Microsoft Demo Challenge: And the winner is… Namics!

Stell dir vor, du bist im Job viel unterwegs. Und willst trotzdem effizient arbeiten. Ein Widerspruch? Nicht mit den neuen Produkten und Features, findet Microsoft und lud seine Partner vergangene Woche ein, die Business Produktivität im Rahmen der Demo Challenge zu präsentieren. Benjamin Hörner, Matthias Gehrig und Veronika Sharonova nutzten diese Chance, ihre Präsentations- und Überzeugungskünste im Wettbewerb zu messen.

Die Aufgabe bestand darin, die neuen Office-Produkte überzeugend vorzustellen und aufzuzeigen, wie diese die tägliche Arbeit erleichtern. Marketing-Geheimnis: Funktionalität gepaart mit Emotionen. Bewertet wurde daher neben der Präsentationstechnik und dem Einsatz verschiedener Devices und Funktionalitäten auch die Überzeugungskraft der Demonstration gegenüber einem fiktiven Kunden.

Das Namics-Team setzte sich gegen die Mitbewerber durch und überzeugte die Jury mit einer abwechslungsreichen Geschichte einer Sales-Mitarbeiterin, die innerhalb von 20 Minuten auf dem Weg vom Kunden ins Büro die Kollegen informiert und ihr Projekt aufgleist. Die überzeugende Message: Mit den neuen Produkten ist Zusammenarbeit einfach, schnell, flexibel, effizient und macht Spass. Das Team bedankt sich bei Microsoft und den Mitbewerbern für einen spannenden Nachmittag sowie für den Reisegutschein, der dem ganzen Team zu Gute kommen wird.

Fun Fact: Das Namics-Team hat sich als einziges getraut, auch ein MacBook mitzunehmen. Die Jury witzelte über Punktabzug, konnte aber überzeugt werden: mit Parallels Desktop laufen Windows 8 und Office 2013 reibungslos auch auf Apple.

Willkommen am Arbeitsplatz der Zukunft

Am 21. Januar 2013 hat Namics zum Event Vernetzt & Mobil ins Microsoft Briefing Center geladen, bei dem die Teilnehmer den Arbeitsplatz der Zukunft live erleben konnten. Im Mittelpunkt des Tages stand der moderne Mitarbeiter. Längst ist es nicht mehr die offizielle Job description, die ihn den Tag über beschäftigt, sondern die Suche nach Informationen, um seine eigentlichen Aufgaben ausführen zu können. Und auch für diese braucht er heute mehr und bessere Tools. Das Fazit des Tages: Die Zukunft verheisst goldene Zeiten – dann sollen die Mitarbeiter die richtigen Informationen schneller finden und ihre Aufgabe effizienter ausführen, egal wo sie gerade sind.

Durch den Tag führten spannende Vorträge und überzeugende Live-Demonstrationen über das informationsorientierte Arbeiten im virtuellen Raum von allen Devices zu jeder Zeit. Die Lösung für Microsoft heisst SharePoint 2013, Office 2013, Yammer und Lync. Warum?

  • Information durch soziale Netzwerke: Kein Frust durch Intranet-, Ablagesysteme- und Papierberge-Durchsuchen, keine Massen-E-Mails an alle Kollegen – Finden statt Suchen funktioniert am besten, wenn man genau denjenigen fragt, der es weiss. Im Intranet, über Hash-Tags und dank intrinsischer Förderung von Experten: soziale Netzwerke sind aufgrund ihres Nutzens bei der Informationssuche in Unternehmen längst erwachsen geworden.
  • Effizienz durch Social Collaboration: Gleiches Tool, zusätzlicher Effekt – nicht nur Informationsaustausch, sondern auch richtige Zusammenarbeit klappt online teilweise besser, als endlose Meetings und Team-Grenzen.
  • Share and Follow: Ob Sites, Personen oder Dokumente – wer möchte, dem entgeht kein Update und keine Aktion, ohne darüber informiert zu werden. Und wer keine Zeit dafür hat, setzt Prioritäten und abonniert nur das für ihn Relevante.
  • Integration über alle Devices: Arbeiten vor und nach der Arbeit? Kein Problem: eine Dokumentenseite, die man auf dem Mobile auf dem Weg zum Kunden bearbeitet, öffnet sich – natürlich synchronisiert – an der gleichen Stelle, sobald man den Laptop im Office hochfährt.

