Beiträge der Kategorie Collaboration

... sollte eher heißen: mit Rainer Jankowski von salegro  und Markus Ramming von senz zum Sonntags-Brunch im Kaffee. Wie der Titel erahnen lässt ging es zwischen Bircher-Müsli und Ham & Eggs doch ans Eingemachte: Beredet und entspannt machten wir uns über Graves Wertesystem und "Spiral Dynamics" her.

Graves Theorien zu Wertesystemen bieten ein anschauliches und fruchtbares Modell, um verschiedene Formen und Aspekte von Unternehmenskultur zu beschreiben. Zugegeben: das Modell ist etwas in die Jahre gekommen, was besonders deutlich wird, wenn es um die Bedeutung von Medien und Globalisierung geht. Doch auch ein alter Wein kann guten Gedanken den nötigen Schwung verleihen.

Im folgenden sind verkürzt verschiedene Aspekte des Modells  beschrieben:

Die rechte Spalte der Tabelle beinhaltet schon eine Ableitung aus der Diskussion über Graves: welche Form der Intranet-Kommunikation und Tools unterstützen eine bestimmte Form der Organisation am ehesten?

So weit, so gut?

Graves Theorie geht dabei von einer schrittweisen Entwicklung von Unternehmen aus, die von Autokratien, über funktionsorientierte Hierarchien bis hin zu den "höheren" Formen für Möglichkeitensucher und Globalisten führt. In der Praxis erleben wir, dass Unternehmen diese "Entwicklung"  über das Intranet fördern wollen. Dabei orientieren sich die geplanten Tools eher am Mythos einer durch Technik forcierten Entwicklung als an der bestehenden Kultur im Unternehmen.

Sehr treffend auf diese Dissonanz passt: "Wenn man eine Maus und einen Affen auf einem staubigen Acker freilässt, wird man erkennen, dass die Maus erst mal besser klarkommt." (frei nach Bert Feustel, mindsystems) - In der Praxis: Wenn es darum geht ein Intranet für eine vertriebsorientierte Organisation aufzubauen (in der persönliche Belohnung ein wichtiger Teil der Unternehmenskultur ist) macht es erst mal wenig Sinn über Collaborationstools im Intranet nachzudenken. Oder neunmalklug: Auch ein Intranet muss die Mitarbeiter da "abholen" wo sie gerade stehen und kann für eine Veränderung in der Unternehmenskultur nur unterstützend - bestenfalls anregend - wirken. Dabei kann eine gute Intranetlösung jede Organisationsform wirkungsvoll unterstützen. (vgl. u.a. Intranets im Spitalumfeld)

Gleichzeitig verdeutlicht die Berücksichtigung des Graves Modells sehr gut, welche Mittel die bestehende Unternehmenskommunikation wirklich sinnvoll fördern und darüber hinaus, wie skalierbar das Intranet aufgebaut sein muss, um geplante Veränderungen in der Unternehmenskultur begleiten zu können.

Was Namics zeigen ...

Unsere eigenes Intranet bietet viel Raum für Teamplayer und Möglichkeitensucher. Das Schöne und Gute daran: dieser Raum wird nicht nur im Intranet sondern auch weit darüber hinaus intensiv genutzt und wir wissen um den Wert dieser Form der Kommunikation. Insofern sind wir nicht nur ein hervorragender Berater sondern selbst  "Best Practice" für Unternehmen, die ihr Intranet als Plattform für Teamplayer und themenbezogene virtuelle Innovationsräume auf- bzw. ausbauen möchten.

--- und machen kann:

Wir kennen daneben auch die Situation, in der wir für Unternehmen beratend tätig sind und die Spannung zwischen der bestehenden Kultur und den Zielen der Intranet-Konzepte deutlich wahrnehmen. Ein deutliches Indiz für diese Spannungen ist oft die offene Frage nach Ressourcen zur Betreuung des Intranets.

Meine Vorsätze nach dem Gespräch heute: Wieder öfter Sonntags brunchen gehen, Graves Modell als möglichen Ausgangspunkt für die Konzeption von Unternehmenskommunikation zu berücksichtigen und noch mehr Möglichkeiten suchen, Spezialisten und Themen der Organisationsanalyse und Organisationsentwicklung in den Dialog mit unseren Kunden einzubringen.

Ich bin Gast am "Swiss Intranet SUMMIT" und verfloge einen Vortrag von Jürgen Kübler von National Suisse zu deren neuem Intranet. Disclaimer: Namics war der Dienstleister für Konzeption, Erstellung und Einführung. Und hier meine Mitschrift:

Das alte Intranet von National Suisse war auf Basis von Microsoft FrontPage gepflegt. Ein Zehntel der Firma waren n dem Modell (ausgebildete) Content-Master, die in der Summe über 12'000 Seiten erstellt und noch mehr PDF-Dokumente hochgeladen hatten. Einer der Kritikpunkte der alten Lösung war beispielsweise die Suche, worauf die Analyse ergab, dass die Schwäche auf veralteten Inhalten fusste. Alte Seiten und Dateien wurden in diesem Prozess kaum je gelöscht.

Das alte Intranet besass keine Zusammenarbeitsfunktionen ausser einem Flohmarkt und widerspiegelte im Kern die veraltete Organisation von 1999. Der Intranet-Frust war so ausgeprägt, dass es anstelle eines sozialen Werkzeuges eher ein asoziales Werkzeug war, dem gezielt mit E-Mail ausgewichen wurde.

Mit Blick auf die letzte Versionsnummer von FrontPage und der ersten Versionsnummer von SharePoint ist die neue, auf SharePoint basierte Intranet-Lösung sozusagen eine nahtlose Produktnachfolge ;-)

Ausschlaggebender Punkt für den Entscheid zu Gunsten von SharePoint war die gute Zusammenarbeit mit den Microsoft Office Produkten verbunden mit einer starken Ausrichtung an Microsoft-Produkten bei National Suisse.

In jedem Schritt im Projekt wurden Mitarbeiter einbezogen und damit auch schrittweise Akzeptanz geschaffen. So gab es rund 40 Einzelinterviews, Card Sorting mit 60 Leuten, eine öffentliche Abstimmung über den präferierten Design-Vorschlag, eine firmenweite Umfrage u.s.w.

Sehr viel Zeit wurde in die Erstellung der Informationsarchitektur investiert, wobei zusätzlich zu Personen mit Domänenwissen auch ein Psychologe beteiligt war, was sich als sehr wertvoll erwiesen hat.

Zudem stand beim neuen Intranet eine Enterprise Suche im Zentrum, die zahlreiche Quellen inklusive einem Personalverzeichnis, externer Quellen, Dateiserver etc. durchsucht. Zusätzlich prozessunterstützende Anwendungen wie beispielsweise der primäre Kommunikationskanal des zentralen Helpdesks.

Neu sind zahlreiche soziale Funktionen, wobei die Funktionen um das Mitarbeiterprofil von der Geschäftsleitung sehr aufmerksam ("kritisch") verfolgt wird, da im Rahmen der Einführung der Vergleich zu Facebook aufgetreten ist. Einige Funktionen des persönlichen Mitarbeiter-Bereichs (MySite) wurden für die erste Version daher zurückgestellt. Aus Gründen der Komplexität aus Sicht der User werden Wiki- und Blog-Funtktionalitäten nur sehr sparsam eingesetzt. Dies, da es nicht verständlich war, für Inhalte welches Gefäss genutzt werden sollte.

Ein gewichtiges Thema war die Migration bestehender Inhalte. Ziel war es die bestehenden 12'000 Seiten mitzunehmen. Nach einer Prüfung aller Seiten durch Mitarbeiter umfasste die Liste noch 6'000 Seiten und die Kritik an der bestehenden Suchfunktion verstummten plötzlich. Beim Start der Migration umfasste die manuelle Migration von 4'000 Seiten in zwei Sprachen durch 8 Personen während 7 Wochen. Wichtig war die dauernde Motivation der und das dauernde Feedback an diese Leute. Ein schwieriger Job!

Sehr wichtig war es möglichst viele und unterschiedliche Mitarbeiter zu einzubeziehen. Noch wichtiger als die Unterstützung der Geschäftsleitung im Boot zu haben, war das mittlere Management. Dies, damit die direkten Vorgesetzten der Content-Master Unterstützung boten.

Kommunikation inkl. Projektmarketing war sehr wichtig und wurde sehr aktiv betrieben, beispielsweise mit bis zu sechs Posts pro Monat auf einem Projekt-Blog. Dabei wurden die Meinungsmacher bewusst identifiziert und einbezogen. Im Extremfall galt es auch Personen, die gegen das Projekt schossen zu "behandeln". Diese aktive Unterstützung erweiterte sich insb. auch auf die sorgfältige Schulung und Unterstützung von Schlüsselnutzer.

Danke Herr Kübler für die spannenden Einsichten und hier der Download: Nationale Suisse schafft mit SharePoint soziale und Mehr-Werte [pdf, 2,6MB]

Am Donnerstag bin ich vom Verband Frauenunternehmen zum Jourfix Marketing 09 eingeladen, vor 100 angemeldeten Unternehmerinnen über Networking mit Twitter, Facebook und XING zu sprechen. (Post und Handout folgen.) Inhaltlich ist die grösste Herausforderung für mich XING. Obwohl ich diese Applikation schon am längsten von den drein nutze, fehlt mir dabei die Leidenschaft. Es ist wie mit einem zu niedrigen Lohn, dem der Volksmund attestiert:

"Zum Leben zu wenig, zum Sterben zu viel." Ich will die Plattform nicht aufgeben, wegen dem abgebildeten Netzwerk und nutze es nicht intensiv genug, um stichhaltig dafür zu argumentieren. Also fragte ich die Twitterer, wie sie XING nutzen und ich erfuhr es promt.

Job-Suche
Neues aus dem Netzwerk
alternative Verbindungen zwischen Personen
wenig, weil wenig Interaktion
Information über Gesprächspartner vor Terminen
Gelddruckmaschine
mobiles Adressbuch
Headhunter Plattform
Akquisetool
Ideenlieferant
Fach-Gruppen (google streams abonnieren)
Netzwerk u.a. mit Exkollegen
wenig, eil Features sind entkoppelt (wenig Social Media)
Info über Wettbewerber
Geschäftliche Events
Einladungsmanagement
Newsletter (wer war auf meiner Seite)

Herzlichen Dank für Eure Antworten.

Mein Fazit für den Vortrag ist: XING wird seinem Namen (Crossing) gerecht, zeigt Verbindungen zwischen Menschen, man erfährt viel über Personen, es bietet aber zu wenig Interaktion und Dialog. Darum holen viele hier Informationen über Leute, mit denen Sie in Twitter, Facebook und Co. kommunizieren.

Einige sehen in XING aber auch die ultimative Event-Management-Plattform. Für Thorsten Maue ist sie sogar "eine Gelddruckmaschine". Darum hat er auch ein kostenloses E-Book zum Thema geschrieben. Von Joachim Rumohr bekam ich seinen Blog als Tipp falls sich jemand tiefer ans Crossing wagen möchte.

PS. Thommy hat auch 50 ungelesene Mails in XING, genau wie ich ;)

Jennifer Kopf schliesst ihr Fernstudium zur Fachjournalistin an der Freien
Journalistenschule Berlin ab. Mit ihrer Abschlussarbeit nimmt sie sich dem Thema Twitter in der PR an und bat mich via E-Mail um ein Interview. Weil meine Antworten auf ihre Fragen nicht abschliessend sein können, bitte ich Sie und Dich um Mithilfe.

