Wo find ich nochmal? Informationsarchitektur und Intranets

Informationsarchitektur (IA) ist abstrakt und schwer zu erklären. Man führe sich nur die zig bildlichen Versuche zu Gemüte. Aus meiner Sicht ist Informationsarchitektur das Kategorisieren von Inhalten, Aktionen und Funktionen gepaart mit der Kunst des Reduzierens.

Wie auch immer man es betrachtet, beim Ziel einer IA sind sich wohl alle einig: Informationen müssen möglichst schnell und intuitiv gefunden oder navigiert werden können. Dies betrifft Websites wie auch Intranets.

Warum ist Informationsarchitektur wichtig?

  • Es kostet Zeit und Geld, Information (nicht) zu finden.
  • Es kostet Zeit und Geld, wenn ein Unternehmensintranet schwierig zu erklären ist.
  • Es kostet Zeit und Geld nicht zu wissen, wo neuer Inhalt platziert wird oder wann alter Inhalt entfernt werden sollte.

Worauf muss man bei einer Intranet IA besonders achten?

Die IA-Dimensionen Inhalt, Kontext und Nutzer greifen natürlich auch für das Intranet. Im Vergleich zu einer IA für das Web, sollte man bei Intranets folgendes speziell beachten:

1. Initiale Entwicklung

Orientiert man sich bei Websites gerne eine mal bei der Konkurrenz ist dies bei Intranets meist nicht möglich. Gut so, denn eine IA will auf das eigene Unternehmen und dessen Kultur zugeschnitten sein. Am effektivsten erreicht man das durch gezieltes Involvieren der Mitarbeitenden.

Strukturieren und Organisieren:

Initial stehen hier Überlegungen zum Mengengerüst der Inhalte, Organisationseinheiten und möglichen Themen und Tätigkeitsfeldern der Mitarbeitenden. Am besten man skizziert diese in möglichst visueller Manier (Diagramme, Stories, Sitemaps usw.). Ein Workshop mit Card Sorting ist eine gute Kontrollmöglichkeit: Einfach auf Kärtchen Inhalte und Funktionen schreiben, dann die Mitarbeitenden die Karten gruppieren lassen und dann am Schluss maximal 5-6 Überkategorien zuordnen. Nützlich sind hier auch digitale Tools wie CardSword , xSort oder mein Liebling OptimalSort. Oft wirkt aber bereits die Diskussion mit den Beteiligten Wunder.

Benennen:

Eine funktionierende IA will auf das mentale Model des Anwenders zugeschnitten sein und soll nicht einfach Organisationseinheiten kopieren. Letzteres wäre fatal, denn Nutzer denken an ihre zu erledigenden Tätigkeiten und nicht nur an Unternehmenshierarchien. Zudem sind Themen eher über die Zeit stabil als die Namen von Organisationseinheiten.

Falls Sie sich im Detail für den Entwicklungsprozess interessieren, hat Bernd für Sie alle Schritte beschrieben und mit Beispielen umrahmt. Zusammenfassend hab ich hier versucht den IA-Entwicklungsprozess grob zu visualisieren:

Der Entwicklungsprozess des einer Informationsarchitektur

Der Entwicklungsprozess einer Informationsarchitektur

2. Stärkerer Fokus auf Aufgaben und Aktionen

Wo sich Webbenutzer über eine Navigation schnell einen Überblick verschaffen sollen, haben Mitarbeitende in einem Unternehmen höhere Ansprüche, denn sie sehen ihr Intranet Tag für Tag. Neben einem unaufdringlichen Design ist es hier besonders wichtig die wichtigsten Aufgaben und Aktionen über eine durchdachte IA zugänglich zu machen.

3. Die Weiterentwicklung

Intranets sollen durch die Mitarbeitenden leben. Dabei entstehen oftmals auch ungewünschte Nebeneffekte wie das unkontrollierte Anlegen von Inhalten, was oft in Wildwuchs ausufert. Um dies zu vermeiden, müssen beim Benennen möglichst viele sprechende Begriffe verwenden. Dabei speziell “Catch-All’s” wie “Tools” und “myPlace” vermeiden. Redaktionssysteme sollen auf vordefinierten Regeln und Prozessen aufbauen, damit neuer Inhalt am richtigen Ort erscheint.

Es ist gerade bei Intranets, die stündlich inhaltlichen Änderungen unterliegen, unerlässlich schon von Anfang an auf eine solide Informationsarchitektur zu setzen. Auch wenn man strukturiert vorgeht braucht dieser Prozess aber vor allem einiges an Intuition, Gespür und Kreativität. Und das macht Spass.

Update 02.04.2014: Hier noch ein aktueller Report der Nielsen Norman Group zum Thema Intranet Information Architecture Trends.

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