anforderungen zu:

* Was ist die Kunden-Strategie hinsichtlich Technologie (z.B. Microsoft- oder Java-Technologie)?
* Welche Betriebssysteme, Applikationsserver oder Datenbank-Systeme werden vom CMS unterstützt?
* Wie erweiterbar soll das Produkt sein (z.B. Umsetzung beliebig vieler Mandanten)?
* Welche Schnittstellen zu Umsystemen soll das neue CMS unterstützen?
* Welche Ansprüche werden an Wartungsintervalle oder die Zuverlässigkeit gestellt?
* Welche Anforderungen werden an die Bedienbarkeit und Administration gestellt?
* Wie werden Digital Assets (z.B. Bilder, Filme, Dokumente) vom CMS behandelt?

In der Praxis müssen die oben genannten Fragen natürlich den richtigen Personen im Unternehmen gestellt werden. In erster Linie sollen die grössenteils IT-lastigen Requirements von den IT Verantwortlichen des Kunden identifiziert und zusammen mit Namics eingestuft werden.

Funktionale Anforderungen
Der Enduser hingegen (beispielsweise Editoren, Redaktoren oder Administratoren) haben komplett andere Anforderungen an das CMS als die IT. Natürlich holen wir auch deren Anforderungen und Wünsche an das Content Management System ab. Viele der nachfolgend genannten Anforderungen klingen vielleicht banal, können aber bei der nachfolgenden Bewertung grossen Einfluss auf das Ergebnis haben:

* Wird auf Basis von Templates gearbeitet, wie granular ist die Strukturierung der Inhalte?
* Kann auf Inhalts- und Navigationselemente out-of-the-box zurückgegriffen werden?
* Wie flexibel ist die Seiten- und Inhaltsgestaltung für die Editoren mit dem CMS?
* Werden Workflows unterstützt, wie komplex können diese sein und wie sind sie administrierbar?
* Stehen ‘Web 2.0′ Funktionalitäten zur Verfügung?
* Können Inhalte über mehrere Mandanten automatisiert verteilt oder zumindest vererbt werden?

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Bild: CannedTuna

Am allerliebsten frage ich meine Kunden in den gemeinsamen Meetings aber das Folgende:

Ich: Wie gehen Sie eigentlich mit Lastspitzen um? Zum Beispiel wenn Quartalszahlen oder der Geschäftsbericht veröffentlicht werden?

Business Nutzer: Da kümmert sich unsere IT drum!
IT CMS-Verantwortlicher: Wir halten für solche Fälle extra Hardware vor, diese schalten wir vor der Veröffentlichung des Geschäftsberichts jeweils auf…
Business Nutzer: Bei der letzten Social Media Kampagne hatten wir trotzdem einen Ausfall von mindestens vier Stunden, die Kampagnen-Landingpage war nicht erreichbar!

Ich: Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, zumindest einen Teil des CMS z.B. zu Amazon auszulagern oder mit einem Content Delivery Network zu arbeiten?

Auch dieses oder ähnliche Szenarien sind nicht selten und der Markt bietet heute Produkte, Lösungen und Referenzen, welche diese Fragestellungen mit Bravour lösen und beantworten.

Kommen diese Statements über neue CMS bzw. deren Evaluation dem einen oder anderen bekannt vor?

Zum Weiterlesen:

* Ein neues CMS?
* Business Requirements an ein CMS

Business Requirements an ein CMS

Heute fokussiere ich mich auf das Thema Business Requirements im Kontext von Systemevaluationen. Dabei sind die Erkenntnisse grundsätzlich unabhängig von der Art des Systems, sprich ob es sich dabei um ein Web Content Management System, ein Intranet- oder ein Collaboration-System handelt. Was genau verstehen unsere Kunden und wir unter Business Requirements? Welche besonderen Eigenschaften weisen diese auf? Wie können sie am einfachsten erhoben, respektive wie lassen sich diese zusammen mit anderen Anforderungen bewerten und interpretieren?