Welche Ziele verfolgen Sie mit dem Twitter-Account?
- Direkte, persönliche Kommunikation, Dialog, Zuhören, lernen, Erfahrungen
- Themenleaderschaft ;) Namics positioniert sich über Know-how

Welche Themen werden von Ihnen getwittert und wer im Unternehmen ist dafür zuständig?
- news, Referenzen, Referate, Termine, Ideen, Menschliches, Erfahrungen
- zuständig für @Namics sind Jürg Stuker (CEO) und ich (Corporate Communicator) und alle Twitterer, deren Inhalt wir retweeten, beantworten oder kommentieren, also Leute, die twittern innerhalb und ausserhalb von Namics. Hier sind übrigens alle Namicsler, die twittern. Eine Meinung zu Twitter von Jürg hier.

Wie schätzen Sie das Potential von Twitter ein?
Ist es nur ein Hype oder wird es die Kommunikationslandschaft revolutionieren?
- Ich glaube, es hat die Kommunikation bereits revolutioniert.

Welche Risiken hat ein Twitter-Account aus Ihrer Sicht?
- Persönlich sehe ich keine Risiken. Manchmal ist jedoch die Schnelligkeit verlockend, Informationen zu früh abzugeben. Passieren Fehler, muss man dazu stehen, aber das gehört zu Social Media generell dazu. Dieses ganze Identitätsklau-Thema ist wohl auch ein Risiko, aber nur wenn man es zulässt (sprich die Identität nicht selbst besetzt) Dazu gibts etliche Tipps bei PR Blogger Klaus Eck

Aus Sicht der PR: muss jedes Unternehmen Twitter als
Kommunikationsmittel ernst nehmen?
- Selbstverständlich, denn dort wird kommuniziert, es gibt keine Corporate Communication (CC) mehr, die ausschliesslich vom Unternehmen heraus stattfindet. Also auch ohne eigenen Account sollten CC Leute monitoren, was über die Firma gesagt wird. Oft wird noch der Multiplikationseffekt bei Twitter übersehen.

Nutzen Sie auch andere Social Media Tools für Ihre PR Arbeit?
(XING, Facebook, Firmen Blog). Ist Social Media fester Bestandteil Ihrer
Kommunikationsstrategie?
- ja, wir bloggen seit 2004, das liegt aber in der Natur unserer Dienstleistung. Ich selbst habe das bloggen als PR Instrument erst später entdeckt ;)
- XING und Facebook eignen sich für unsere PR nicht wirklich, aber wir sind vertreten.
- Hier sind ein paar Referate einer Namics Fachtagung zu Social Media für Unternehmen

Zum Schluss noch ein kleiner Ausblick: Wie können wir uns
die Aufgaben des PR-Verantwortlichen in ein paar Jahren vorstellen?
- Spannender denn je. Sehr selbständig, wir müssen wissen, was im Unternehmen läuft, wir sind keine Durchlauferhitzer (könnten Sie bitte mal die Medien informieren) mehr. Vielmehr stecken wir mittendrin im Dialog, das braucht etwas Mut, Selbstvertrauen und Öffentlichkeit (Fehler werden sichtbar) Zuhören wird unser wichtigstes Instrument, wir können mitarbeiten, das Angebot des Unternehmens besser auf den Markt auszurichten (denn wir erfahren die Bedürfnisse aus 1. Hand.)
- 10 Twitter Geheimtipps aus meiner Praxis, wer's wagen will.

Ich wünsche Ihnen, Frau Kopf, viel Erfolg bei Ihrer Diplomarbeit und (mir) ein paar weitere praktische Tipps, Erfahrungen oder Ideen als Kommentare hier:

Menschen, die für ein Unternehmen arbeiten sind der eigentliche Wert dessen. Die Kommunikation spielt zwischen ihnen eine zentrale Rolle. Ob subtil, gezielt oder geschwiegen, sie hat immer eine Wirkung auf den Erfolg. Facebook ist nur ein Beispiel einer neuen Art zu kommunizieren, die ausserhalb oder eben innerhalb einer Firma stattfindet. Ich finde 10 Gründe, die gegen das aktuelle Blockieren von Facebook in Firmen sprechen:

1. Vertrauen schaffen.
Ein Mensch bringt seine ganze Leistung nur jemandem entgegen, der ihm vertraut.

2. Menschen kommunizeren.
Sie tun dies mit oder ohne Erlaubnis. Beschneidet man dieses Bedürfnis, wandelt es sich in Frust, der an der Kaffeemaschine möglicherweise gegenüber Kunden und im Feierabendvermehrt ausgetauscht wird, bspw. über Facebook.

3. Mitarbeiter prägen die Marke.
Menschen, die einen Teil ihres Lebens für eine Firma aufwenden, haben eine Art Verhälnis zu dieser. Dieses tragen sie als Botschafter nach aussen, im Kundenkontakt, Privatumfeld und heutzutage via Social Media.

4. Gratis Weiterbildung.
Social Media Applikationen sind alltäglich geworden, Menschen lernen sich darin zu bewegen, sich ausztauschen und die Mechanismen der modernen Kommunikation immer besser beherrschen. Eine selbständige Weiterbildung in Sachen Medienkompetenz also.

5. Direkter Kundenkontakt, ganz ohne Marketing.
Wer kennt wen? Spannend wieviele Mitarbeiter über private Wege mit Kunden in Verbindung stehen. Eine Chance der 1:1 Kommunikation.

6. Dichte geknüpfte Netze halten besser.
Jeder Unternehmer weiss, dass das Netzwerk unbezahlbares Kapital ist. Dieses erweitert sich mit jedem neuen Mitarbeiter. In einem Netz spielt die grösse (Hierachie) eines Knotenpunktes keine Rolle. Jeder Knoten macht das Netz dichter und grösser. Wer weiss irgendwann ist ein kleiner Knoten ein grosser und entscheidet dann beim Kunden.

7. Zeit sinnvoll nutzen.
Das Argument der Zeitverschwendung versteh ich nicht. Wenn Mitarbeiter Zeit haben, angenommene 20% ihrer Arbeitszeit in Facebook "zu verschwenden", sind hier grundlegende Überlegungen angebrachter, denn sie werden diese Zeit auch anderswo verschwenden, wenn Facebook blockiert ist.

8. Marketing der Zukunft ist jetzt.
Spezialisten weisen darauf hin, das Unternehmen in Social Media Kommunikation (Zeit) investieren sollten. Weil dort über sie und ihre Marke gesprochen wird. Wenn Mitarbeiter die Mechanismen bereits kennen, kann dies wertvoll für den Start sein.

9. interne Kommunikation, Motivation.
Im Facebook erfahre ich mehr über Mitarbeiter und Kunden. Warum nicht, ein Hobby eines Menschens nutzen, um ihm mit einem persönlichen Geschenk zu danken?

10. Vertrauen schaffen
Ich weiss, das hab ich schon gesagt. Aber Vertrauen hat doppeltes Gewicht für den Erfolg, denn es kommt immer zurück.

Was meinen Sie und Du, wie sind Ihre/Deine Erfahrungen mit freiem oder blockiertem Facebook im Geschäft? Eine Meinung fürs Blockieren z.B. von Leumund

PS: Übrigens bin ich überzeugt, dass sich Privat- und Berufsleben in den nächsten Jahren mehr vermischen wird. Die klare Trennung, die man beispielsweise in Deutschland pflegt, wird dank Social Media aufgeweicht. Aber das ist ein anderes Thema.

Ich bin ein grosser Fan vom neuen Namics-Logo. Nicht nur, weil es die Dynamik bei Namics abbildet, so vielfältig anwendbar ist und viel Buzz generiert. Vorallem aber auch weil es durch viele technische Aspekte getrieben wird.

Ab heute kann man die Namics Wortmarke dank einem kleinen Freizeitprojekt auch über das iPhone füttern.

Auch ihr könnt für Namics Impulse setzen! Wir freuen uns auf eure Vorschläge für das Namics Logo. Vielleicht gibt's dann nochmal neue T-Shirts, wer weiss...

Ein Fachevent zu Marketingzwecken war immer schon ein Event zum

bestehende Kunden einladen
neue Kunden gewinnen
Kontakte pflegen
Menschen einander vorstellen
Wissen vermitteln
lernen und zuhören
Akquise betreiben
Essen und Smalltalken
Wettbewerber begrüssen (wirklich?)

alles normal. Und sowas wird heute in Social Media Applikationen live abgebildet. Teilnehmer twittern oder bloggen über die Veranstaltung, geben Zitate weiter. Bilder werden publiziert. Weitere Interessierte, Kritiker, Freunde erfahren von Dialogen, an denen sie nicht mehr persönlich teilnehmen müssen. Sie können nur das Essen nicht schmecken, die Atmosphäre und die Stimmung der Leute fehlt auch.

Die Türen sind offen, für jeden der sich zumindest in Twitter bewegt und da ja Social Media die Realität nur abbildet (und auch Kommunikation optimiert), frag ich mich, wie mach ichs denn nun in der Realität richtig?

Soll ich zu so einem Event via Social Media einladen oder nicht. "Natürlich" sagt meine innere Stimme. "Macht es Sinn?" die Nachfrage einiger Kollegen? Als sich spätestens ein Mitbewerber anmeldet, bin auch ich und meine innere Stimme nicht mehr soo sicher. Was tun? Wie weit öffne ich die Türen? Mir gehts nicht um das Wissen teilen, vielmehr um die Kunden-Pflege und Akquise vor Ort.

Wie gehen Sie und Du damit um?
Gibt es evtl. kulturelle Unterschiede in Deutschland und der Schweiz?
Hat jemand Erfahrungen damit?

Ich freu mich auf Meinungen, Ideen oder Erfahrungen, denn die nächste E-Commerce Fachtagung in Frankfurt steht schon an.

Im Januar haben wir versuchsweise Yammer bei uns eingeführt. Yann, Jonathan und das interne Microblogging selbst haben mich schnell überzeugt. Endlich konnte ich

- erfahren was in den Projekten läuft
- schnell einen Experten oder
- eine Idee finden und
- über Markomaktivitäten intern informieren
- und leider später sehen, wer was zu mittag ist (Spamattacke)

Im Gegensatz zu unserem Wikibasierten Intranet sollte die Schwelle für kurzlebige Informationen niedriger sein und anfangs nutzten gefühlte 20% der Leute den Kanal. Leider gab es im März eine erfolgreiche Spamattacke, aus mir unerklärlichen Gründen, die viele User vergraulte.
Wir experimentierten auch während eines Gastvortrages mit dem Bloggingtool für Fragen, Meinungen und Zusatzinfos, befanden das Vorgehen als ungeeignet.

Neben Skype, Wiki, Blogs, den Kaffeemaschinen und Mail kühlte der Yammerdraht in den letzten Wochen zusehens ab. Nur 10% nutzen es noch. (Danke Wolf-Christian für die Zahl.)

Seit ein paar Monaten nutzen wir gleichzeitig für unsere PR den externen Microbloggingdienst Twitter. Publizieren dort Corporate News, Referate, Artikel und tauschen uns mit externen Leuten aus. Namicsler die möchten, sehen dort, was an Projekten und Aktionen läuft. Klar, immer nur die, die wir kommunizieren dürfen. Wird jetzt aus externer Kommunikation auch interne? mal sehn, aus einem Teil vielleicht.

Ich verliebte mich jedenfalls mehr in Twitter und ersetzte klammheimlich Yammer, stahl mich dort davon. Drum jetzt mein öffentliches Bekenntnis: Bye bye Yammer, hello Twitter.