Auch seitens Microsoft gab es Einblicke in die neue Arbeitswelt. Wem die Vorträge und Demos nicht ausreichten, konnte sich live vom Next Generation Office überzeugen. Im Microsoft-Office ist die Vision von der Zukunft längst angekommen. Das Highlight: die Abschaffung der Maus. Das Relikt vergangener Zeiten wird zwar noch von Mitarbeitern genutzt, doch sind Touch-Bildschirme in arbeitsfähiger Qualität längst über das Stadium der Prototypen hinaus. Bildschirme reagieren auf Fingerdruck und lassen sich dank Kinect gar durch Bewegung steuern, ohne auch nur ein Stück Hardware zu berühren. Willkommen in der Zukunft.

Stellt sich zuletzt die Frage, ob das Ziel die vollständige Einbindung des Mitarbeiters ist, damit er nicht nur im eigenen Office, sondern auch in der Badewanne effizient arbeitet. Das gesellige Apéro zum Abschluss des gelungenen Tages zeigt: nicht „ständig“, sondern „flexibel“ ist das Schlagwort. Der Mitarbeiter entscheidet selbst, wann er wie und wo arbeiten möchte. Microsoft und Namics beweisen, dass es möglich ist – und helfen anderen Unternehmen bei ihrer Entwicklung in die Zukunft. Vielen Dank an alle Teilnehmer für diese Einblicke!

Governance für Social Intranets

In der “Intranet Survey 2011” durch Prescient Digital (http://www.prescientdigital.com) wird ausgeführt, dass 75% der dort befragten Unternehmen eine oder mehrere Social-Media-Funktionalitäten im Intranet einsetzen.

Ich mache die Erfahrung, dass Unternehmen die Potentiale von Social Media eher in der externen Kommunikation sehen. Trotzdem scheinen sich die Gewohnheiten von Angestellten, die sie im Internet in ihrem privaten Umfeld haben, auch auf die Erwartungen an die Kommunikation in ihrem Arbeitsalltag Einfluss zu haben. Diesen Erwartungen gilt es zu begegnen.

Nachdem die Notwendigkeit des Einsatzes von Social Media in der externen Kommunikation für viele Verantwortliche unbestritten ist, streben Unternehmen zusätzlich danach, die Potentiale eines Einsatzes in der internen Kommunikation zu nutzen, als Social Intranet. Im Vordergrund steht der Nutzen aus den Themenkreisen

  • Knowledge Management (z.B. User Generated Content, Blogs und Kommentarfunktion)
  • Collaboration (z.B. Wikis, Dokumentenmanagement, Workflows) und
  • Change Management (z.B. Ermöglichen/Beschleunigen des Cultural Change, Organisationsentwicklung)

Neue Anforderungen an die Governance
Während für traditionelle Redaktoren-Intranets das gewohnte 4-Augenprinzip ausreicht, entstehen beim Aufbau und Betrieb von Social Intranets ganz neue Anforderungen an die Intranet Governance.
Bedenken, dass ein Social Intranet sich zu einem unkontrollierbaren Tummelplatz für unerwünschte Meinungsäusserungen entwickelt, sind meist unbegründet. Jeder Benutzer ist als identifizierter Mitarbeiter erkennbar und hat im Minimum seinen Ruf zu verlieren. Trotzdem können Situationen entstehen, die eine Intervention aus ethischen/kulturellen, moralischen, unternehmerischen oder rechtlichen Gründen verlangt.