Was sind Business Requirements?
Neben den funktionalen Requirements (z.B. bietet das System Downloadcenter-Funktionalitäten?) und nicht-funktionale Requirements (z.B. lässt sich das System in einem LAMP-Stack betreiben?), die typischerweise direkt von den Systembetreibern und Systembenutzern gefordert werden, stellen die Business Requirements Anforderungen dar, die von verschiedenen Business-Stakeholdergruppen ausgehen. Diese Stakeholder stammen typischerweise aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen wie zum Beispiel Geschäftsleitung, Marketing, Kommunikation, IT, HR oder dem Einkauf und sind im Rahmen einer umfassenden Evaluation ein fester Bestandteil des Requirement-Katalogs. Dieser setzt sich somit aus den folgenden Anforderungsarten zusammen:

* Funktionale Requirements
* Nicht-funktionale Requirements
* Business Requirements

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Aus Überlegungen und Fragestellungen wie zum Beispiel Lock-in Risiken, Produktmarktanteile, Entwickler-Arbeitsmarktsituation, Distributoren- und Implementierungspartnerdichte werden die Business Requirements abgeleitet und anschliessend priorisiert und bewertet.
Typischerweise werden im Rahmen einer Evaluation alle Requirements gruppiert. Dabei trifft man im Bereich der Business Requirements immer wieder auf die folgenden Anforderungsgruppen:

* Allgemeine Marktanforderungen, z.B. Verbreitungsgrad in der Branche XY > 50%
* Hersteller, Produkt & Support Anforderungen, z.B. Verfügbarkeit von Schulungsangeboten
* Implementierungspartner bezogene Anforderungen, z.B. Anzahl und Grösse der Partner in der Schweiz
* Personalanforderungen, z.B. Existenz eines Arbeitsmarkts für Entwickler mit Knowhow in XY
* Kostenanforderungen, z.B. für Lizenzen, Implementierung, Infrastruktur, Wartung & Betrieb, etc.

Wie werden Business Requirements erhoben?
Business Requirements werden wie die anderen Anforderungen am einfachsten direkt mit den Stakeholdern zusammen erhoben. In einem ersten Schritt gilt es diese Anspruchsgruppen zu identifizieren und zu bestimmen, um im zweiten Schritt mit ihnen zusammen die Anforderungen zu erarbeiten. Je nach Organisationsform, -grösse oder Präferenz können dafür verschiedene Methoden eingesetzt werden wie zum Beispiel geführte Interviews oder Workshops.
Nachdem die Anforderungen aller Stakeholder in einer Rohform vorliegen, müssen diese in priorisier- und bewertbare Anforderungen überführt werden. Diese Transformation ist für Business Requirements häufig schwieriger vorzunehmen als beispielsweise für funktionale Anforderungen, welche sich per se einfacher in eine Form bringen lassen, in welcher man sie sinnvoll bewerten kann.
So kann aus einer vermeintlich einfachen Aussage eines HR-Managers ein ganzer Strauss an Business Requirements abgeleitet werden (fiktives Beispiel):

“Deutschsprachige erfahrene Entwickler muss ich binnen 2-3 Wochen rekrutieren können.”

Daraus ableitbare Business Requirements sind zum Beispiel:

* Es existieren bewährte Plattformen zur raschen und einfachen Personalrekrutierung
* Auf dem betroffenen Arbeitsmarkt sind genügend Personalressourcen verfügbar
* Freelance-Personalressourcen sind neben anderen Ressourcen verfügbar
* Der Arbeitsmarkt ist in den Ländern Schweiz, Deutschland oder Österreich existent
* Der Hersteller bietet Zertifizierungsmöglichkeiten

Alle Requirements der Business-Stakeholder werden neben den anderen Anforderungsarten in einem sogenannten Evaluationsraster zusammengetragen und nachfolgend gruppiert. Eine Vermengung der auf diesem Weg erhobenen Requirements mit aus anderen, bereits bekannter Anforderungen, stellt eine gängige Praxis dar, um aus der bereits vorhandenen Evaluationserfahrung zu profitieren.

Teil 1 unserer Post-Serie, ‘Ein neues CMS?‘, führt in die Thematik CMS-Evaluation ein.