Bild: interne Mini-Posts via Yammer (Achtung Ironie bei Henning alias @core)

sorry Yann (@yannwanner) und Jonathan (@jriegel)

Vor zwei Jahren hab ichs zum erstenmal an die EMEX in Zürich geschafft. Ein wenig enttäuscht vom Gesamtkonzept, das ich nicht verstand und doch fasziniert von den kleinen und grossen Ideen der Referenten und Aussteller. Ich ging, beladen mit Drucksachen und dem Gedanken:

Web 2.0 und Namics gehören dort hin.

Dieses Jahr startete das EMEX Team sichtlich durch. Die Marketingmesse hat einen Webauftritt, wo ich endlich finde, was ich suche, aktiviert eine Facebook- und eine XING-Gruppe . Ewa Ming twittert (#emex09) und Karsten Füllhaas (@kfuellhaas) bloggt im Auftrag live von der EMEX. Eine Marketingplattform zeigt den Mut, neue Wege zu gehen, nicht perfekt sein zu wollen. Aussteller und Aussenstehende bestimmen die Kommunikation mit.

Ich mag die "neue" EMEX.

Wohl nicht nur deshalb ;) zeigen wir vom 25.-27.8.09 in der Messehalle und auf den Rednerbühnen unsere Marketingafinität und die vielen Dimensionen des Internets. Referate wie: Raus aus dem Funkloch und Online-Erfolgsmessung bei oswald.ch zeigen jede Menge Praxis. Jürg Stuker spricht am CEO Tag über Ethische Werte in Stürmischen Märkten.

Unsere (wie ich finde) charmante Einladungskarte zeigt unseren Stand in 3D, so wie er live aussehen soll. So finden Sie und Du uns sicher.

Weil ich leider nicht da bin, hoffe ich auf viele Leute, die mehrdimensional kommunizieren ;)

Mein Besuchertipp: Ich würde mir nicht entgehen lassen, einen Beratungsgutschein (sogar mit Durchschlag) wie in alten Zeiten mitzunehmen.
Den vergeben wir (nach persönlichem Gespräch) am besagten Stand 4.133. Keine Sorge, wir arbeiten jetzt nicht nur für Gutscheine ;)

PS: Ich fänds übrigens klasse, bald mehr Web 2.0 im Schweizer und Deutschen Marketingumfeld zu erleben.

Geheim ist es ja nicht, aber für manchen Kommunikations-Verantwortlichen wohl etwas unheimlich. Ich höre manchmal Fragen oder Bedenken über Twitter für die Corporate Communications. Drum hab ich diese und meine PR Erfahrungen mal in 10 Twitter Tipps zusammen gefasst:

1. Die Leute schreiben was sie Essen.
So einen Tweet sehe ich selten. Für mich ist das ok, ich erfahre etwas Persönliches von einem Menschen.

2. Ich erreiche meine Zielgruppe nicht.
Das ist eine alte Denke, meine Zielgruppe liest dies und jenes. Haben wir früher gewusst, was sie liest? Heute kann ich via Twitter klare Interessengruppen erkennen. Ich kann ein Thema mit einem Tag belegen und sehe, wer das Thema aufnimmt.

Es geht ausserdem ums Netzwerken, Empfehlungen. Anfangs kann ich meine Zielgruppe nicht erkennen, sie wird sich aber formieren und sichtbarer über die Zeit. Da wir Public (!) Relations betreiben gehe ich davon aus, dass jeder meine Information wert ist.

Die persönlichen Netzwerke und Interessen von jedem Twitterer sind öffentlich sichtbar. Ich glaube wir waren nie näher an der Zielgruppe dran. Lesetipp: Twitter a Corporate Communication Tool von Bernie Borges

3. Die Qualität der Kommunikation leidet. Diese Aussage verstehe ich nicht.

4. Mich interessiert nicht was die Follower schreiben
Hier lohnt sich ein Kurs in Konversation bzw. Zuhören. Mich interessiert, was die Welt bewegt und meine potenziellen Kunden.

5. In 140 Zeichen bekomme ich keinen guten Inhalt
Das stimmt bedingt. Falls ja, kann man verlinken und mit Bildern sprechen. Vorsicht mit Werbeaussagen, das ist kein Kommunikationsinhalt für mich.

6. Wie kann ich steuern, dass die Leute das Richtige sagen?
Gar nicht. Ehrliche offene Kommunikation ist ein absolutes Must, auch bei Fehlern.

7. Ich möchte nicht persönlich sichtbar werden
Das sollte in der Öffentlichkeits(!)arbeit keine Frage sein. Ich finde es schön, zu wissen, wer kommuniziert. Gesichter und Namen, Menschen mit Stärken und Fehlern sind glaubwürdige Botschafter. Offenheit entsteht, wenn ich selbst etwas Persönliches preisgebe. Sozialkompetenz wird sichtbar.

8. Wer sollte corporate twittern?
Das hängt vom Unternehmen ab. Der PR-Verantwortliche, der CEO oder ein Mitarbeiter, der bereits Twitter-Erfahrung hat. Ausserdem können weitere twitternde Mitarbeiter motiviert werden, auch zur Weiterverbreitung.

9. Mein Clippingdienst findet Tweets (Twitter-Nachrichten) nicht
Das wird sich ändern und ist teils schon so. Ich schwör auf eine Kombination aus Google Alerts, Technorati, dabei sein, eigener Recherche mit RSS Feeds und Twilert. Mit Blogbridge hab ich mich noch nicht angefreundet, viele meiner Namics-Kollegen liebens aber. Tägliches Monitoren muss sein.

10. Wie komme ich an mehr Follower?
Es gibt unzählige Angebote, wie man mehr Follower bekommt. Ich setze auf organisches Wachstum, bspw. Empfehlungen oder Twitterer, mit guten Inhalten, die mir über Andere auffallen und solche, die Namics erwähnen (auf den @Button klicken). Wenn jemand uns folgt, dann tu ich das auch. Das ist nicht nur höflich sondern bringt auch weitere Netzwerke. Journalisten sind übrigens auch stark vertreten.

Was sind Eure und Ihre Erfahrungen? Andere Meinungen?

PS. Natürlich liest nicht jeder ständig alle Tweets, deshalb kann man sparsam und mit anderem Wortlaut eine Info auch mal zeitversetzt wiederholen. Bitte aber nicht spämen. Ich empfehle: jetzt gleich den eigenen Firmennamen im Twitter reservieren, bevor er vergeben ist ;)

Gelegentlich diskutiere ich mit ausgewachsenen Marketiers und werde ertappt.
Irgendwann hat Jemand (?) behauptet, dass Public Relations (PR) und Corporate Communications ein Bestandteil des Marketings sind. Inzwischen sag ich es selbstbewusster: Diese Theorie ist mir egal. Marketing und PR führen eine moderne Beziehung. Jeder ist mündig und selbstbewusst mit gemeinsamen Ziel:

zufriedene Kunden.

In Social Media Zeiten wird der Unterschied der Beiden recht deutlich. Es wird diskutiert, ob Marketingkampagnen in Facebook funktionieren oder nicht? Nutzt dieses oder jenes Unternehmen Social Media richtig? Wie steuert man Public Relations in den Netzwerken? Gute und schlechte Beispiele entstehen.

Bild: tanzendes Paar. Quelle http://www.flickr.com/photos/admiral_von_schneyder/

Ich sehe die Unterschiede so:

Marketing:
Es stellt das Unternehmen/Produkte optimal dar, ist mal spielerisch mal strategisch, mehrstufig, investiert, lädt ein und fordert auf, immer mit dem Ziel, dem Kunden, im Visier. Inhalte dürfen hier werberisch sein. Es gibt schier unendlich viele Kanäle und Kombinationen.

Kommunikation:
Sie will sich austauschen. Den Dialog kann der Mitteilungs- und hoffentlich Zuhör-Bedürftige dank Social Media endlich direkt führen, anderen Gesprächen lauschen, ohne Umwege wie z.B. die Presse. Ein Unternehmen erfährt Neues mit unschätzbarem Wert über seine Kunden und andere Zielgruppenund und kann direkt informieren. Inhalte sind hier möglichst nutzbar, real und ungeschminkt, zeitabhängig, schnell. Dank Web 2.0 auch spontan, diskutierbar und persönlich.

Gehören die Beiden im Social Web zusammen?

Das kommt darauf an: Möchte man wissen, was Kunden, Aktionäre, potenzielle und Unbeteiligte zu sagen haben? Dient es dem Ziel, dann lohnt es sich, am sozialen Web teilzunehmen. Ob Marketing-Kampagnen im Facebook nerven oder nicht, liegt allein im Auge des Empfängers, und mit diesen Augen können wir jetzt öffentlich lernen zu sehen und verstehen, dass 1:1 Werbeaussagen beispeilsweise im Twitter nicht funktionieren.

Die beiden Verliebten müssen also ihre Stärken ausbauen und zusammen überlegen, kombinieren, sich ergänzen lernen und korrigieren. Hauptsache sie stehen zu ihrer grossen Liebe: dem Kunden (ups oder wars das Marketing)...

Die Medienarbeit ist erschüttert. Ganze Redaktionen, wie IT-Reseller, werden entlassen und die Bleibenden sollen die Website besser be-texten. Der Auftrag: Das Printmedium webfähig zu machen und Umsätze erzielen.

Auf der anderen Seite sitzen PR Verantwortliche, denen die langjährigen Instrumente und Kanäle wegbrechen, weil die Kontaktperson beim Magazin bspw. nicht mehr da ist, oder der Verlag auf bezahlte Werbung drängt (drängen muss) und weniger redaktionellen Platz hat.

Hier liegt glaube ich der Fehler in der Überlegung. Beide Kommunikationsprofis (PR-Mensch und Journalist) gehen von Kanälen aus, die fix definiert sind, man kennt etwa die Leserstrukturen, Auflagenstärke und Instrumente. Meistens war klar, welche Nachricht für welchen Kanal geeignet ist, und man hoffte auf PR Seite auf

..... .eine Top-Nachricht oder journalistisches Erbarmen.

Wenn etwas zerstört wird, wie zur Zeit auch etablierte Medien, (Bsp. e Tagesanzeiger) entsteht immer etwas Neues. Hier ist es Social Media, die die Medienlandschaft revolutioniert.
Beide Berufsgruppen müssen umdenken: Keine Kanäle, Hierarchien und reine "Geschäfts"-Beziehungen mehr. Sondern Sozialkompetenz. Bewege ich mich als PR-Verantwortlicher oder Journalist in einem sozialen Netzwerk im Internet, bin ich zuerst mal ich selbst, ein Mensch, der andere Menschen kennt, kennenlernt, ihnen zuhört und etwas erzählt. Bestenfalls trete ich mit meinem richtigen Namen und Gesicht auf. Ich lese nicht gern von „xy-kugi-38" mit einer Grafik statt Gesicht ausser er heisst Notschokolade ;)

Bild: Menschen sprechen mit Menschen.

Und hier liegt der zweite Stolperstein.

Selbstverständlich platziere ich hier weder eine offizielle Medienmitteilung noch einen Artikel aus der Retorte. Menschen erwarten Persönliches, Ehrlichkeit, wollen vertrauen und vorallem Fehler sehn, zum Lernen. Deshalb brauche ich Sozialkompetenz. Diese wird beispielsweise in Facebook oder Twitter öffentlicher sichtbar und ohne diese werde ich hier nicht als Inhaltslieferant (als Zuhörer evtl. schon ;) akzeptiert. So entstehen Spamer. Ich bemerkte zur Zeit einen anstrengenden Anstieg im Twitter eben solcher.