Elemente der Intranet Governance
Ziel der Governance ist es also, einen verbindlichen Rahmen zu schaffen, welcher es allen Mitarbeitenden im Unternehmen ermöglicht, ihr Wissen auf adäquate Weise zu teilen und dass sie gerne an den angebotenen Möglichkeiten partizipieren. Die Elemente dieses Rahmens sind:

Klare Ownership aller Gefässe und Inhalte: Gefässe und Inhalte sind eindeutig einer Person (nicht nur einer Organisationseinheit!) zuordenbar. Verwaiste Gefässe (oder „Wild-West-Applikationen“) sind neu zu verteilen oder zu entfernen.

Trägerschaft im obersten Management: Dabei denke ich nicht nur an eine (einzelne) treibende Kraft mit Executive-Power („Executive Sponsor“), die eine Idee oder ein Projekt voranbringen kann, sondern vielmehr an das beherzte und dauerhafte Vorleben von Knowledge Sharing und Transparenz in der Unternehmensführung. Funkstille oder Ghost Writing kommen dabei nicht gut an.

Gremien, Akteure, Rollen, Prozesse und Verantwortlichkeiten: Die gegebenen Strukturen für den inhaltlichen Betrieb des Intranets sind zu überprüfen und wo nötig anzupassen oder auszuweiten. Beispielsweise entsteht im Social Intranet neu die Rolle eines Moderators, der Foren, Wikis etc. fachlich/inhaltlich betreut und voranbringt. Der eingespielte Aufschaltprozess ist zu ergänzen mit Mechanismen für die Freigabe von User Generated Content.

Staffing: Die Anzahl Mitarbeitenden im Intranet-Team und deren Fähigkeiten sind an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Die klassische Redaktionsrolle wird dabei mehr und mehr durch eine Moderationsrolle abgelöst. Fundierte persönliche Erfahrung im Social-Media-Umfeld helfen, Prozesse und Mechanismen zu verstehen und den kulturellen Wandel zu begünstigen.

Policies und Standards: Es empfiehlt sich, eigentliche Policies und Standards für den Umgang mit dem Social Intranet auszuarbeiten und diese zu veröffentlichen. Die möglicherweise vorhandenen Social-Media-Guidelines aus der externen Kommunikation können als Ausgangslage dienen. Im Netz lassen sich zahlreiche Beispiele für Social-Media-Guidelines finden.

Anreizsysteme: Es ist denkbar, die persönliche Beteiligung am Social Intranet in die Mitarbeiterbeurteilung einfliessen zu lassen. Insbesondere bei der Beurteilung von Knowledge Sharing sollte die quantitative Bewertung vor der qualitativen Bewertung stehen, um nicht (zusätzliche) Hürden aufzubauen. Themenführerschaften und die Ownership für Gefässe eignen sich ebenfalls, Teil der Leistungsbeurteilung zu werden. Knowledge Sharing, Social Collaboration und hierarchieübergreifende Transparenz halten damit Einzug in die (Führungs-) Kultur des Unternehmens.

Eigene Erfahrungen aus der Namics
Namics betreibt seit 2008 erfolgreiches Wissensmanagement mit ihrem eigenen Social Intranet auf Basis eines Wikis. Die dabei gewonnene Erfahrung fliesst in die Beratungstätigkeit ein und kommt so den Kunden zu Gute.
Nachfolgend sind einige Artikel aufgeführt, die Einblicke diese Plattform geben:

Dr. Bernd Schopp: Dialog schafft Wissen
Einführung von Social Media für den Know-how Transfer bei der Namics AG
http://www.namics.com/wissen/fachartikel/dialog-schafft-wissen/

Jürg Stuker: Knowledgemanagement durch Wikis und Blogs
Beitrag zur Tagung Interne Kommunikation der Deutschen Presseakademie am 19. April 2012 in Berlin
http://www.slideshare.net/jstuker/knowledgemanagement-durch-wikis-und-blogs

Jürg Stuker: Grundsätze beim Aufbau und Betrieb des Namics Intranets
http://blog.namics.com/2008/11/gleichberechtig.html und Folgeseiten

Weitere Quellen:
http://www.prescientdigital.com/articles/governance/social-intranet-governance
http://www.hirschtec.eu/analysen/von-social-media-zum-social-intranet

Danke Anja, für das Gegenlesen dieses Artikels.