Zum Weiterlesen:

* Ein neues CMS?
* Funktionale und nicht-funktionale Requirements an ein CMS

Ein neues CMS?

Der nachfolgende Dialog ist frei erfunden. Ähnlichkeiten zu realen Personen und Situationen sind rein zufällig…

Produkt Marketing: Wir benötigen mehr Flexibilität zur Darstellung unserer Produkte auf der Webseite.

CMS Plattform Owner: Was genau meinst du mit mehr Flexibilität?

PM: Wir wollen unseren Besuchern ermöglichen, zu einzelnen Angeboten Kommentare und Ratings zu hinterlassen. Und es soll möglich sein, unsere Produkte bei Facebook zu ‘liken’!

CMS PO: Sind diese Funktionen wichtiger als die Produkt-Videos, von denen du mir letzte Woche erzählt hast? Und auch das Suchmaschinen-Package?

PM: Wir brauchen das alles ganz schnell, und wir brauchen ein flexibles Template um unsere Microsite Landing-Page umsetzen zu können…

CMS PO: …?!?

Content Management Systeme (CMS) zur Pflege von Webseiten sind einem Lebenszyklus unterstellt. Daher dürfte diese Konversation zwischen Marketing und IT bereits schon einmal so oder so ähnlich stattgefunden haben. Ich habe sie genau genommen schon des Öfteren erlebt.

Jedoch muss es nicht unbedingt nur die mangelnde Flexibilität eines Systems sein, dass Anforderungen von Marketing oder Business an das CMS nicht mehr Folge geleistet werden kann. Oft fällt mangelnde Flexibilität direkt auf das eingesetzte Poduktes bzw. die Version zurück. Starre Seiten- und Inhaltsstrukturen erlauben wenig Freiraum bei der Gestaltung von Inhalten. Und die starren Strukturen machen eine Weiterentwicklung oft kostspielig und aufwändig, um das geforderte Ergebnis zu erreichen.

Zeitgemässe Funktionen sind gefordert
Wenn wir heute im privaten Umfeld das Internet nutzen werden wir mit den neuesten Technologien konfrontiert. Zum Beispiel findet man vielfach anspruchsvolle Benutzeroberflächen mit In-Place Editing sowie Drag&Drop Anwendungsfällen, welche Abläufe vereinfachen und schneller gestalten. Oft stellt sich einem dann die Frage, weshalb diese Technologien nicht auch im geschäftlichen Umfeld für die tägliche Arbeit eingesetzt werden können.

Technische Rahmenbedingungen haben sich verändert
IT-seitig stehen oft grundlegendere Fragestellungen im Raum: die bestehende Lösung wurde vor vielen Jahren implementiert und hat mehrere Releasewechsel mitgemacht, ist veraltet und funktional nicht mehr aktuell. Das Produkt wird möglicherweise eingestellt, wird nicht mehr weiterentwickelt oder die Unterhaltskosten sind mittlerweile unverhältnismässig hoch. Möglicherweise sieht man sich mit einer geänderten Unternehmens-Startegie konfrontiert, die andere Technologien fordert. Um Kundenbedürfnissen gerecht zu werden, sollen Umsysteme in die Content Management Lösung integriert werden. Immer häufiger ist das bestehende System Lastspitzen ausgesetzt, die nur durch das Vorhalten von zusätzlicher (teurer) Hardware bedient werden können, und das in Zeiten von Cloud Computing?

Eines ist sicher: der Markt für Content Management Systeme ist fragmentiert und unübersichtlich. Anhand von Anforderungen an eine Content Management Lösung und die Bewertung der daraus abgeleiteten Anwendungsfällen kann die Vielzahl von Systemen mit unterschiedlichsten Merkmalen im Markt bewertet und aussagekräftige Vergleiche gezogen werden.

Und da mir solche Situationen in der Praxis schon oft begegnet sind, teile ich hier meine Erfahrungen in einer kleinen Serie. Das war der Auftakt, weitere Informationen zum Thema stehen parat.

Zum Weiterlesen:

* Business Requirements an ein CMS
* Funktionale und nicht-funktionale Requirements an ein CMS