Wichtig: diese Kommunikation funktioniert auch zeitversetzt. Eine Nachricht kann ich zeitlich unbestimmt im Internet kommentieren und weiterleiten. Der Multiplikationseffekt hängt einzig vom Inhalt, Glaubwürdigkeit und von meiner Vernetzung und der Vernetzung meiner Vernetzten ab. Der Wahrheitsgehalt wird von vielen weiteren Menschen ergänzt, widerlegt oder in Frage gestellt und zwar von bisher vermeintlich „Unbeteiligten". Dazu muss ich (gerade)stehen können.

Gestern dazu ein missglücktes PR-Beispiel bei Müller Martini. Eine ehrliche Antwort wäre meiner Meinung nach clever und sozial gewesen.

Pressesprecher und auch Medienschaffende sollten ihre ethischen Werte kultivieren und ihre sozialen Netze online nutzen und ausbauen, unabhängig von Kategorisierungen wie „diesen Mensch brauch ich und diesen nicht - das ist nicht die Zielgruppe".

Dazu brauchts Sozialkompetenz und gute Inhalte und natürllich einen social Media Newsroom (aber das ist ein anderes Thema), wie Klaus Eck hervorragend aufführt.

In ein paar Minuten spreche ich am Intranet SUMMIT 2009 (in Bad Homburg) über "Mehr-Werte durch die Öffnung der Unternehmenskommunikation." Als Fallstudie nutze ich Namics selbst und schlüpfe damit in die Rolle des Geschäftsführer.

Für mich ist es Fakt, dass sich die Kommunikation zwischen Menschen verändert hat und dass der Einfluss auf Firmen (aber auch der zu erzielende Nutzen) SEHR gross ist. Anderen nennen es Mitarbeiter 2.0 für mich ist es der Umgang zwischen Menschen. Zwei Fallstudien: Die Backchannel-Diskussion beim Vortrag von Norbert Bloz bei Namics und das Etablieren eines Standards. "Per Zufall" dazu gekommen, ist ein Brainstorming im Intranet, bei welchem Chris gestern innert 2 Stunden 15% aller Menschen bei Namics erreicht hat. Genial!

Hier die (dünne) Präsi... der Inhalt kommt hoffentlich in der Diskussion und die Demos mach ich live (wenn das WLan denn will): Mehr-Werte durch die Öffnung der Unternehmenskommunikation [pdf, 1,7MB]

Waren das noch Zeiten, wo ich einen Pressespiegel auf Papier hatte. Da hatte ich alle (!)Clippings und später als pdf mit Links. Ins Schleudern kam ich vor einigen Jahren, weil plötzlich etliche Blogposts hinzu kamen und Argus nicht mehr alles fand. Was tun mit den Online Erwähnungen? Nehm ich sie rein oder nicht. Hab mich dann für Nicht entschieden. Das Internet merkt sichs ja für mich.

Gerade stell ich ein paar Highligts, Clippings, Bilder und Hintergrundinfos zu unserer neuen Wortmarke und vorallem die unglaubliche Twitter-Power für unsere Kunden und Partner zusammen, und stelle mal wieder fest: Es ist unmöglich alle Clippings rein zu packen. Weil die Communities einen wesentlich höheren Anteil an der Kommunikation haben als klassische Medien (blöder Begriff, muss mir mal nen neuen überlegen). Und jeder, ob intern oder extern zu unserer Kommunikation beiträgt (beitragen kann).

Nun, für Twitter hab ichs versucht. Twitter Suche is pfutsch. Aber Google findet die Wortmarken-Tweets auch.

Hier ein Ausschnitt der Tweets.

Danke Euch Twitterern für die wirklich gigantische Corporate Communication für unser neues CD.

Social Media verändert nicht nur die Kanäle der Unternehmenskommunikation, sondern definiert die PR-Arbeit komplett neu. Mitarbeiter und ehemalige, Kunden, Aktionäre und Unbeteiligte prägen in Blogs und Netzwerken die Kommunikation über ein Unternehmen. Die neue Offenheit und Öffentlichkeit fordert ein Umdenken bereits bei der internen Kommunikation, um effizient nach aussen zu kommunizieren.

Gestern hab ich beim Berufsregister Schweizerische PR Gesellschaft über Web 2.0 in der PR-Arbeit gesprochen. Neben Peter Hogenkamp, Marcel Bernet und Markus M. Müller erzählte ich von meinen Erfahrungen mit Social Media in der PR Arbeit bei Namics.

Mein Aussage war interne Kommunikation wird externe - statt umgekehrt . Menschen kommunizieren sowieso, und gut informierte Mitarbeiter tun dies besser, sie werden Teil der Corporate Communication (nicht instrumentalisiert sondern selbständig). Nicht alle Teilnehmer fanden das auf Anhieb ok, umso spanneder, dass in den anschliessenden Workshops tolle Ideen sogar für eine öffentliche Verwaltung entstanden sind.

Für mich macht das Sinn:- Mitarbeiter kommunikativ intern und extern einbeziehen,
- Die Vernetzung und Kommunikation von Kollegen, die ohnehin stattfindet, nutzen (geniessen)
- PR-Leute werden von Verteilern selbst zu Publizisten
- Überdenken der Mediendefinition
- Ein Blog ist ein Medium (Gewichtung, Aktualität, Dialog)
- Social Media Inhalte leben länger und verteilen sich
- Weg von Kanälen hin zu Netzwerk-Denken, ok das braucht ein wenig Abenteuerlust

Danke an Thomas Maurer vom SRPG für die Einladung. Mir hats Spass gemacht mit Berufskollegen über Ansätze auch für andere Branchen zu tüfteln. Und jetzt bin ich gespannt, wen ich von den Teilnehmern heute im Twitter und Co. treffe.

Web 2.0 als Katalysator der Unternehmenskommunikation [pdf, 1,3MB]

Teil 4 der Blog-Reihe über Collaboration-Software

Wenn man auf der Suche nach einer Kollaborations-Plattform ist, wird man unumgänglich über den Microsoft Office SharePoint Server 2007 (nachfolgend MOSS) stolpern. MOSS bietet zwar CMS-Funktionalitäten, ist aber trotzdem eine Portalengine mit Focus auf Kollaboration. D.h. der Schwerpunkt liegt bei Funktionen zur Dokumentenverwaltung und Workflow-Optimierung bzw. Unterstützung der Zusammenarbeit.

MOSS basiert auf den Serverprodukten Windows Server 2003/2008 und MS SQL Server 2003/2008. Der Bezug von MOSS-Lizenzen ist (gemäss der Strategie von Microsoft) über die Microsoft Partner abzuwickeln.

Mit MOSS kann eine Plattform für den Austausch von Informationen, die Zusammenarbeit von Gruppen und Teams sowie der Steuerung von Prozessen zur Verfügung gestellt werden. Autoren überprüfen und veröffentlichen Dokumente, erfassen und teilen Wissen und wickeln ihre tägliche Arbeit prozessgesteuert durch Workflows ab. Zudem sind diverse Module enthalten, die man in wenigen Schritten konfigurieren kann, um einem Team oder einer Abteilung ein eigenes Portal zu schaffen. Nicht immer können mit den Standard-Funktionen alle Anforderungen abgedeckt werden, in diesem Falle kommt man nicht um die Eigenentwicklung von WebParts oder Workflows.

Die nachfolgende Auflistung stellt einen Auszug der Collaboration-Features von MOSS dar:

• Zahlreiche Collaborations-Webparts zur Darstellung von Informationen
• Dokumentenbibliotheks-Funktionalität (Workflow, Versionierung, Archivierung, Dokumenttypen usw.)
• Outlook-Integration
• Darstellung von aktuellen Informationen durch RSS und Benachrichtigungen
• Wiki und Blog Sites
• Diskussionen und Umfragen
• Windows Workflow Integration mit InfoPath entworfenen Formularen
• Persönliche Site - personalisierte Oberfläche mit E-Mail-Integration

Eine der Stärken von MOSS ist die nahtlose Integration der Microsoft Office-Produkte. Es können beispielsweise die Metadaten eines Office-Dokuments über einen vordefinierten Inhaltstypen gesteuert werden. Die Verbindung zwischen Outlook und SharePoint verbessert die Transparenz von Kollaborations-Prozessen. Ein Beispiel hierfür ist das Erstellen eines Meeting-Workspaces direkt beim Versenden der Meeting-Einladung per Outlook.

Microsoft bietet zusätzlich zu den Standard-Templates sogenannte Application-Templates zur Abbildung verschiedenster Geschäftsbereiche. So gibt es beispielsweise Templates für Projektmanagement, Verwaltung von Kursen, Kontaktmanagement etc. um nur wenige von insgesamt 40 Vorlagen zu nennen. Jedes Template nutzt die out-of-the-box Funktionalitäten von MOSS und kann mit wenigen Schritten installiert und konfiguriert werden. Die Liste der Application-Templates ist auf der Microsoft Website einzusehen.

Weitere Beiträge zum Thema SharePoint sind in unserem namics-SharePoint-Blog zu finden.

Microsoft SharePoint Server 2007

Teil 1 der Serie: Alfresco Share
Teil 2 der Serie: Oracle Beehive
Teil 3 der Serie: Lotus Quickr

So läufts richtig.

Gerade bekomme ich eine Anfrage nach der Accessibility Studie. Frau Anne-Friederike Wilhelm, Redaktorin bei der Werbewoche, schreibt übers Thema. Ich telefoniere mit ihr. Weil ich die Studie nicht gleich finde (jaa, ich stehe auf der Leitung) yammer (twitter für intern) ich schnell, ob mir jemand helfen kann. Hab das Ding 2 Sekunden später. Danke David.

Promt bediene ich Frau Wilhelm (Schnelligkeit und Inhalte lieben Journalisten bekanntlich) und kann noch mehr liefern. Weil zufällig morgen das Europäische Accessibility Forum in Frankfurt statt findet. Für Journis hab ich ein paar Hintergrundinfos zu den Top-Referenten.

Jetzt hab ich einen Stein im Brett bei Frau Wilhelm und demnächst treffen wir uns für ein anderes Fachthema für die Werbewoche. Das verrate ich noch nicht.

Teil 3 der Blog-Reihe über Collaboration-Software

Lotus Quickr, das Collaboration-Add-On für Lotus Notes und Sametime, ist aus Lotus Quickplace hervorgegangen und beinhaltet Module für Projekträume, Dokumentenmanagement, Projektmanagement sowie für die Integration in MS Office.

Obwohl fast alle Funktionen von Lotus Quickr via Web-Interface angesprochen werden können (zusätzlich dazu nistet sich Quickr im Lotus Notes-Sidebar ein), funktioniert Quickr nur in Verbindung mit einer Lotus Notes- bzw. Lotus Sametime-Installation (das stimmt so nicht und ist ein Recherchefehler meinerseits. Mehr Infos unten in den Kommentaren). Insofern können auch Unternehmen, die nicht auf Notes und Co. setzen von Quickr profitieren.

Grundelement von Lotus Quickr ist ein "Place", also ein Projektraum, der aus den Tools: Dokumenten-Library, Diskussionsforum, Kalender und Tasks besteht.

Kommunikation/Koordination
Da Quickr auf Lotus Notes bzw. Lotus Sametime von IBM aufsetzt, ist keine eigenständige Lösung für E-Mail bzw. Instant Messaging vonnöten. Analog verhält es sich mit der Kalender-Funktion, welche ja bereits in Lotus Notes enthalten ist. Zusätzlich zum Notes-Kalender existiert auf Ebene Place ein einfacher Team-Kalender - die dort erstellten Termine werden aber nicht in den "nativen" Notes-Kalender gepusht (was übrigens auch für die im Projektmanagement erstellten Tasks gilt).

