Teil 2 der Blog-Reihe über Collaboration-Software

Beehive ist seit Herbst 2008 verfügbar und stellt den Nachfolger der Oracle Collaboration Suite dar. Kernstück dieser Collaboration-Lösung ist der Beehive Server, welcher mit verschiedenen Clients (Outlook, Zimbra, Thunderbird, Trillian …) zusammenarbeitet. Insofern ist der Ansatz anders als bei vergleichbaren Collaboration-Lösungen, welche auf ein Client-Server-Modell setzen.

Der Beehive-Server läuft sowohl auf Windows- als auch auf Unix/Linux-Rechnern und ist auf eine Oracle-Datenbank (mindestens Version 10g) aufgesetzt. Auf der Clientseite existieren keine speziellen Systemanforderungen – es muss einfach ein Client nach Wahl (eine Liste der unterstützten Clients findet sich bei Oracle) laufen.

Kommunikation/Koordination
Sowoh E-Mail als auch Instant Messaging sind in Beehive integriert und funktionieren tadellos. Das Problem besteht jedoch nur darin, dass zwei verschiedene Clients vonnöten sind: beispielsweise Outlook für E-Mail und für den IM-DIenst Pidgin, Trillian oder alle anderen Applikationen, die XMPP unterstützen.

Auch Calendaring ist kein Problem und klappt via Outlook, Zimbra oder Mozilla (Sunbird bzw. Lightning) sehr gut. Schade ist dafür, dass Beehive “out of the box” über keine Projektmanagement-Tools verfügt. Die Möglichkeit, Tasks mit einer Deadline versehen und bestimmten Mitarbeitern zuweisen zu können, wäre im Collaboration-Kontext sicherlich keine schlechte Sache.

Kooperation
Desktop- und Application-Sharing wäre mit einer Applikation von Oracle möglich, kann aber in der Online-Evaluations-Version nicht getestet werden.

Dokumentenmanagement
Kernelement von Beehive bilden Workspaces, in welchen Dokumente abgespeichert und so anderen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden können. Auf diese Workspaces greift man via Outlook oder Web-Interface zu – eine Integration ins MS Office gibt es jedoch nicht. Dafür existiert innerhalb von Outlook eine ausgereifte Vorschau-Funktion für Dokumente.

Prinzipiell ist es möglich, Dokumente ein- bzw. auszuchecken, die Funktion ist aber nicht wirklich ausgereift und wirkt noch ziemlich buggy.

Information Sharing
Blogs, Wikis, Diskussionsforen etc. gibt es in Beehive nicht. Dafür besteht die Möglichkeit, innerhalb eines Workspace Notizen zu posten.

Der Ansatz, die Collaboration-Funktionalität primär über den Server zur Verfügung zu stellen und den Usern so die Möglichkeit zu geben, einen Client ihrer Wahl zu verwenden, ist (vor allem für Firmen, die ihren Mitarbeitern grösstmögliche Flexibilität geben wollen) spannend. Die Durchschnitts-Unternehmung wird es im Normalfall jedoch vorziehen, alle Lösungen “aus einer Hand” zu erhalten, um so Support- und Schulungskosten klein zu halten und um die Stabilität des Systems zu gewährleisten.

Nüchtern betrachtet, bezahlt man die $120 pro User, die Oracle verlangt, fast ausschliesslich für die Dokumentenmanagement-Funktion, da man die anderen Features (E-Mail, IM, Calendaring…) auch ohne Beehive mit den Freeware/Open-Source-Clients bei sich implementieren könnte. Insofern stellt sich die Frage, ob man diesen Betrag für ein nicht schlechtes, aber auch nicht wirklich tolles DM-System ausgeben will. Andererseits wird Beehive durch die sehr gute Integration in Outlook zu einem direkten MOSS-Konkurrenten, lässt den Usern aber mehr Freiheit als bei einer MOSS-Integration.

Insofern wird es sich mit der Zeit zeigen, ob sich Oracle mit Beehive ein Stück des Collaboration-Kuchens abschneiden kann (glaubt man den Analysten von Gartner, wird dies so bald nicht der Fall sein). Zur Zeit kann Beehive sicherlich noch nicht mit MOSS mithalten, in einem halben Jahr könnte dies aber auch schon wieder etwas anders aussehen.

Oracle Beehive
Beehive Online Trial

Teil 1 der Serie: Alfresco Share

Teil 1 der Blog-Reihe über Collaboration-Software

Alfresco – die Open Source-ECM-Suite mit dem wohlklingendem Namen existiert seit 2005 und hat sich vor allem durch die ausgereiften Dokumentenmanagement-Funktionen einen Namen gemacht. Seit 2008 bietet Alfresco unter dem Label “Share” eine Collaboration-Lösung an, welche sich als Open Source-Alternative zu Sharepoint positioniert. Doch hält die Open Source-Software auch was sie verspricht?

Alfresco Share läuft serverseitig innerhalb von Apache Tomcat und greift auf eine MySQL- oder MS-SQL-Datenbank zu (andere Datenbanksysteme werden auch unterstützt). Insofern kann die Software problemlos sowohl auf Windows- als auch auf Linux- oder sogar Mac-Servern installiert (dauert bloss 10 Minuten, dann ist das System “up & running”) und betrieben werden. Die User greifen dann via Browser ihrer Wahl auf die Collaboration-Lösung zu, womit keine spezielle Client-Software notwendig ist.