Content Migration – Mengengerüst und Migrationsprozess

Beispielhafter Migrationsprozess

er Relaunch von Websites mit umfangreichen Inhalten ist ein aufwändiger Prozess, der strukturiert angegangen werden will, redaktionelle Aufgaben mit sich bringt und viele Kompetenzträger innerhalb und ausserhalb des Unternehmens tangiert. In unserer Blog-Serie behandeln wir zwei wichtige Aspekte einer erfolgreichen Content Migration. Weiterlesen

Wo find ich nochmal? Informationsarchitektur und Intranets

Der Entwicklungsprozess des einer Informationsarchitektur

Funktionen und Inhalte in eine einfach zu navigierende Struktur bringen, geschieht nicht per Zufall. Worauf muss man bei einer Intranet Informationsarchitektur besonders achten? Weiterlesen

Evolution Intranet – ein kurzes Update aus der Praxis (Teil 2 /2)

Darstellung von Taxonomie-Kategorien für eine Einschränkung von Suchergebnissen

Im ersten Teil dieses Posts ging es um ein Update zu den Themen Design & Usability, Personalisierung sowie Workflow & Application Integration. Heute schreibe ich über die verbliebenen Themen der Namics Intranet Studie von 2006 Collaboration & Communication Knowledge-Management und Information … Weiterlesen

Evolution Intranet – ein kurzes Update aus der Praxis (Teil 1 von 2)

Darstellung von Taxonomie-Kategorien für eine Einschränkung von Suchergebnissen

Vor mittlerweile 6 Jahren hat Namics eine Studie zur Evolution von Intranetanwendungen  durchgeführt. Wie weit sind Intranets heute? Wie haben sich die Trends ausgewirkt und welche Trends sind hinzugekommen? Als Einleitung einer Serie von Blogposts zum Thema Intranet möchte ich … Weiterlesen

Herausforderungen Internationaler Intranets [Vortrag]

Anlässlich der diesjährigen Schweizer IT-Messe und -konferenz mit dem neuen Titel ONE (ehem. Aiciti, Orbit, IEx etc.) haben Benjamin Hörner und ich internationale Intranets unter die Lupe genommen. Der Vortrag zeigt Problematiken auf, die aufgrund der Grösse, Komplexität und Heterogenität dieser Intranets die üblichen Herausforderungen übersteigen.

Dabei wurden 4 aus unerer Sicht besonders interessante Aspekte herausgegriffen

- Informationsüberflutung
- Mehrsprachigkeit
- Dezentralisierung von Standorten
- Heterogenität der Kulturen

und deren Lösungsansätze diskutiert.

Hier gibt’s die Präsentation zum Download: Herausforderungen internationaler Intranets [pdf, 23.3 MB]

und zum Durchblättern…

 

Intranet – Content im Griff?

Die Verantwortlichkeit über Intranets unterliegt in vielen Organisationen Webverantwortlichen der Kommunikationsabteilung. Oftmals werden diese jedoch mit Arbeiten überhäuft. Zahlreiche parallele Projekte, Supportanfragen und Erweiterungswünsche für unterschiedlichste Internetapplikationen  aus unterschiedlichen Abteilungen, Koordination zwischen der externen IT – und zu guter Letzt soll das Intranet inhaltlich aktuell gehalten werden.

Nutzungszahlen und die Statistiken der Suche auswerten, Inhaltsverantwortliche für die Aktualität der Inhalte definieren, Inhalte hinsichtlich Qualität überprüfen,… wie kann da die Qualität im Intranet gewährleistet werden?

  • Ansatz 1: Markierung von veralteten Inhalten
  • Ansatz 2: Wiki – Verantwortung für alle
  • Ansatz 3: Kontrolle durch das System
  • Ansatz 4: Nichts tun

 



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