Die Projektmanagement-Funktion ist eher einfach gehalten: man kann Tasks mit einem Start- und Enddatum versehen und sie Teammitgliedern zuweisen. Komplexere Ansichten (z.B. Gantt-Diagramme) oder verschiedene Sortier-Möglichkeiten existieren leider nicht.

Kooperation
Via Sametime ist es möglich, Web-Konferenzen mit Desktop-/Applikations-Sharing sowie digitalen Whiteboards abzuhalten. Dieses Feature funktioniert mit zwei bis drei Teilnehmern recht gut und kann auch in einem produktiven Umfeld eingesetzt werden.

Dokumentenmanagement
In Sachen Dokumentenmanagement ist Lotus Quickr ziemlich ausgereift. Dokumente können an verschiedenen Orten ein- bzw. ausgecheckt werden: im Web-Interface, innerhalb von Lotus Notes, im Windows Explorer oder gleich direkt in MS Office. Den einzigen Schwachpunkt findet sich bei der Versionierung - diese wollte im Test überhaupt nicht klappen.

Information Sharing
Innerhalb von Lotus Quickr ist es möglich, Diskussionsforen, Blogs und Wikis zu erstellen - die letzten beiden können jedoch nicht innerhalb eines bestehenden Team-Place, sondern nur in einem eigenen Place eingerichtet werden.

Sonstiges
Die eingebaute Suchfunktion ist eher enttäsuchend und läuft leider nicht Place-übergreifend.

Für rund CHF 113.- pro User-Lizenz bietet IBM zwar ausgereifte Dokumentenmanagement-Funktionen und eine tolle Office-Integration, Web 2.0-Stimmung (wie von IBM behauptet) kommt bei Quickr jedoch keine auf. Für Unternehmen, die bereits mit Lotus Notes arbeiten, dürfte Quickr aber dennoch eine interessante Lösung sein, um auf den Collaboration-Zug aufzuspringen.

Lotus Quickr

Teil 1 der Serie: Alfresco Share
Teil 2 der Serie: Oracle Beehive

Teil 2 der Blog-Reihe über Collaboration-Software

Beehive ist seit Herbst 2008 verfügbar und stellt den Nachfolger der Oracle Collaboration Suite dar. Kernstück dieser Collaboration-Lösung ist der Beehive Server, welcher mit verschiedenen Clients (Outlook, Zimbra, Thunderbird, Trillian ...) zusammenarbeitet. Insofern ist der Ansatz anders als bei vergleichbaren Collaboration-Lösungen, welche auf ein Client-Server-Modell setzen.

Der Beehive-Server läuft sowohl auf Windows- als auch auf Unix/Linux-Rechnern und ist auf eine Oracle-Datenbank (mindestens Version 10g) aufgesetzt. Auf der Clientseite existieren keine speziellen Systemanforderungen - es muss einfach ein Client nach Wahl (eine Liste der unterstützten Clients findet sich bei Oracle) laufen.

Kommunikation/Koordination
Sowoh E-Mail als auch Instant Messaging sind in Beehive integriert und funktionieren tadellos. Das Problem besteht jedoch nur darin, dass zwei verschiedene Clients vonnöten sind: beispielsweise Outlook für E-Mail und für den IM-DIenst Pidgin, Trillian oder alle anderen Applikationen, die XMPP unterstützen.

Auch Calendaring ist kein Problem und klappt via Outlook, Zimbra oder Mozilla (Sunbird bzw. Lightning) sehr gut. Schade ist dafür, dass Beehive "out of the box" über keine Projektmanagement-Tools verfügt. Die Möglichkeit, Tasks mit einer Deadline versehen und bestimmten Mitarbeitern zuweisen zu können, wäre im Collaboration-Kontext sicherlich keine schlechte Sache.

Kooperation
Desktop- und Application-Sharing wäre mit einer Applikation von Oracle möglich, kann aber in der Online-Evaluations-Version nicht getestet werden.

Dokumentenmanagement
Kernelement von Beehive bilden Workspaces, in welchen Dokumente abgespeichert und so anderen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden können. Auf diese Workspaces greift man via Outlook oder Web-Interface zu - eine Integration ins MS Office gibt es jedoch nicht. Dafür existiert innerhalb von Outlook eine ausgereifte Vorschau-Funktion für Dokumente.

Prinzipiell ist es möglich, Dokumente ein- bzw. auszuchecken, die Funktion ist aber nicht wirklich ausgereift und wirkt noch ziemlich buggy.

Information Sharing
Blogs, Wikis, Diskussionsforen etc. gibt es in Beehive nicht. Dafür besteht die Möglichkeit, innerhalb eines Workspace Notizen zu posten.

Der Ansatz, die Collaboration-Funktionalität primär über den Server zur Verfügung zu stellen und den Usern so die Möglichkeit zu geben, einen Client ihrer Wahl zu verwenden, ist (vor allem für Firmen, die ihren Mitarbeitern grösstmögliche Flexibilität geben wollen) spannend. Die Durchschnitts-Unternehmung wird es im Normalfall jedoch vorziehen, alle Lösungen "aus einer Hand" zu erhalten, um so Support- und Schulungskosten klein zu halten und um die Stabilität des Systems zu gewährleisten.

Nüchtern betrachtet, bezahlt man die $120 pro User, die Oracle verlangt, fast ausschliesslich für die Dokumentenmanagement-Funktion, da man die anderen Features (E-Mail, IM, Calendaring...) auch ohne Beehive mit den Freeware/Open-Source-Clients bei sich implementieren könnte. Insofern stellt sich die Frage, ob man diesen Betrag für ein nicht schlechtes, aber auch nicht wirklich tolles DM-System ausgeben will. Andererseits wird Beehive durch die sehr gute Integration in Outlook zu einem direkten MOSS-Konkurrenten, lässt den Usern aber mehr Freiheit als bei einer MOSS-Integration.

Insofern wird es sich mit der Zeit zeigen, ob sich Oracle mit Beehive ein Stück des Collaboration-Kuchens abschneiden kann (glaubt man den Analysten von Gartner, wird dies so bald nicht der Fall sein). Zur Zeit kann Beehive sicherlich noch nicht mit MOSS mithalten, in einem halben Jahr könnte dies aber auch schon wieder etwas anders aussehen.

Oracle Beehive
Beehive Online Trial

Teil 1 der Serie: Alfresco Share

Teil 1 der Blog-Reihe über Collaboration-Software

Alfresco - die Open Source-ECM-Suite mit dem wohlklingendem Namen existiert seit 2005 und hat sich vor allem durch die ausgereiften Dokumentenmanagement-Funktionen einen Namen gemacht. Seit 2008 bietet Alfresco unter dem Label "Share" eine Collaboration-Lösung an, welche sich als Open Source-Alternative zu Sharepoint positioniert. Doch hält die Open Source-Software auch was sie verspricht?

Alfresco Share läuft serverseitig innerhalb von Apache Tomcat und greift auf eine MySQL- oder MS-SQL-Datenbank zu (andere Datenbanksysteme werden auch unterstützt). Insofern kann die Software problemlos sowohl auf Windows- als auch auf Linux- oder sogar Mac-Servern installiert (dauert bloss 10 Minuten, dann ist das System "up & running") und betrieben werden. Die User greifen dann via Browser ihrer Wahl auf die Collaboration-Lösung zu, womit keine spezielle Client-Software notwendig ist.

Kernelement von Alfresco Share sind Team- bzw. Projekträume ("Site" genannt), in welchen die Funktionen Dokumentenmanagement, Kalender, Blog, Wiki und Diskussionsforum den Site-Mitgliedern zur Verfügung stehen. Grösste Schwachstelle dieser Sites ist sicherlich, dass sie nicht archiviert oder abgeschlossen werden können. Insofern kann das System mit der Zeit, wenn man bei einigen Projekten mitgemacht hat, ziemlich unübersichtlich werden. Im täglichen Gebrauch zeigen sich die Stärken und Schwächen von Alfresco Share ziemlich schnell. Um dem ganzen eine gewisse Struktur zu geben, gliedern wir unseren "Testbericht" anhand der folgenden Themen: Kommunikation/Koordination, Kooperation, Dokumentenmanagement und Information Sharing.

Kommunikation/Koordination
In Alfresco Share ist keine E-Mail- oder Instant Messaging-Funktion enthalten, man muss also via Drittsystemen mit den anderen Teammitgliedern kommunizieren. Im Bereich der Koordination stehen ein ganz einfach gestalteter Kalender, sowie simple Workflows zwecks Projektmanagement (erweiterbar via jBPM) zur Verfügung. Beim Kalender ist es aber "out of the box nicht möglich", nur bestimmte Personen zu einem Termin einzuladen (eine Einladung geht automatisch an alle Mitglieder einer Site) oder deren Verfügbarkeit zu überprüfen und auch der Zugriff auf Ressourcen (Räume, Equipment, etc.) ist nicht gegeben. Insofern offenbart sich hier bereits eine grosse Schwäche. In einem Business-Kontext ist eine brauchbare Kalender-Funktion einfach ein must-have.

Kooperation
Moderne Tools, welche die Kooperation zwischen mehreren Mitarbeitern unterstützen würden, wie zum Beispiel Desktop- bzw. Application Sharing oder Projekt Whiteboards existieren in Alfresco Share leider keine. Hier muss man entweder auf das Diskussionsforum oder auf Drittanwendungen zurückgreifen.

Dokumentenmanagement
In diesem Bereich kann Alfresco Share punkten (was in Anbetracht dessen, dass sich ein Grossteil des Managements von Alfresco aus ehemaligen Mitarbeitern von Documentum, Interwoven und OpenText besteht, keine grosse Überraschung ist), denn die Dokumentenmanagement-Funktionalität ist wirklich sehr ausgereift. Das Ein- und Auschecken von Dokumenten aller Art funktioniert reibungslos und Versionierung ist für Alfresco Share auch kein Fremdwort. Durch das Add-On "MyAlfresco" wäre sogar die Integration von Alfresco Share in MS Office gegeben, im Test wollte dies aber einfach nicht funktionieren.

Information Sharing
In diesem Bereich wartet Alfresco Share mit drei Tools auf: Wikis, Blogs und Diskussionsforen. Der Funktionsumfang ist jedoch bei allen Lösungen sehr beschränkt. So kommt beispielsweise bloss das Wiki mit Bildern klar und die Übersichtlichkeit ist auch nicht gerade berauschend.

Sonstiges
Alfresco Share wird "von Haus aus" in Englisch ausgeliefert - mittels Sprachpaketen ist es jedoch möglich, die Collaboration-Suite auch in anderen Sprachen zu betreiben. Sind einmal verschiedene Sprachpakete installiert, verwendet Alfresco Share einfach diejenige Sprache, die im Browser als Standardsprache eingestellt ist. Doch aufgepasst: die Sprachpakete sind zum Teil sehr veraltet - so existiert zum Beispiel ein sehr aktuelles französisches Paket, ein aktuelles deutschsprachiges sucht man aber vergeblich.

Spätestens jetzt stellt sich die Frage, wie teuer diese Lösung ist, denn gratis ist nur die "Alfresco Labs"-Version, welche zwar nicht gerade eine instabile Beta-Version ist, in einem geschäftlich, produktiven Umfeld jedoch nicht eingesetzt werden sollte. Unternehmen wird stattdessen empfohlen, "Alfresco Enterprise" einzusetzen, welche zusammen mit einem über drei Jahre laufendem Service Level Agreement erworben werden muss. In einem System mit 100 Usern (sprich, 1 Server-CPU plus 1 Test-Server-CPU) bezahlt man dann pro Jahr gut €16'000 und in einem System mit 1000 Usern (2 Server-CPU, 2-Test-Server-CPU, Clustering möglich) sogar gut €40'000. Bei einem höheren Support-Level sind die Preise sogar noch 33% höher.