Kernelement von Alfresco Share sind Team- bzw. Projekträume (“Site” genannt), in welchen die Funktionen Dokumentenmanagement, Kalender, Blog, Wiki und Diskussionsforum den Site-Mitgliedern zur Verfügung stehen. Grösste Schwachstelle dieser Sites ist sicherlich, dass sie nicht archiviert oder abgeschlossen werden können. Insofern kann das System mit der Zeit, wenn man bei einigen Projekten mitgemacht hat, ziemlich unübersichtlich werden. Im täglichen Gebrauch zeigen sich die Stärken und Schwächen von Alfresco Share ziemlich schnell. Um dem ganzen eine gewisse Struktur zu geben, gliedern wir unseren “Testbericht” anhand der folgenden Themen: Kommunikation/Koordination, Kooperation, Dokumentenmanagement und Information Sharing.

Kommunikation/Koordination
In Alfresco Share ist keine E-Mail- oder Instant Messaging-Funktion enthalten, man muss also via Drittsystemen mit den anderen Teammitgliedern kommunizieren. Im Bereich der Koordination stehen ein ganz einfach gestalteter Kalender, sowie simple Workflows zwecks Projektmanagement (erweiterbar via jBPM) zur Verfügung. Beim Kalender ist es aber “out of the box nicht möglich”, nur bestimmte Personen zu einem Termin einzuladen (eine Einladung geht automatisch an alle Mitglieder einer Site) oder deren Verfügbarkeit zu überprüfen und auch der Zugriff auf Ressourcen (Räume, Equipment, etc.) ist nicht gegeben. Insofern offenbart sich hier bereits eine grosse Schwäche. In einem Business-Kontext ist eine brauchbare Kalender-Funktion einfach ein must-have.

Kooperation
Moderne Tools, welche die Kooperation zwischen mehreren Mitarbeitern unterstützen würden, wie zum Beispiel Desktop- bzw. Application Sharing oder Projekt Whiteboards existieren in Alfresco Share leider keine. Hier muss man entweder auf das Diskussionsforum oder auf Drittanwendungen zurückgreifen.

Dokumentenmanagement
In diesem Bereich kann Alfresco Share punkten (was in Anbetracht dessen, dass sich ein Grossteil des Managements von Alfresco aus ehemaligen Mitarbeitern von Documentum, Interwoven und OpenText besteht, keine grosse Überraschung ist), denn die Dokumentenmanagement-Funktionalität ist wirklich sehr ausgereift. Das Ein- und Auschecken von Dokumenten aller Art funktioniert reibungslos und Versionierung ist für Alfresco Share auch kein Fremdwort. Durch das Add-On “MyAlfresco” wäre sogar die Integration von Alfresco Share in MS Office gegeben, im Test wollte dies aber einfach nicht funktionieren.

Information Sharing
In diesem Bereich wartet Alfresco Share mit drei Tools auf: Wikis, Blogs und Diskussionsforen. Der Funktionsumfang ist jedoch bei allen Lösungen sehr beschränkt. So kommt beispielsweise bloss das Wiki mit Bildern klar und die Übersichtlichkeit ist auch nicht gerade berauschend.

Sonstiges
Alfresco Share wird “von Haus aus” in Englisch ausgeliefert – mittels Sprachpaketen ist es jedoch möglich, die Collaboration-Suite auch in anderen Sprachen zu betreiben. Sind einmal verschiedene Sprachpakete installiert, verwendet Alfresco Share einfach diejenige Sprache, die im Browser als Standardsprache eingestellt ist. Doch aufgepasst: die Sprachpakete sind zum Teil sehr veraltet – so existiert zum Beispiel ein sehr aktuelles französisches Paket, ein aktuelles deutschsprachiges sucht man aber vergeblich.

Spätestens jetzt stellt sich die Frage, wie teuer diese Lösung ist, denn gratis ist nur die “Alfresco Labs”-Version, welche zwar nicht gerade eine instabile Beta-Version ist, in einem geschäftlich, produktiven Umfeld jedoch nicht eingesetzt werden sollte. Unternehmen wird stattdessen empfohlen, “Alfresco Enterprise” einzusetzen, welche zusammen mit einem über drei Jahre laufendem Service Level Agreement erworben werden muss. In einem System mit 100 Usern (sprich, 1 Server-CPU plus 1 Test-Server-CPU) bezahlt man dann pro Jahr gut €16’000 und in einem System mit 1000 Usern (2 Server-CPU, 2-Test-Server-CPU, Clustering möglich) sogar gut €40’000. Bei einem höheren Support-Level sind die Preise sogar noch 33% höher.

Obwohl die Dokumentenmanagement-Funktionen überzeugen, hat Alfresco Share in den anderen Bereichen noch zu grosse Defizite, um gegen MOSS anzukommen. Dadurch, dass die Collaboration-Suite als Open Source-Software daherkommt, ist es natürlich möglich, Funktionen selbst hinzuzufügen oder zu verbessern. Wenn man jedoch für das SLA einen nicht gerade kleinen Betrag für Alfresco Share berappen muss, dürfte die Bereitschaft dazu eher gering sein. Alfresco entwickelt die Software jedoch laufend weiter, insofern wäre es falsch, Alfresco Share jetzt schon abzuschreiben. Stattdessen sollte man der Software noch etwas Zeit geben und sie dann nochmals evaluieren.

Alfresco Share