Ausgangslage ist eine Unternehmung, bei welcher über die Hälfte der rund 500 Mitarbeiter im Aussendienst arbeiten. Die bestehenden Informationssysteme waren, wie so häufig funktional aber organisch gewachsen und nicht intergiriert, Auslöser für die Ablösung der Intranet-Anwendungen war der Bedarf, den Aussendienst besser in die Prozesse einzubinden.
Der erste Schritt der inkrementellen Einführung war ein Extranet-Portal als Informations- und Linksammlung ausgerichtet auf den Aussendienst mit einem Fokus auf den lesenden Zugriff. Also CMS-Only. Dieser erste Schritt erlaubte es die Organisation an die neue Art der Zusammenarbeit zu gewöhnen. Die meisten User sind eben keine "Büroarbeiter" die den ganzen Tag vor dem PC sitzen.
Der nächste Schritt waren MySites, womit der Grad der Interaktion und somit auch die Nützlichkeit des mehrsprachigen System (Namens Cockpit) erhöht wurde. Die Mehrsprachigkeit wurde mit dem Variations-Konzept von MOSS umgesetzt.
In diesen Fall gut gelungen ist es, dass das Gesamtsystem nach der Entwicklung der internen IT zu übergeben. Diese führte in der Folge selbständig Rollouts durch.
Auch geklappt hat, dass dieselben Informationen und Prozesse sowohl intern wie auch extern genutzt werden. Also eine Fusion von Intra- und Extranet. Dies bedingte, um die Sicherheit sicherzustellen einen Secure Proxy. In diesem Fall das Produkt ISA-Server von Microsoft mit einem DNS-Splitting. D.h. dieselbe URL hat im externen (gesicherten) Netz eine andere Adresse wir im internen Netz. Vorteil des Ansatzes ist, dass die identischen URLs unabhängig von Zugangspunkt funktioniert. Wenn auch lösbar sei das Zusammenspiel Intra-/ Extranet im Detail anspruchsvoll in der Konzeption und bei der Umsetzung.
Interessant nun die Beschreibung der alten Prozesse an der Front, bei welchen ein eigener Sales Support für den Aussendienste im Einsatz stand. Diese stellte die Aussendienstunterlagen für den nächsten Tag zusammen und verschickte diese per E-Mail. Gleich darauf kamen die Fragen zurück. Hauptfragen waren doppelte Dokumentversionen und eine fehlende Synchronität der Informationen über Endkunden. Neu kann sich der der Aussendienstmitarbeiter selbst vorbereiten. Die bewusste Auswahl und der Fakt, dass es nur eine Version der Information gibt, verminderte die Rückfragen massiv.
Markus weist ausdrücklich darauf hin, dass viele Anwendungen nur sehr simpel in MOSS intergiert wurden. Beispielsweise mit einem iFrame plus der Auffindbarkeit über die Sharepoint-Suche. Danke dem Secure Proxy ist kein weiteres Login nötig und damit der Nutzen sehr hoch und der Aufwand der Implementierung klein.
Und auch echte Zahlen der Einsparungen: 20% Reduktion Vertrags- und Auftragsbestätigungskopien, 60% Reduktion Aufwand „Gut zum Druck“ und 95% der Aussendienstmitarbeiter finden Cockpit wichtig - unverzichtbar
> MOSS Fallstudie LTV Media, Aussendienstunterstützung [pdf, 300KB]. Markus Spiekermann, Software Engineer namics