Obwohl die Dokumentenmanagement-Funktionen überzeugen, hat Alfresco Share in den anderen Bereichen noch zu grosse Defizite, um gegen MOSS anzukommen. Dadurch, dass die Collaboration-Suite als Open Source-Software daherkommt, ist es natürlich möglich, Funktionen selbst hinzuzufügen oder zu verbessern. Wenn man jedoch für das SLA einen nicht gerade kleinen Betrag für Alfresco Share berappen muss, dürfte die Bereitschaft dazu eher gering sein. Alfresco entwickelt die Software jedoch laufend weiter, insofern wäre es falsch, Alfresco Share jetzt schon abzuschreiben. Stattdessen sollte man der Software noch etwas Zeit geben und sie dann nochmals evaluieren.

Alfresco Share

Das Problem ist bekannt: In der "Raucherecke" werden informelle Informationen schnell und effizient ausgetauscht- über Projektstati, über die aktuelle Wochenplanung, es werden fachspezifische Fragen gestellt, Restauranttipps ausgetauscht, Witze erzählt etc.

Nun sind alle diese Informations-"Schnipsel" nur den Rauchern im Unternehmen vorbehalten.
Im Rahmen des namics-lab haben namics-Mitarbeiter versucht, Lösungen zu finden, wie alle Mitarbeiter an diesem "informellen" Informationsstrom teilhaben können. Hierzu wurde das Potential von Microblogging für die unternehmensinterne Kommunikation untersucht. Für namics wurde aufgrund seiner Funktionalitäten das Tool Yammergewählt.

Schnell stellte sich die Frage, wie ein solches System in unserem Unternehmen zu implementieren wäre. Während noch überlegt wurde wie ein namicsweiter Rollout auszusehen hat, entdeckten einige Mitarbeiter auf dem im Wiki dafür eingerichteten Arbeitsspace die Yammergeschichte, und meldeten sich von sich aus beim Dienst an.

Die Tatsache, dass wir einen yammenden CEO haben, half sicher dabei, dass sich das ganze ohne jegliche "Werbung" viral im ganzen Unternehmen (also sowohl in der CH als in DE) verbreitet hat. Der Rollout lässt sich also in 2 Sätzen zusammenfassen: "It's not rocket science. Do it!"

Dies ist inzwischen zwei Wochen her. Mittlerweile sind - auch nach einem offiziellen Post im Wiki - 180 (!) Mitarbeiter beim Dienst angemeldet und haben schon über 2100 Wissenschnipsel geschickt, Fragen gestellt, Links gepostet, Statusmeldungen durchgegeben, Files upgeloadet oder Kommentare, Bemerkungen, Freuden und Frust kommuniziert. Zudem wurden über 20 Gruppen gebildet, in denen sich Business Units austauschen, Projektteams geschlossen diskutieren können oder sich Fach- sowie Interessensgruppen abstimmen.

Hier einige Anwendungsfällen der letzten 2 Wochen:

Wissensschnipsel:

Frage

Koordination

Offtopic

Suche

Status

Nach zwei Wochen zeichnet sich ab, dass Microblogging in der internen Kommunikation ziemlich interessante Blüten trägt. Die Einen finden es im Yammer zu lärmig (in einer grossen Raucherecke ist es zwangsläufig ein bisschen laut) und benutzen den Dienst deshalb nicht (oder kaum). Andere lassen sich gerne von den Wissensschnippsel berieseln, posten aber kaum. Und für einige namics Mitarbeiter ist das Einsetzen von Yammer als Arbeitstool schon selbstverständlich.

Ich bin gespannt, wie (und ob) das Experiment mit Yammer weitergeht. Um den Klagen bezüglich Microblogging vs. Informationsflut entgegenzukommen, bietet Yammer zwar einige interessante (Filter-) Funktionen an, diese müssten jedoch noch erweitert werden, um für noch mehr namics-Mitarbeiter einen echten Nutzen anzubieten und sich längerfristig als internen Kommunikationskanal zu behaupten.

Im Beitrag Wissensmanagement im Enterprise 2.0 wird eine schlüssig vorgetragene Argumentation geliefert, warum ein Wiki im Unternehmen keinen Erfolg hat. Im Kern läuft die Argumentation darauf hinaus, dass ein Wiki nur eine smarte Fortführung des "Datenbank" Gedanken im Wissensmanagement ist und deshalb nicht mehr zum Teilen von Wissen beiträgt als die alten Ansätze auch.

Einverstanden, weil schon lange klar. Und trotzdem funktioniert die Kombination Wiki & Blog bei namics sehr gut, da einige Annahmen im oben genannten Beitrag nicht zutreffend sind und ein paar weitere Bausteine dazukommen. Mutmasslich trifft dies auch für anderen Unternehmen zu.

Gestalter-Kultur: Die Annahme, dass nur 1% im Unternehmen etwas beitragen, weil das im Web ja auch so sei (Folie 41 des obigen Beitrags), stimmt bei namics nicht. Nach der Einführung des dialogorientierten Intranets haben in 6 Monaten ca. 75% aller Mitarbeiter mindestens einen Post oder Kommentar geschrieben. Durchschnittlich haben diese Mitarbeiter 10 Posts beigetragen. 20% aller Mitarbeiter haben in dieser Zeit mehr als 100 Posts oder Kommentare verfasst!

Einfaches Werkzeug: Die Kontributionsschwelle ist viel geringer als bei anderen Formen der asynchronen und verteilten Zusammenarbeit. Ein Post und das Anstossen der Diskussion ist so einfach wie eine eMail an Alle. Die Fortführung der Diskussion aber um ein Vielfaches einfacher, weil alle Beteiligten über Kommentare und Antworten benachrichtigt werden und schnell und einfach reagieren können.

Unmittelbarer Nutzen: Die automatische Dokumentation der Diskussionen im Blogmechanismus und die damit verbundene einfache Erstellung der Synthese im Wiki bringen einen unmittbarer Nutzen für alle Beitragenden. Dieser Weg spart im Vergleich zur eMail an Alle ganz einfach Arbeit und beschleunigt die Aktualisierung von veralteten Informationen.

Transparenz: Die relevante Community wird durch die Diskussion transparent, so umgekehrt auch ein gewisser sozialer Druck entsteht, den eigenen Beitrag zu leisten. Wenn ein Technischer Architekt bei der Erstellung von Programmierrichtlinien keine Meinung äussert, wird dies ebenso sichtbar wie sein Mitmachen. Transparenz ist also auch ein Mittel, die vielbeschäftigten Experten zum Führen der Diskussion zu bewegen.

Wer sich nochmals das reale und konkrete Beispiel anschauen will, kann den Post vom Montag anschauen oder im Buch "Web 2.0 in der Unternehmenspraxis" den ausführlichen Case nachlesen.

Morgen darf ich an der ITG Fachtagung "Wissensmanagement in der Industrie" in Olten einen kurzen Vortrag zu Weblogs als Instrument des Wissensmanagements halten. Unter dem Titel "Dialog schafft Wissen - Weblogs als Instrument" werde ich aufzeigen, wie wir bei namics den Dialogmechnismus von Weblogs nutzen, um neue fachliche Standards (Richtlinien) zu definieren. Am Beispiel der Checkstyle Definition stelle ich einen Vergleich zwischen dem klassischen E-Mail und einem Weblog Dialog vor und zeige, welche Vorteile sich daraus für die Erarbeitung und Durchsetzung von Richtlinien ergeben.

Vielen Dank an Jürg Stuker für die Vorbereitung dieses Cases :-)

Für alle blog.namics Leser gibt es hier die Vorabversion: Dialog schafft Wissen: Weblogs als Instrument

Auf den ersten Blick ist Dialog und soziale Zusammenarbeit in Zeiten einer Krise wohl nicht das dringlichste Anliegen, könnte man meinen. Trotzdem schreibt Jürg in einem Artikel für Professional Computing über Wikis und was diese können. Transparenz, schneller Wissensaustausch und Verfügbarkeit und Entstehen von Ideen sind eben schon ein wertvoller Beitrag zum Erfolg eines Unternehmens.

Für mich persönlich ist unser internes Wiki ein ganz besonderes Schmankerl. Bin ich früher Kollegen und Ideen nach gelaufen, so finde ich heute fast täglich Inspiration für unsere externe Kommunikation. "Wer kennt sich aus mit was eigentlich? Für welche Kunden setzen wir was um?" Solche sinnlosen Überlegungen quälen mich nun seit 2.5 Jahren nicht mehr. Eben seit ich in einer Firma mit einem offenen Intranet arbeite, wo sich jeder mit Inhalten einbringt, der etwas sagen kann oder will. So entstehen dann auch zum Beispiel aus einem schlichten internen Post oder Kommentar solche Artikelideen "Wiki: dialogorientierte und soziale Zusammenarbeit" in Professional Computing

Der letzte Grundsatz (einer Serie über drei Lösungsaspekte) der uns bei der Erstellung unseres, kollaborativen Intranets geleitet hat: Freiheit beim Informationszugang im Bezug auf Ort, Netzwerk, Protokoll, Tageszeit etc und auch im Bezug auf Format.

Ziel ist es, dass das Intranet von JEDEM Computer mit (möglichst) JEDEM User Agent nutzbar ist. Oder in anderen Worten sollen Leute die mit dem Intranet arbeiten wollen, sollen das immer, überall, zu jedem Zeitpunkt und nach ihrem Gusto machen können. Und hier die Umsetzungsaspekte dazu.

> HTTPS ist freiwillig und externes Netzwerk

Per Default ist die Verbindung zum Intranet mit https verschlüsselt. Der Nutzer kann dies aber *bewusst* abstellen weil er beispielsweise hinter einem Proxy ist, der kein https durchlässt oder sein Endgerät nicht (gut) damit umgehen kann.

Und „natürlich" wurde das System im externen Netzwerk platziert und ist somit ihen VPN-Client erreichbar. Zwar haben alle namics-Mitarbeiter VPN-Zugang... aber genau dort wo ich in den Ferien bin oder auf Besuch kurz was nachschauen möchte habe ich den nicht. Und Ziel war IMMER Zugang zu schaffen.

> HTML, RSS oder E-Mail

Sowohl die vollständigen Inhalte wie auch Änderungen, Blog-Posts (heissen bei uns News) oder Kommentare können in allen drei Formaten „konsumiert" werden. Das Gros der User nutzt das Intranet „ganz normal" im Browser in HTML, dank den anderen Formaten wurden aber bereits andere Nutzungsformen entdeckt. Begehrt ist sicher RSS bspw. mit dem iPhone (Intranet tut dort zwar auch im Browser und über https) oder als Betriebssystem-Widget. Es gibt aber auch schon Yahoo-Pipes und andere experimentelle Nutzungen.

> Wiki ist Quelle. PDF und Word sind Zusatz
Dieser Punkt scheint nicht zum Titel zu passen, gehört aber zu 100% rein. Alle Inhalte müssen in einer zugänglichen Form vorliegen. So ist beispielsweise PDF als Quellformat tabu, da es nicht in allen denkbaren Clients funktioniert.

Quellformat ist also immer Text und alle anderen Formate sind Umwandlungen davon. So beispielsweise das Spesen-Reglement, bei welchem das Original im Textformat vorhanden ist, dieses aber als PDF (z.B. als Anhang an einen Arbeitsvertrag) oder als Word/RTF exportiert werden kann. Wichtig ist dieser Aspekt, da die Nutzbarkeit auf unterschiedlichsten User Agents nur mit Text sichergestellt ist.

Preis, welchen wir für die tiefe Zugangshürde bezahlen ist, dass schützenswerte Informationen nicht im Intranet publiziert werden. Diese sind (weiterhin) in verschlüsselten Notes-Datenbanken. Aber Hand auf Herz... Anwendungen im Browser sind nie sicher und deshalb ist der Preis nicht sehr hoch, der Nutzen aber schon.

Für Liebhaber des gedruckten Wortes (und solche die nicht vestehen, weshalb die Infoweek meinen Artikel nur für bezahlende Abonnenten im Web freigibt) das PDF meines Artikels "Wiki im Firmeneinsatz" aus der Infoweek Ausgabe 21/2008.

Der Artikel zeigt Grundprinzipien von Wikis im Unternehmenseinsatz und deren Einflüsse und Vorteile für eine transparente, kollaborative Zusamenarbeit. Auch drin sind wenige funktionale und technische Aspekte von Wikis sowie Spezialitäten von Wikis im Firmeneinsatz, beispielsweise die Intergration in's bestehende Systemumfeld. Im Kern folgen dann die folgenden sechs Erfolgsfaktoren für den Wiki-Einsatz:

1) Kein Mikro-Management, aber Spielregeln

Macht und Lebendigkeit eines Wikis ergeben sich aus Prozessen, die Bottom-Up entstehen. Traditionelle, hierarchische Führungsprinzipien behindern dies häufig. Eine Lösung ist, klare Spielregeln respektive Prinzipien aufzustellen, mit denen Freiräume für Mitarbeiter und damit Raum für Eigenverantwortung geschaffen werden.

2) Transparenz aktiv fördern

Autoren sollen mit persönlichen Logins arbeiten und ihre Beiträge selbst einbringen. Nur so ist die Entstehungsgeschichte nutzbar und Dialog respektive eine kontinuierliche Verbesserung möglich. Dazu gehört auch, Erfolgsgeschichten aktiv zu verbreiten und Menschen öffentlich wertzuschätzen. Alles was nach Silo oder Organisationsgrenze aussieht, muss sofort entfernt werden.

3) Konfliktlösung nicht im selben Medium

Nicht vorhandene hierarchisch geprägte Prozesse und eine neue Transparenz schaffen auch eine neue Art des Wettbewerbes. Solche Bedenken sind auf keinen Fall mit denselben Wiki-Prinzipien in einem öffentlichen Medium lösbar. Persönliche Gespräche und genügend Zeit für den Kulturwandel sind wichtig und nicht ersetzbar.

4) Ergebnis immer über Hierarchie stellen

Jeder muss einen Eintrag des Chefs verbessern oder zumindest öffentlich kommentieren können. Fakt ist, dass die Kommentierung sowieso geschieht, beispielsweise vor der Kaffeemaschine. Der Nutzen für die Unternehmung stellt sich aber nur ein, wenn die Argumente in einem Dialog aufgenommen und verarbeitet werden.

5) Kulturwandel vorleben

Der Nutzen eines Wikis stellt sich über die Zeit und nach Inbetriebnahme ein. Anerkannte Personen innerhalb der Organisation sollten den neuen Umgang mit Information sichtbar vorleben und damit Referenzpunkte bezüglich Nutzen und Wichtigkeit des Wikis schaffen.

6) Es braucht die Anwender

Sozial geprägte Anwendungen leben von den teilnehmenden Menschen, deren Initiative und Eigenverantwortung. Die Zusammenarbeit muss darauf ausgelegt sein, diese Leute zu motivieren. Zugriffs- oder Editierbeschränkungen, unvollständige Information oder versteckte Pläne haben einen negativen Effekt darauf.

Ich freue mich sehr über Rückmeldungen der Leser! Danke.

Hier der Artikel zum Download: Wikis im Firmeneinsatz, Infoweek Ausgabe 21/2008 [pdf, 117KB]

Und hier noch meine "Information wants to be free"-Illustration ;-)

Eine Serie über die Lösungsaspekte unseres Intranets: 1) Drei gleichberechtigte Sichten, 2) Alle User sind Autoren (Dialogorientierung) und 3) Freiheit beim Informationszugang so wie in der Übersicht skizziert. Hier zum Punkt 2.

Wenn Kollaboration das Ziel ist, so gilt es -- zusätzlich zu zwei folgenden "technischen Aspekten" --, einen sehr wichtigen kulturellen Aspekt in den Griff zu bekommen: Abwesenheit einer fachlichen Hierachie. Oder Respekt für unterschiedliche Wertesysteme und Denkmuster.

Alle Beteiligten müssen dauernd um das beste Resultat kämpfen wollen und dabei kann fachlicher Input nicht mit hierarchischer Unterordnung oder mit Titel-Seniorität vermischt werden. D.h. jeder darf den Eintrag "des höchsten Chefs" oder des "Ober-Gurus" abändern und damit eine Verbesserung anstossen. Oder, philosophischer ausgedrückt: "Ein Gespräch setzt voraus, dass der andere recht haben könnte."

Technisch muss es zudem genügend einfach sein, für alle User Änderungen anzubringen (Usability) und alle User müssen die enstprechenden Berechtigungen haben. Da nicht vorhersehbar ist, was wo verlinkt werden soll (das ist einer der Leistungen der "Mitarbeiter-Community"), ist es am parktikabelsten, dass alle User auf alle Inhalte berechtigt sind. Die Versionierung der Änderungen und die Abgabe des Users stellt die Nachvollziebarkeit sicher und verhindert Vandalismus.

Da es Überwindung braucht erstmals neue Seite anlegen, war unsere Hypothese, dass die auf jeder Seite omnipräsente Kommentarfunktion so eine Art Einstiegsdroge darstellt. Nach ca. 6 Wochen der Nutzung zeigt ich wöchentlich das wiederkehrende Bild.

Auf rund 8000 Lesezugriffe pro Tag (auf 280 Mitarbeiter) werden zwischen 200 und 300 Seiten angelegt oder verändert, es werden rund 50 Kommentare verfasst und etwa 15 Blog-Posts geschrieben (heissen "News").

Also deutlich mehr Leute wagen sich "direkt an Seiten" ohne den Weg über Kommentare zu gehen. Auch interessant und für Wikis typisch ist, dass Leute gewisse Rollen übernehmen. Einige kümmern sich um Darstellungs- und Tippfehler, andere um Verlinkung u.s.w.

Genau das macht Kollaboration aus und schafft den Nutzen. Die Leute kommen zu den Aufgaben und nicht umgekehrt.

Die Zukunft lässt sich nicht vorhersehen, hier aber ein Beitrag, eine Woche bevor dieser öffentlich präsentiert wird (sozusagen ein Wurmloch im Präsentations- / Zeitkontinuum ;-).

Anlass ist eine Einladung von http://www.internet-briefing.ch/ um unser kollaboratives Intranet (auf Basis des Enterprise Wikis Confluence von Atlassian) zu diskutieren.

Nach Aussage von Reto dürfen namics Kunden gratis am Anlass am 2. Dezember um 11:00 Uhr teilnehmen... also noch Zeit sich anzumelden (und falls nötig, namics-Kunde zu werden :-): http://www.internet-briefing.ch/wiki.

Im Kern geht es um eine kurze Vorstellung der folgenden drei Basiskonzepte des Intranet:

> Drei gleichberechtigte Sichten
> Alle User sind auch Autoren (keine Beschränkungen über Berechtigungen)
> Wahlfreiheit des Informationszugangs (any Format, any Network, any Computer)

Und danach die wichtigsten Erfolgsfaktoren für ein Einsatz eines kollaborativen Intranets in einer Unternehmung (egal ob Wiki, Microsoft Sharepoint oder sonst was). Die Erkenntnisse stammen nicht nur vom namics Intranet, aber auch aus verschiedenen Kundenprojekten.

Erfolgsfaktoren für kollaborative Intranets:

1. Kein Mikro-Management aber Spielregeln
2. Transparenz aktiv fördern
3. Konfliktlösung nicht im selben Medium
4. Ergebnis immer über Hierarchie stellen
5. Kulturwandel vorleben
6. Verschiedene Rollen, gleich wertgeschätzt
7. The Importance of Having Users

Hier die vollständige Präsentation: Intranet: Wiki in Unternehmen [pdf, 1MB]

Bin gespannt auf Ihre Erfahrungen und Bemerkungen zu meinen Thesen.

Bei den Stuttgarter Wissensmanagement-Tagen ergriff ich vorgestern in einem Vortrag die Chance, unsere Erfahrung mit dem Wiki-Einsatz in Unternehmen an die Frau und den Mann zu bringen, und an der einen oder anderen Stelle das Eis für vertrauensbasierten Wissensaustausch anzutauen.

Der bis auf den letzten Platz gefüllte Saal sprach dafür, dass Enterprise-Wikis unter Knowledge-Managern ein großes Thema sind, die zahlreichen Gespräche im Nachgang zeugten aber noch von einer gewissen allgemeinen Unsicherheit im Umgang mit diesem offenen Medium. Der Grundsatz "Alle Mitarbeiter dürfen alle Informationen von allen Mitarbeiter sehen und ändern" passt eben noch nicht in die Kultur vieler bestehender Unternehmen hinein. Oder umgekehrt.

Wir haben unsere Erfahrung aus unserem eigenen Unternehmenswiki "know.namics" und aus einigen Kundenprojekten in acht Erfolgsfaktoren eingedampft, und die Unterschiede zwischen einer Wikipedia und einem Unternehmenswiki herausgearbeitet. Wir hoffen, die Zuhörer dabei mit ein paar guten Ratschlägen und etwas Missionierungseifer zum Wiki-Einsatz motiviert zu haben.

Ansonsten zeigte der erste Tag der Wissensmanagementtage ein buntes Programm -- von Grundlagen des Knowledge-Managements über Projekterfahrungen bis zum "Mentalcoaching für Handballweltmeister" -- mit buntem Publikum aus dem gesamten deutschsprachigen Raum.

Über die genannten Erfolgsfaktoren kann man sich in einem unserer neuen Fachartikel informieren. (Dort ist zwar von sieben Erfolgsfaktoren die Rede, aber dies ist natürlich als eine Hommage an Rüdiger Hoffmanns Huhn mit 8 Kostbarkeiten zu verstehen.) ;-)

Die letzten paar Monate hat ein waghalsiges Team (internes Projekt!!!) ein neues Intranet für namics gebaut. Und ja, Milos hatte recht, ich werde darüber schreiben. Als Teil des Bereichs Collaborations folgt nun eine Serie über unsere Gedanken, Lösungsansätze und Tipps für das namics Intranet.

Ich beginne nicht mit den Zielsetzungen des Projektes (da es dort kaum was zum „mitnehmen“ gibt) aber gleich mit den zentralen Lösungsaspekten. Diese wurden bei jedem Planning-Meeting erzählt. Wir haben das Projekt auf Basis eines agilen Vorgehens innert sechs Sprints umgesetzt. Project-Owner war ich selbst und fertig ist das Intranet nie, aber dauernde Releases entwickeln das System weiter.

Lösungsaspekt 1: Drei gleichberechtigte Sichten

Bei jeder wichtigen Ansicht sind die drei Zugänge vorhanden und sich kann zwischen den Sichten wechseln. Kann ein User mit einer Volltextsucht starten und finden im Trefferzitat der Suche bereits eine Querverlinkung auf den Autoren. Folge ich dem Link zum Autorenprofil finde ich dort eine umfassendes Profil inklusive der Seiten, Kommentare und Newseinträge welche dieser verfasst hat. Folge ich einem Inhaltslink, so lande ich auf der Seite und sehe die Einordnung des Inhaltes in der Informationshierarchie. Wir unterstützen individuelle Findstrategien einzelner User (z.B. ich suche alle Artikel welche der User verfasst hat, von dem eine bestimmte Methode kommentiert wurde) und auch das Erkunden (Browsing, Serendipity).

Lösungsaspekt 2: Alle User sind Autoren (Dialogorientierung)

Das System ist konsequent so gebaut, dass ALLE Inhalte von ALLEN Usern editiert werden können. Um die Beitragsschwelle nochmals tiefer zu legen, sind bei jedem Inhalt auch „nur“ Kommentare möglich. Sls Mittel der Qualitätssicherung sind historische Versionen für alle zugänglich und Ursprungsautoren sowie Bereichsverantwortliche lassen sich bei Änderungen benachrichtigen.

Mehr Informationen dazu in einem eignen Post: http://blog.namics.com/2008/12/alle_user_sind.html

Lösungsaspekt 3: Freiheit beim Informationszugang

Die Inhalte sind gleichzeitig in verschiedenen Formaten und aus verschiedenen Netzwerken (!!) zugänglich. Natürlich als Webseiten (HTML, auch personalisierbar), aber zusätzlich auch als E-Mail Notifikationen und als RSS-Feeds. Zudem sind die Content-Schnittstellen (nicht nur Inhalt aber auch Suche oder SMS-senden) als REST-ULRs gebaut. Diese Offenheit hat dazu geführt, dass die User innert Tagen unterschiedlichste Zugangsstrategien entwickelt haben (inkl. iPhone und Yahoo-Pipes). Zudem wuren auch bereits (unkontrolliert) Anwendungen auf Basis des Intranets entwickelt. So gibt es Browser Plugins für die Mitarbeitersuche (Safari, Firefox, Opera und IE), ein Mac Widget auch für die Suche oder ein Projekt welches Inhalte mit einem visuellen Alphabet spielt...

Mehr Informationen dazu in einem eignen Post: http://blog.namics.com/2008/12/freiheit_beim_i.html

Andreas ist grad viel auf Reisen und spricht nicht nur über "erwachsene Wikis" sondern auch über "Cross-National and Multilingual Web Communities." So auch letzte Woche wo er auf der Web Expo 2.0 in Berlin an gelungenen und weniger guten Beispielen dem Problem technologisch und sprachlich auf den Zahn fühlte.

Mein erkenntnisreichster Favorit seines Vortrags ist dieser hier:

Artist = Circus performer
bad = Badezimmer
pain = Brot
und das unanständige Wort heisst Hosentasche (schwedisch) das lass ich hier weg, damit wir nicht im Ranking unter die Schmuddelseiten rutschen ;-)

Hier zeigt sich eindrücklich, wie normale Worte in verschiedenen Sprachen verhängnisvoll und für den Leser/Hörer unverständlich sein können. Obwohl man glaubte, für sein Angebot eine treffende Navigation zu haben.

Hier ist seine Präsi und hier das Feedback einiger Zuhörer.

Andreas im Element

Ab morgen gibt es namics vier Tage lang auf der Orbit-iEX zu sehen und zu fühlen. Zudem füllen die entsprechende Kategorie auf diesem Weblog. Es würde mich sehr freuen viele Leserinnen und Leser persönlich auf der Messe begrüssen zu dürfen. Gespräche zu Prozente, über unsere Themen und über den Gang der Welt.

An der begleitenden Konferenz ist namics an den folgenden Themen beteiligt. Eine Einstimmung zu dem Themen findet sich auch in kleinen Videobeiträgen der Referenten. Hier die Handouts in der Folge im Pack. Ich hoffe das jeder Referent noch einen einzelnen Post mit ein paar persönlichen Bemerkungen macht.

• Die Top 10 Internet-Standards 2008 [pdf, 2MB]
• Flash versus Silverlight: Das grosse Duell [pdf, 3MB]
• Content Management Systeme im Vergleich (mit Vertretern von Day, Microsoft, OpenText und Scholl) [pdf, 800KB]
• Content Management (CMS) Migration: Best Practices [pdf, 4MB]
• Internet für alle – virtuelle Grenzen überwinden [pdf, 4,8MB]
• Weblogs und Wikis im Firmeneinsatz [pdf, 10,5MB]
• TV 2.0 im Business Einsatz [pdf, 3,5MB]
• Web-Analytics in der Praxis [pdf, 2,7MB]
• Effiziente Rezepte für die Online-Kundengewinnung [pdf, 4,4MB]
• Enterprise Search: Google und Microsoft (mit Vertretern von Google und Microsoft) [pdf, 4,1MB]
• Können Software-Innovationsprojekte gefördert, geplant und geführt werden? [pdf, 8,2MB]

Heute spreche ich zusammen mit René Doldt von der Swisscanto Management AG am Swiss Intranet Summit über den Einsatz von SCRUM als Projektmethode für komplexe Intranetprojekte.

Titel: Effiziente Realisierung eines Intranets mit der agilen Projektmethode SCRUM

René stellt die Herausforderungen von Intranetprojekten vor und zeigt, warum sich eine agile Methode zum Management solcher Projekte gut eignet. Ich zeige danach die Entstehung und die wichtigsten Eigenschaften der SCRUM Methode auf. Gemeinsam beschreiben wir zum Abschluss, welche Erfahrungen wir mit dieser Methode bei der Entwicklung des Swisscanto Intranets gemacht haben und welche Anforderungen an die Organisation des Unternehmens gestellt werden.

Und hier gibt es die Präsentation:
Effiziente Realisierung eines Intranets mit der agilen Projektmethode SCRUM [pdf, 1 MB]

Leila Summa von Cablecom (Weblog: Internal Relations 2.0) sprach in Zürich an einer Intranet-Konferenz über den Mitarbeiter 2.0. Der Kern Ihrer Aussage ist aus meiner Sicht ein exzellentes Destillat ihrer Erfahrung, wie sich das Arbeitsumfeld und damit auch die Anforderungen an Mitarbeitende verändert haben. Ausgangslage (und Realität bei sehr vielen Firmen heute) ist der Mitarbeiter 1.0, welchen Leila wie folgt positioniert.

Jeder des Label spricht für mich Bände. Leute die mit der Beantwortung von E-Mails zu warten scheinen, weil es für ihre persönliche Stellung (oder für die Geringschätung des Mediums) spricht. Alle Entschiede werden in die Linie delegiert, weil nur Vorgesetzte entscheiden können (und der Vorgesetzte dort gibt es wieder an seinen Vorgesetzten). Information wird als Bringschuld erachtet und die interne Kommuniktion ist deshalb immer schlecht. Stabilität ist ein Wert der als erhaltenswert zelebriert wird ("wir machen das immer so") und nur Menschen, die man persönlich getroffen hat, sind wichtig (deshalb gibt es viele Meetings). Menschen werden in Geld gerechnet anstelle deren Potentialen freien Lauf zu lassen und dieselben Leute über Freiraum ein mehrfaches besser einzusetzen etc.

Gratulation an Leila für diese sehr treffende Analyse. Und wie sieht es im aktuellen Leben (ausserhalb der schützenden Monopol- und Tradionsmauernmauern) resp. dort, wo disruptive Innovation bereits zugeschlagen hat? Auch hier wieder ein sehr treffendes Bild!

Der ganze Beitrag von Leila ist sehr lesenswert und findet sich auf ihrem Blog resp. hier als Download: Wanted Mitarbeiter 2.0: Wenn Technologien auf Nutzer warten [pdf, 1.9MB]

Und nun noch die Frage: Ich bin in einer "Mitarbeiter 1.0 Organisation" und möchte die Firma weiter entwickeln. Was tun? Dazu hatte Richard Dennison von British Telecom eine gute Antwort. Suchen Sie sich aktive Mitarbeiter Ihrer Firma auf Netzwerkplattformen im Internet (so sie Xing, Facebook, Linkedin etc.) und spannen sie diese zusammen. Somit haben sie bereits mal ein paar Verbündete etc.

An der Konferenz Intranet 2.0 spreche ich heute über Enterprise Wikis. Genauer gesagt, spreche ich über Erfolgsfaktoren für den Einsatz von Wikis im Firmenumfeld. Hier meine Tipps, die Präsi dazu und der Aufruf Eure Meinungen dazu zu sammeln:

- Ängste aktiv im persönlichen Gespräch adressieren (nicht im selben Medium)
- Ergebnis dauernd über Hierarchie stellen
- Alles was nach Silo oder Wand aussieht, sofort abreissen
- Keine Zugriffs- oder Editierbeschränkungen! (alle User dürfen alles)
- Alle Projektinformationen sind im Wiki zu finden (Vertrauen schafft Vertrauen!)
- Jeder User schreibt seine Wiki-Inhalte selbst!
- Nur persönliche Usernamen und E-Mail Adressen nutzen
- Es braucht einen WikiGnome
- Aktiv Anlässe schaffen, das Wiki zu nutzen
- Min. eine Schlüsselperson (z.B. Schutz vor Ressourcenabzug, Rückendeckung bei Entscheiden) muss zu 100% im Boot sein.

Präsentation: Vertrauensbasierte Zusammenarbeit in Enterprise Wikis [pdf, 1.9MB]

Was ist der Unterschied zwischen der Websuche (so wie www.live.com oder www.google.com) und der Firmensuche.

- Datentypen und deren Struktur
- Anzahl der Dokumente (Internet viel, viel mehr)
- Dokumentenart resp. Quellsysteme... im Firmenumfeld sind maximal 10% HTML. Der Rest sind Datenbanken und spezialisierte Anwendungen
- Im Firmenumfeld gibt es keinen Spam (sollte es nicht geben)
- Suchtypen: In Firmen sehr häufig „Known Item Search“ d.h. ich kenne das (Teile des) Dokumentes welches ich suche, weiss aber nicht, wo es liegt. Zudem zählt im Internet Präzision (irgend ein Dokument, welches meine aktuelle Frage beantwortet) mehr als im Intranet, wo es möglicherweise nur einen korrekten Treffer gibt (Ausbeute)
- Auch Suchverhalten sind im internen Netz häufig etabliert, da bekannt aus spezialisierten Anwendungen wie beispielsweise dem CRM-System
- Zugriffsschutz (Rollen und Rechte) im Firmenumfeld wichtig, im Internet vernachlässigbar
- Gewisse im Internet erfolgreiche Rankingstrategien (Bestimmung der Trefferfolge einer Suchtrefferliste) wie PageRank oder HITS funktionieren bei der Internen Suche nicht, da es keine intensive, aussagekräftige Verlinkung gibt.

Und was ist mit dem Firmennutzer. Dieser hat einen wichtigen Teil seines Suchverhaltens im Internet erlernt und erwartet somit „das selbe“ in Intranet (auch wenn sie Aufgabe eine andere ist). So sind such die Suchbegriffe der User bei der Firmensuche mit kleiner als 2 Worten im Durchschnitt leider sehr kurz.

Dann kommt eine Übersicht über erfolgreiche Nutzungsschnittstellen und Tipps bezüglich wichtiger Funktionen der Firmensuche wie die Wichtigkeit der Trefferzitate und gewisser Metadaten wie Autor. Spannend insb. die Ansätze Trefferlisten in Internen Netz nach Aktualität zu rangieren.

Und mehr Informationen gibt es in der Präsentation von Markus: Einführung Unternehmensweite Suche